¿Qué es un LMS? ¿Por qué es una herramienta esencial para gestionar el aprendizaje corporativo?

Jorge obtuvo un logro llamado “El Campeón”. Ahora Jorge es número quince en las calificaciones generales pero lo que es más importante es que él está más arriba que su compañero Sergio de Buenos Aires, con quien ha estado compitiendo por un tiempo. No, no están jugando a World of Warcraft. En realidad, Jorge es el gerente de la cadena de supermercados y obtuvo el logro después de haber completado el curso “Los estándares de servicio”.

Puedes lanzar tus propios cursos online e implementar la misma premiación con un Sistema de Gestión de Aprendizaje (Gamificación Learning Management System o LMS, por sus siglas en inglés). En este artículo, te vamos a contar qué es un LMS y para qué sirve.

¿Qué es un LMS?

LMS es una plataforma de eLearning. Las características clave pueden encontrarse en el siguiente acrónimo:

L - Learning - Aprendizaje. Con un LMS puedes crear una base de datos de cursos online y materiales de capacitación. Un LMS será la única base de conocimiento dedicada a tu tema para que puedas mantener e incrementar la experiencia interna de la empresa.

M - Management - Gestión. Puedes administrar cursos y estudiantes, incluso mejorar tu eficiencia.

A diferencia de los servicios de intercambio de archivos, LMS no es sólo un montón de archivos, al revés, es un sistema bien organizado para gestionar el proceso de capacitación. Para iniciar la capacitación, simplemente agrega y asigna empleados a cualquier curso.

¿Has contratado nuevos empleados? Invítalos a un curso de integración. ¿Las ventas han bajado? Invita a tus trabajadores a practicar las técnicas de ventas con clientes virtuales.

Gracias a las características del calendario, podrás asignar y administrar no sólo capacitaciones en vivo pero también clases regulares. De esa manera, un LMS puede ser como una aplicación, especialmente diseñada para estudiantes en línea para organizar sus tareas.

S – System - Sistema. Sistema informático para ser exacto. Incluso si tus empleados viven en diferentes zonas horarias, puedes capacitar a todos ellos sin salir de la oficina. Además, un LMS automatiza el trabajo más aburrido y tedioso como, por ejemplo, el proceso de clasificación, el procesamiento de estadísticas, la preparación de reportes.

En otras palabras, un LMS es como tu propia universidad en línea. La plataforma te ayuda crear y almacenar cursos de eLearning, proveer a los estudiantes el acceso a contenido y evaluar resultados.

¿Para qué se utiliza un LMS?

Hay muchas ventajas obvias de utilizar un LMS: te ahorra tiempo y dinero en viajes de negocios, te ayuda mantener estándares unificados de trabajo en filiales, crear planes individuales de aprendizaje y reunir estadísticas exhaustivas de progreso.

Aquí son algunos ejemplos de los casos, cuándo utilizar un LMS es una buena idea:

  • Integración de nuevos empleados
  • Formación de empleados / Formación permanente
  • Capacitación para socios
  • Formación empresarial
  • Creación de una base de conocimiento empresarial
  • Entrenamiento del cliente
  • Construyendo una sola base de conocimiento interna

iSpring Learn LMS

Automatiza la formación corporativa y mejora el rendimiento de los empleados.

¿Cómo gestionar el aprendizaje con un LMS?

Vamos a tomar iSpring Learn LMS como ejemplo para ver cómo organizar una capacitación con un LMS.

iSpring Learn es un servicio basado en la nube, lo que significa que no tienes que descargar, instalar y configurar un software. Todo lo que se necesita es conexión a Internet y un correo electrónico para crear una cuenta.

El paso #1: Subir cursos.

Para iniciar la capacitación necesitas agregar recursos de aprendizaje al LMS. El proceso de subir contenido a iSpring Learn es similar al trabajo con los servicios de intercambio de archivos como Google Drive o DropBox. Haz clic en “Add” y selecciona archivos que quieres subir a iSpring Learn LMS.

Subiendo contenido a iSpring Learn LMS

El LMS reconoce presentaciones ordinarias, audio, vídeo, documentos y también cursos especiales de SCORM.

Si tienes un montón de cursos sobre un tema, es una buena idea para combinarlos en una ruta de aprendizaje en forma consecutiva con los temas más complejos. Puedes cambiar el orden de los módulos y criterios de evaluación y, si es necesario, emitir certificados para los estudiantes.

El paso #2: Añadir usuarios.

La característica más útil de un LMS son diferentes roles de usuarios. En cualquier LMS hay 3 tipos de usuarios:

  • Usuario o Estudiante. Este es el rol más común. Usuarios pueden realizar cursos asignados y examinar materiales de libre acceso.
  • Autor. Un usuario con derechos de autor puede gestionar contenido de aprendizaje: añadir y eliminar usuarios, asignar estudiantes a cursos.
  • Administrador. Además de trabajar con contenido de aprendizaje, un administrador puede añadir y eliminar usuarios, juntarlos en grupos y asignar roles.

En pequeñas empresas una persona puede ser el administrador, y autor al mismo tiempo.

En un buen LMS, los administradores son libres del trabajo tedioso como, por ejemplo, agregar usuarios manualmente al sistema, ya que la mayoría de los procesos son automatizados. Por ejemplo, en iSpring Learn LMS hay tres formas de añadir usuarios: invitar por correo electrónico, enviar un enlace de auto-registro o importar usuarios desde una hoja de archivos CSV o XLSX.

Gestionando usuarios en iSpring Learn LMS

Igual que en el aprendizaje tradicional, los usuarios pueden ser divididos en grupos. Por ejemplo, puedes separar los recién llegados de los profesionales o dividirlos según sus áreas de trabajo: Ventas, Seguridad, Producción.

El paso #3. Entregar conocimiento.

Si ya has subido contenido y has creado roles de usuarios, estás listo para iniciar el aprendizaje. Tú decides si quieres autorizar el acceso a todos los usuarios o solo invitar algunos de ellos por correo electrónico, restringir el contenido o enviar un enlace de auto-registro e inscripción gratuita. ¿Quizás, piensas en vender tus cursos? También es posible con un LMS.

¿Y los estudiantes? ¿Cuál es la forma más popular ahora de obtener información nueva? Por supuesto, utilizando dispositivos móviles. Las plataformas LMS modernas como iSpring Learn proporcionan una experiencia móvil excelente. Con una aplicación gratuita, los alumnos pueden estudiar dónde y cuándo sea cómodo para ellos: en casa, en la hora de almuerzo o mientras están de viaje. Por cierto, no hay ningún problema si no tienen conexión a Internet, digamos, en un avión. Es posible estudiar offline, los datos de rendimiento serán guardados de todas maneras.

El paso #4. Evaluar los resultados.

La capacidad de medir la efectividad del aprendizaje es una de las razones más principales por que cada vez más empresas comienzan con las plataformas LMS. No importa, cuánto usuarios tienes, 5 o 500, con un LMS puedes seguir el progreso de los estudiantes en tiempo real. Las estadísticas detalladas te enseñan cuánto tiempo los usuarios dedican al estudio.

Estadísticas del curso en iSpring Learn LMS

Características clave de un LMS.

No hay un acuerdo universal sobre un conjunto de características de un LMS estándar, pero en general, un buen LMS tiene que tener lo siguiente:

  • Gestión de contenido fácil de usar
  • Gestión de curso y de la ruta de aprendizaje
  • Manejo de grupo y usuario automatizado
  • Autoría de contenidos o Integración
  • Evaluación y características de la encuesta
  • Soporte de aprendizaje combinado
  • Soporte de aprendizaje social e informal
  • Gamificación
  • Funcionalidad de e-commerce
  • Certificación y finalización
  • Acceso móvil
  • Reportes detallados
  • Personalización y Flexibilidad de marca
  • Integración con los sistemas de la empresa
  • Experiencia de usuario intuitiva