Synerglass-Soft es una empresa de software con sede en Bélgica que desarrolla soluciones ERP para procesadores de vidrio plano. La empresa cuenta con un equipo de entre 60 y 80 personas y ofrece sus servicios a clientes en 9 países.
En este caso práctico, Ruchi Shah, coordinadora de control de calidad en Synerglass-Soft, nos cuenta cómo su equipo usa iSpring LMS para reunir todos los materiales de formación interna en un solo lugar, hacer que la incorporación de nuevos empleados sea más estructurada y seguir el progreso de los empleados con menos trabajo manual.
Historia
Ruchi Shah,
coordinadora de control
de calidad
Trabajamos en un nicho de software muy especializado. Nuestros productos cubren todo el ciclo de vida operativo de las empresas de procesamiento de vidrio plano, desde el presupuesto y la planificación de la producción hasta la entrega y el seguimiento del rendimiento.
Esto hace que la formación de los empleados sea bastante específica. Para trabajar con confianza con nuestro producto y con los clientes, los miembros del equipo deben entender no solo el software en sí, sino también la lógica de las operaciones de procesamiento del vidrio y los flujos de trabajo con los que nuestros clientes cuentan a diario.
Los contenidos de formación se crean de forma colaborativa. Dependiendo del tema, nuestros equipos de producto, calidad y proyectos aportan su experiencia, por lo que la formación se basa en los conocimientos prácticos internos de las personas más cercanas al trabajo.
Como coordinadora de control de calidad, apoyo este trabajo desde el sistema de gestión del aprendizaje (LMS): añadiendo nuevos materiales de formación, organizando y manteniendo los cursos, validando los contenidos y ayudando a que la experiencia de aprendizaje sea clara y coherente para los empleados.
El reto: mantener la coherencia en la incorporación y la formación interna a medida que la empresa crecía
Antes de iSpring LMS, Synerglass-Soft utilizaba principalmente formatos habituales para la formación: presentaciones de PowerPoint, documentos compartidos, correos electrónicos, sesiones de formación grabadas y transferencia de conocimientos en directo. Estos formatos eran fáciles de crear y compartir, pero hacían que la formación dependiera en gran medida de los responsables y formadores. Los empleados a menudo necesitaban que alguien les explicara el contenido, les diera contexto o les ayudara a encontrar el material adecuado.
A medida que la empresa crecía y nuestros productos se volvían más complejos, este enfoque se hizo más difícil de gestionar. Los equipos guardaban los materiales de formación en distintos sitios, por lo que los empleados no siempre sabían dónde encontrar la información más reciente. Cada actualización de un producto o proceso suponía modificar varios archivos, presentaciones o instrucciones por correo electrónico, y los equipos podían acabar utilizando información desactualizada.
La incorporación de nuevos empleados era otro reto. Los distintos equipos y jefes a veces explicaban los mismos temas de formas diferentes, lo que provocaba variaciones en cómo los nuevos empleados entendían nuestros procesos, productos y normas internas. Al mismo tiempo, los mánagers no podían ver quién había completado la formación, en qué medida los empleados entendían el material o en qué aspectos necesitaban apoyo adicional.
Lo que había funcionado cuando la organización era más pequeña se volvió más difícil de gestionar a gran escala. Empezamos a darnos cuenta de que los empleados hacían las mismas preguntas una y otra vez, la incorporación llevaba más tiempo de lo esperado y los resultados de la formación variaban de un equipo a otro.
Synerglass-Soft necesitaba una forma más estructurada y escalable de impartir la formación interna: un único lugar para los materiales de aprendizaje, una experiencia de incorporación más clara y una mejor visibilidad del progreso y de las lagunas de conocimiento.
La solución: iSpring LMS
Cuando Synerglass-Soft empezó a buscar una forma mejor de gestionar la formación interna, el equipo comparó varias plataformas de aprendizaje, entre ellas iSpring LMS, Totara Learn y Adobe Learning Manager.
Los criterios de selección eran prácticos: facilidad de uso, esfuerzo de implementación, experiencia del alumno, gestión de la formación, capacidades de seguimiento, coste y escalabilidad.
Algunas de las otras plataformas parecían avanzadas, pero nos parecieron más complejas o menos adecuadas para nuestras necesidades inmediatas.
En Synerglass-Soft no queríamos un sistema que requiriera mucho soporte técnico o un largo periodo de configuración. El equipo necesitaba una plataforma que los administradores del LMS pudieran gestionar a diario y que los empleados pudieran empezar a usar sin necesidad de explicaciones adicionales.
iSpring LMS destacó como la opción más práctica para nuestras necesidades. Ofrecía un buen equilibrio entre funcionalidad y simplicidad, lo que nos permitía gestionar la formación, asignar cursos, hacer un seguimiento del progreso de los alumnos y apoyar el desarrollo de los empleados sin un proceso de configuración complicado.
Nos dio la confianza de que podríamos mejorar nuestro proceso de formación de manera eficiente, dejando al mismo tiempo margen para crecer a medida que se ampliaran nuestras necesidades de aprendizaje.
Un portal de aprendizaje intuitivo tanto para los empleados como para los administradores del LMS
Con iSpring LMS, el equipo organizó los contenidos de formación en un portal con la marca de la empresa, Syner Academy, con un catálogo de cursos que abarca diferentes áreas de conocimiento interno.
El catálogo incluye categorías de formación como herramientas internas, conocimientos sobre la industria del vidrio, sesiones de formación internas, gestión de proyectos, ventas y marketing, y seguridad. Esto facilita la experiencia de aprendizaje a los empleados: pueden explorar los materiales disponibles, encontrar el tema que necesitan y volver al contenido más tarde.
Para los administradores del LMS, el portal también facilita el mantenimiento de la biblioteca de contenidos. Ruchi y su equipo pueden añadir nuevos materiales, organizar los cursos por temas y mantener el catálogo ordenado a medida que crece el contenido formativo.
iSpring LMS nos pareció accesible, eficiente y muy adecuado para nuestro entorno de trabajo real. Nos proporcionó una forma práctica de organizar, impartir y gestionar la formación de los empleados sin que el proceso resultara pesado ni excesivamente técnico.
Rutas de aprendizaje para una incorporación estructurada y formación sobre productos
Synerglass-Soft organizó los cursos relacionados en rutas de aprendizaje claras. Esto resulta especialmente útil para la incorporación y la formación sobre productos, en las que los empleados deben avanzar por varios temas relacionados entre sí, en lugar de estudiar materiales independientes en orden aleatorio.
Para los nuevos miembros del equipo, esta estructura hace que el proceso sea más fácil de seguir. Pueden avanzar en la formación paso a paso y volver a los materiales clave cuando necesiten repasar. Según Ruchi, esto es una de las cosas que más valoran los empleados: la formación les resulta más accesible y menos abrumadora.
Una respuesta positiva muy habitual es que los empleados se sienten más seguros cuando tienen una ruta de aprendizaje clara y saben exactamente qué se espera de ellos.
Informes de formación para ver mejor cómo avanzan los alumnos
iSpring LMS también ayuda a Synerglass-Soft a hacer un seguimiento de cómo avanzan los empleados en la formación que se les ha asignado. En lugar de comprobar el progreso a través de correos electrónicos o seguimientos directos, Ruchi y el equipo pueden usar los informes del LMS para ver el estado de la formación en un solo lugar.
Los principales indicadores que analizamos son las tasas de finalización de los cursos, el progreso de los alumnos, los resultados de las evaluaciones y los niveles de participación. Esto nos ayuda a entender si los empleados están completando la formación requerida y si están asimilando la información clave.
El equipo también presta atención a la rapidez con la que los empleados terminan la formación, si surgen las mismas preguntas o errores tras el curso y qué feedback reciben de los empleados y los responsables.
Ahora podemos supervisar el estado de la formación en un solo lugar e identificar dónde puede ser necesario ofrecer apoyo adicional o enviar recordatorios.
Resultados
Desde que adoptamos iSpring LMS, Synerglass-Soft ha mejorado la forma en que se organiza e imparte la formación. Ahora los empleados tienen un acceso más fácil a los materiales de aprendizaje, mientras que los responsables tienen una mejor visibilidad de quién ha completado la formación obligatoria.
El cambio más importante es que la formación ya no funciona principalmente como respuesta a preguntas o necesidades urgentes de aclaración. Ahora, Synerglass-Soft puede preparar los contenidos de aprendizaje con antelación, asignarlos a los empleados adecuados y utilizar la formación para apoyar la incorporación de nuevos empleados, las actualizaciones de productos, los procedimientos internos y el intercambio de conocimientos de forma más coherente.
Antes, la formación solía surgir cuando surgía una necesidad o cuando alguien pedía una aclaración. iSpring LMS ha cambiado nuestro enfoque de formación, pasando de ser principalmente reactivo a uno más planificado y deliberado.
Esto ha ayudado a la empresa a considerar la formación como un proceso continuo en lugar de una actividad puntual. Para el equipo de Ruchi, iSpring LMS ha facilitado la reutilización, el mantenimiento y la ampliación de los conocimientos internos a medida que evolucionan las necesidades de formación.
En general, la mayor ventaja es que ahora contamos con una forma más fiable de compartir conocimientos, apoyar a los empleados y mantener la coherencia a medida que nuestras necesidades de formación siguen evolucionando.
Synerglass-Soft también ve iSpring LMS como la base para la siguiente fase de su programa de formación. El equipo tiene previsto desarrollar una formación más práctica y específica para cada puesto, centrada en la incorporación, el conocimiento de los productos, los flujos de trabajo internos, la atención al cliente y las actualizaciones de procesos. También quieren crear módulos más cortos que los empleados puedan completar rápidamente y a los que puedan volver cuando necesiten un repaso.
Nuestro objetivo es hacer que el e-learning sea más útil, más fácil de mantener y esté más estrechamente vinculado a las habilidades que los empleados necesitan en su trabajo diario.
De cara al futuro: una formación más basada en datos y respaldada por la IA
Synerglass-Soft también tiene previsto que la formación se base más en los datos:
Al analizar las tasas de finalización, los resultados de las evaluaciones y los comentarios de los alumnos, podemos mejorar los cursos basándonos en el uso real en lugar de en suposiciones.
La IA es otra área que el equipo quiere explorar. Ruchi ve la IA como una forma de acelerar el desarrollo de los cursos.
La IA también podría contribuir a que el desarrollo de los cursos sea más rápido y sencillo. Por ejemplo, podría ayudarnos a convertir documentos o notas de procesos ya existentes en borradores de contenido formativo, crear pruebas de conocimientos o sugerir mejoras en la estructura de los cursos.
Esta orientación encaja bien con las nuevas capacidades de IA de iSpring LMS. En lugar de empezar cada curso desde cero, el equipo puede subir material en bruto, como documentos, notas de proceso, audio o incluso una idea de curso, y obtener un borrador estructurado con diapositivas, texto, actividades y cuestionarios. Esto puede acortar el camino desde el conocimiento interno hasta un contenido formativo listo para revisar.
A partir de ahí, el equipo puede usar herramientas de IA para añadir voces en off, crear vídeos con avatares o localizar los cursos para su distribución a nivel mundial. No se necesita ningún estudio, actores ni herramientas de producción complejas.
Para una empresa en crecimiento como Synerglass-Soft, un LMS con IA podría marcar una gran diferencia. A medida que los productos se vuelven más complejos y crece la necesidad de contenido formativo, el equipo puede crear, actualizar y localizar cursos más rápido sin añadir más trabajo de producción a los responsables ni a los expertos en la materia.