Compliance laboral: guía completa para implementarlo en tu empresa

En las empresas del presente, el compliance laboral es uno de los pilares fundamentales en las relaciones entre líderes y trabajadores. Sin embargo, el cumplimiento normativo encuentra conflictos como la actualización de las leyes, las medidas de capacitación y la gestión de la información desde Recursos Humanos. Para hacer frente a estas complejidades, es necesario prestar atención a las normas vigentes y a las políticas en materia de prevención de riesgos laborales.

En este artículo, veremos:

• qué es el compliance en el trabajo;
• por qué es importante para tu organización;
• cuáles son los requisitos legales del compliance laboral en México;
• cuál es el protocolo de implementación recomendado;
• y cómo la tecnología puede ser una herramienta clave.

¿Qué es el compliance laboral y para qué sirve?

Por ejemplo, se hace una revisión meticulosa de la jornada laboral, el salario mínimo y la igualdad de oportunidades.

Durante el 2019, la legislación laboral mexicana ha sufrido importantes modificaciones en su contenido. Los cambios incluyeron puntos clave como la libertad sindical, las garantías a los trabajadores del hogar y la creación del Centro Nacional de Conciliación para la resolución de conflictos. Los ajustes no deben verse como una carga extra para las empresas, sino como una oportunidad de mejorar la cultura empresarial y ofrecer condiciones de trabajo dignas para todos los integrantes de la planta.

Estos estándares u obligaciones legales son indispensables porque garantizan un ambiente de trabajo ético y seguro, así como una el respeto hacia las necesidades del equipo dentro y fuera del entorno laboral.

Importancia del compliance laboral en el entorno empresarial

El compliance laboral se ha convertido en una prioridad para garantizar el éxito de todo tipo de empresas, desde startups hasta grandes corporaciones. Estas son algunas de las ventajas

1. Prevención de sanciones y denuncias. Seguir al pie de la letra el estatuto de los trabajadores evitará incumplimientos y futuros litigios legales, los cuales suelen ser muy costosos y pueden poner en riesgo la existencia de las pequeñas empresas.
2. Promoción de una cultura ética. Proteger a los trabajadores contra la explotación o el acoso laboral fomentará un ambiente de trabajo seguro, igualitario y respetuoso para todo el personal.
3. Mejorar de la reputación. Los clientes prefieren elegir a empresas confiables y que no pongan en riesgo la integridad y dignidad de sus trabajadores. En estos casos, las compañías tendrán una reputación positiva en el sector y atraerá a una mayor clientela.
4. Aumento de la productividad. Los trabajadores que se sienten cuidados por sus superiores podrán dedicar toda su energía y atención a su tarea, lo que acelerará la producción y evitará contratiempos.

Áreas clave que abarca el compliance laboral

Estas son algunas de las áreas más importantes contempladas en el compliance laboral:

• Procesos de selección, contratación y promoción. Aquí la empresa debe aplicar un protocolo para evitar discriminación por razones de género.
• Jornada laboral. Los contratos deben regirse por lo establecido en el convenio por sector y debe contemplarse la normativa relacionada con las horas extra y los francos.
• Obligaciones con la Seguridad Social. En México, la seguridad social es un derecho constitucional que protege a los trabajadores y sus familias, garantizando salud, bienestar y seguridad económica mediante servicios médicos, pensiones y otras prestaciones sociales ante casos de enfermedad, maternidad, accidentes, invalidez, vejez o desempleo.
• Conciliación de la vida laboral y familiar. Garantizar un balance sano en la vida del trabajador es fundamental para su integridad física y mental. Esto también incluye el derecho a la desconexión digital en el caso de trabajadores remotos.
• Seguridad y prevención de riesgos laborales. Aquí no solo se contemplan los trabajos que requieren maquinaria pesada, sino la atención de casos de violencia, acoso u hostigamiento sexual.

• Libertad de afiliación sindical. Luego de la reforma laboral en 2019, los trabajadores mexicanos tienen derechos de libre afiliación y participación en sindicatos, federaciones o confederaciones. Sin embargo, nadie puede ser obligado a participar en ellas.
• Centro Nacional de Conciliación. La reforma del 2019 establece que la resolución de conflictos entre trabajadores y empresas debe realizarse en estos centros de atención durante las primeras instancias.

• Entrega y revisión de contratos. Los trabajadores deben recibir en mano una copia del contrato de trabajo. Además, la nueva reforma dicta que los contratos colectivos deben volver a debatirse pasado un plazo de cuatro años.

Cómo implementar un programa de compliance laboral efectivo paso a paso

1. Evaluación de riesgos. Identifica riesgos potenciales de acuerdo con tu industria, la cantidad de empleados y lo que dicte la justicia en términos de asociación sindical, igualdad, etcétera. Este análisis te permitirá ver qué tipo de sanciones podrías recibir.
2. Desarrollo de políticas internas. Idea políticas y procedimientos para el cumplimiento de la ley. La transparencia en el acceso a estas soluciones es fundamental para que las personas de la empresa se sientan protegidas.
3. Capacitación de personal. Para garantizar el cumplimiento normativo externo y las normativas internas, es necesario capacitar periódicamente a los trabajadores y superiores. Para llevar adelante este proceso de manera práctica y unificada, puedes usar un learning management system (LMS). La plataforma educativa de iSpring es una excelente herramienta para difundir lo establecido por ley según el tamaño de la empresa y el sector correspondiente. Su modalidad de aprendizaje por módulos ofrece videolecciones y cuestionarios interactivos para realizar a toda hora y desde cualquier dispositivo.
4. Auditoría y monitoreo continuo. Realizar un seguimiento del plan de cumplimiento normativo permite ajustar problemas y corregir errores de implementación.
5. Canal de denuncias interno. Este sistema de denuncias permite que los trabajadores participen anónimamente del proceso de compliance y comenten sobre supuestas violaciones al código legal. Esto puede realizarse a través de la plataforma de iSpring ya que es capaz de ocultar los datos de los usuarios.
6. Mejora continua. Esta política garantizará que las denuncias sean tenidas en cuenta y que el ambiente de trabajo continúe respetando la ley laboral vigente.

Errores comunes en el compliance laboral y cómo evitarlos

1. No contemplar la normativa específica por sector o modalidad. Por ejemplo, en 2021 una reforma de la Ley Federal del Trabajo reguló el teletrabajo. Si tu empresa cuenta con trabajadores remotos, debes conocer qué establece el artículo 330 para evitar sanciones legales.
2. No volver transparente el proceso de cumplimiento. No es correcto suponer que los trabajadores saben cuáles son sus derechos generales y específicos. Por eso, es importante acercar la normativa al personal para que todo el mundo conozca las reglas.
3. No consultar con un equipo legal especializado. Un grupo de profesionales que esté al tanto de las actualizaciones legales y los estándares corporativos es clave para anticipar futuros incumplimientos.
4. No automatizar el proceso de compliance. Incorporar herramientas digitales como iSpring LMS puede facilitar el proceso de capacitación y evaluación para garantizar el cumplimiento de la normativa a lo largo y ancho de la empresa.

Consideraciones finales

El compliance laboral ayuda a evitar sanciones administrativas y posibles responsabilidades penales para la empresa. También ayuda en temas como la construcción de relaciones laborales sólidas y el fomento de un desarrollo económico sostenible. La adopción de un programa de compliance laboral puede mejorar la eficiencia operativa y simplificar procesos administrativos. Allí yace su relevancia: el cumplimiento puede transformar los riesgos en oportunidades de crecimiento corporativo.

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FAQ

¿Qué es un ejemplo de compliance?

Existen varios casos de compliance laboral dependiendo del tipo de empresa y la situación. Por ejemplo, debe implementarse un protocolo formal para la prevención y sanción del acoso laboral, incluido el acoso sexual. Por otro lado, deben respetarse los convenios colectivos de trabajo que establecen las jornadas de trabajo, el salario mínimo y las horas extra, entre otras cosas.

¿Por qué debes implementar el compliance laboral en tu empresa?

Un programa de compliance laboral ayuda a evitar potenciales sanciones legales y denuncias. También protege los derechos de los trabajadores y facilita el correcto desempeño de sus funciones. Además, mejorará la reputación de tu empresa y más clientes querrán hacer negocios contigo.

¿El compliance laboral es obligatorio para todas las empresas?

La reforma de la Ley Federal del Trabajo en 2019 subrayó la necesidad de contar con un sistema sólido de compliance laboral. Por lo tanto, el compliance laboral es una obligación legal para las empresas mexicanas. Sin embargo, debe pensarse como una oportunidad para fortalecer las relaciones laborales de tu organización, mejorar su reputación y fomentar una cultura ética y responsable.