Los diseñadores instruccionales deben hacer uso de todas las herramientas posibles para mejorar sus cursos y programas de capacitación. Por ello, es aconsejable el uso de una matriz de capacitación para poder visualizar fácilmente las necesidades de capacitación de los empleados y actuar al respecto.
En este artículo, profundizamos en el concepto de matriz de capacitación, detallamos sus usos principales y te ofrecemos una plantilla para que puedas incorporar esta herramienta en tus propios proyectos.
Qué es una matriz de capacitación y por qué es esencial en el e-learning
Una matriz de capacitación, también conocida como matriz de entrenamiento, es un marco de trabajo estructurado que se presenta en forma de tabla en el que se puede visualizar con claridad las habilidades, competencias y necesidades de los empleados.
Esta información es granulada y se puede categorizar según roles o el puesto de trabajo específico de cada empleado, para de esta manera identificar con rapidez las brechas de aprendizaje y modificar los programas de capacitación en consecuencia.
Se puede pensar en la matriz de capacitación como un mapa de ruta para encaminar los esfuerzos de diseño instruccional hacia buen puerto. Ya sea para escoger los temas más relevantes según objetivos concretos, para realizar una auditoría de la eficacia de la capacitación en la empresa o simplemente para darse una idea general del progreso del equipo en los programas.
En el e-learning, en el que la creación de materiales se agiliza, es muy importante contar con una matriz que permita una identificación clara de los contenidos que son relevantes, y así asegurar que los cursos tienen una razón de ser.
iSpring LMS te permite importar una matriz de capacitación para potenciar el aprendizaje
Beneficios de implementar una matriz de habilidades digital en las empresas
Implementar una matriz de capacitación convierte la planeación informal de un curso en un sistema estratégico y bien estructurado. Estos son algunos de sus beneficios, en especial en ámbitos relacionados con el e-learning:
Visión clara de brechas de aprendizaje
Dentro de una matriz de capacitación se vuelve muy claro las habilidades existentes dentro de los equipos de trabajo de la organización. También se observa fácilmente cuáles de esas habilidades o competencias están mejor desarrolladas, y cuáles necesitan más atención o incluso no están desarrolladas aún.
También muestra información sobre los individuos, para conocer quién necesita mayor capacitación, o quién puede transicionar a otros temas que sigan impulsando su crecimiento. Esto evita hacer suposiciones y permite tomar decisiones basadas en evidencias.
Una capacitación más eficiente y dirigida
En lugar de diseñar cursos generales, la matriz de capacitación permite que se imparta aquello que sea necesario donde sea necesario. Esto se traduce en menos tiempo de capacitación infructífera, mayor relevancia para los colaboradores y una adquisición de habilidades acelerada a través de contenidos diseñados a la medida.
Así, el personal solo está expuesto a los recursos que realmente le serán útiles para mejorar su desempeño en el puesto de trabajo. Esto reduce la carga tanto a los equipos de capacitación como a los de recursos humanos que generalmente deben gestionar horarios y espacios para la capacitación.
Mayor participación, compromiso y personalización
Cuando los empleados reciben capacitación que se alínea con su rol y sus competencias relevantes los contenidos se perciben como algo genuinamente útil, y no como información genérica sin impacto real. Esto tiene un efecto claro en la motivación y el compromiso del participante.
Además, al aprender algo útil para sus funciones, es más probable que el empleado complete todo el plan, por lo que utilizar una matriz de capacitación también ayuda a las tasas de finalización de cursos.
Diferencias entre matriz de capacitación tradicional y orientada al e-learning
Aunque ambos tipos de matrices cumplen roles parecidos y sirven para una visualización de datos más clara, existen algunas diferencias específicas.
Una matriz tradicional está contenida por lo regular en un documento estático que se enfoca en el seguimiento de la asistencia y la compleción de los cursos dentro de la organización. Depende en gran medida de actualizaciones manuales, y proporciona datos limitados con respecto al desarrollo real de las habilidades entre el personal.
Este tipo de matriz es útil para un cumplimiento básico, pero carece de funciones adaptables a los cambios de rol, las demandas de nuevas habilidades y capacidad de una evaluación real del desempeño del personal.
En cambio, una matriz de capacitación orientada al e-learning es un documento dinámico que por lo regular se integra a un LMS y se actualiza en tiempo real. Se enfoca más en la calidad y el éxito de la capacitación, más que simplemente en la compleción. Tiene un mayor alcance pues se convierte en una herramienta estratégica que empata el aprendizaje a los objetivos empresariales.
Cómo crear una matriz de capacitación para cursos online paso a paso
La metodología y los pasos a seguir para crear una matriz de habilidades de capacitación puede variar según las especificaciones de cada proyecto. Sin embargo, a continuación ofrecemos unas directrices generales que te ayudarán a hacer que este proceso sea más fácil.
1. Define el alcance y el objetivo
Comienza por decidir exactamente para quién irá dirigida la matriz de capacitación y entrenamiento. Es decir, un equipo en concreto, un departamento o toda la compañía. Después, hazte la pregunta sobre el problema que se busca resolver (consistencia del onboarding, problemas de cumplimiento, actualizaciones técnicas, etc).
Si el alcance es poco concreto, existe la posibilidad de que la matriz se convierta en una lista desorganizada que nadie puede mantener actualizada.
2. Haz una lista de roles y responsabilidades
El siguiente paso es crear una lista en la que figuren los roles y una descripción corta de las responsabilidades de cada miembro. Puede ser una lista muy práctica, únicamente con las funciones principales.
Completar esta tarea te da una comprensión profunda de las operaciones y los actores dentro de la organización. A partir de ahí, identifica las habilidades y las competencias que hagan falta mejorar según tus revisiones.
3. Define los niveles de aptitud
Crea distintos niveles que describan lo bien que realiza una habilidad cada individuo. Una categorización común puede ser: Principiante → Funcional → Avanzado → Experto. Sin embargo, utiliza las etiquetas que mejor te convengan. También puedes asignar los valores en función de un porcentaje.
Para realizar esta categorización con mayor seguridad, adjunta evidencias que sustenten el resultado tales como evaluaciones, exámenes previos, certificaciones o retroalimentaciones anteriores.
4. Liga las habilidades a los roles y elige los contenidos
Crea una tabla con los roles en uno de los ejes y las habilidades en el otro. Por cada intersección, define el nivel necesario de aptitud según las etiquetas del paso anterior. Aquí puedes priorizar las competencias más relevantes a través de colores para dirigir los esfuerzos iniciales a las mismas.
Después, define los recursos de aprendizaje que se deben crear para cada habilidad. Es decir módulos de aprendizaje, manuales, actividades, certificaciones, lecciones en video, etc.
5. Crea el documento con la matriz de capacitación
Con todos estos elementos disponibles, elige una herramienta o software en el que se alojará tu matriz. Por ejemplo, puedes crear una matriz de capacitación en excel, pero también puedes utilizar otras plataformas como Google Sheets, Airtable. No te preocupes si piensas incorporar la matriz en un LMS, puedes importarla más tarde.
Te recomendamos la siguiente estructura para tu tabla:
- Filas: roles (o empleados, si tu ámbito es muy reducido)
- Columnas: habilidades o competencias
- Celdas: nivel de competencia requerido, nivel actual o estado (por ejemplo, No iniciado / En curso / Competente / Certificado)
Recuerda utilizar el formato y los colores a tu favor. También es recomendable incluir una versión de la matriz que se actualice por el último miembro que la modifique para llevar un control de los cambios y reducir los peligros de que se pierdan datos entre versiones.
6. Integra la matriz de capacitación a tu LMS
Copia o importa la matriz de capacitación que creaste en la hoja de cálculo a tu LMS aprovechando las funciones de aprendizaje que incluyen este tipo de herramientas como manejo de grupos, paneles de control, recordatorios, informes, etc.
La integración reduce el trabajo manual y mantiene la matriz actualizada en tiempo real a través de asignaciones automáticas, un seguimiento centralizado y datos frescos que puedes consultar en cualquier momento.
Lo único que resta es mantener una vigilancia constante de tu matriz, los resultados de tus programas de capacitación y la retroalimentación de los equipos de trabajo para realizar los cambios necesarios y mejorar tus esfuerzos de aprendizaje a través del tiempo.
Herramientas digitales recomendadas para diseñar tu matriz de capacitación
Como vimos en el tutorial paso a paso, puedes aprovechar distintas herramientas para facilitar el diseño y la incorporación de la matriz de capacitación de personal. A continuación, mencionamos algunas de las más destacadas.
iSpring LMS
Un LMS adecuado te permite asignar rutas de aprendizaje con base en los roles, monitorizar el progreso de los colaboradores y automatizar los recordatorios para todos los involucrados. A través de un LMS como iSpring LMS puedes vincular tu matriz de habilidades de capacitación con contenido de aprendizaje con base en los roles de cada empleado y utilizar los reportes incorporados para saber quién necesita soporte adicional.
Además, características como los registros de asistencia, inscripciones automáticas y paneles de datos, se vuelve mucho más fácil estandarizar los requisitos de la matriz de capacitación en distintos equipos y ubicaciones. Esto da como resultado mayor productividad y eficiencia en las campañas de aprendizaje.
Puedes probar esta y otras funcionalidades a través de una prueba gratuita.
Programas de hojas de cálculo
Como mencionamos anteriormente, las tablas son una herramienta fundamental para diseñar, validar y experimentar con las primeras versiones de una matriz antes de llevarla a la fase de la automatización. Por ello, plataformas como Microsoft Excel o Google Sheets son buenas alternativas para comenzar.
Plataformas de visualización interactiva
Si las tablas no son lo tuyo y prefieres una visualización más dinámica para tu matriz, puedes optar por herramientas como Miro y Lucidchart. Cabe aclarar que estas no son un reemplazo de la herramienta que alojará tu matriz, pero son opciones adecuadas para llevar a cabo los pasos previos al diseño de la matriz de capacitación y también sirven para coordinarse con equipos de trabajo que pueden aportar sus conocimientos e ideas a través de las sesiones.
Ejemplos reales de matriz de capacitación
Para que tengas una idea aún más clara de cómo luce una matriz de capacitación en la vida real, a continuación recopilamos algunos ejemplos de empresas reales que las utilizan para el desarrollo de sus empleados.
Empresa altamente regulada
En industrias con mucha regulación como el cuidado de la salud o las de manejo de materiales volátiles es muy importante estar al día con las regulaciones y los protocolos de mitigación de riesgo. En ellas, las matrices se centran en ciclos de capacitación y recertificación obligatorios.
Cada celda de seguimiento del estado de finalización y las fechas para alinearse con las auditorías por parte de las entidades regulatorias.
Matriz de incorporación de empleados
Una matriz de capacitación para nuevos empleados suele abarcar los primeros 30, 60 o 90 días de empleo. Las filas representan los puestos de los nuevos empleados, mientras que las columnas abarcan las políticas de la empresa, las herramientas básicas, los procesos internos y las habilidades básicas del puesto.
Las expectativas de competencia aumentan con el tiempo, lo que deja claro qué significa «estar listo para trabajar» en cada etapa.
Plantilla gratuita de matriz de capacitación para equipos remotos
Para ayudarte aún más a que pongas a prueba tu primera matriz de capacitación en tu empresa, te ofrecemos una plantilla completamente personalizable que puedes adaptar según tus necesidades.
Se trata de un excelente punto de partida que te enseñará los principios fundamentales del diseño de una matriz de capacitación, y te permitirá hacer modificaciones relevantes para tus proyectos específicos. Descárgala aquí.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una matriz de capacitación de la empresa?
Una matriz de capacitación es una herramienta visual que permite identificar competencias y habilidades en equipos de trabajo para orientar los esfuerzos de aprendizaje de manera eficiente.
¿Cuáles son los pasos para crear una matriz de capacitación?
Comienza por definir el alcance y hacer una lista de los roles dentro de la empresa. Luego identifica las habilidades existentes y las oportunidades de mejora. Finalmente, vierte esos datos en una herramienta y vincula los recursos de aprendizaje con los miembros del equipo según tu matriz.
¿Cómo se crea una matriz de entrenamiento?
Para crear una matriz de entrenamiento es necesario tener una herramienta que puede ser desde un sistema de hojas de cálculo hasta un LMS completo que permita dar seguimiento del progreso de cada empleado.