Onboarding de nuevos empleados: Ayuda a los nuevos empleados a tener éxito desde el primer día

En la actualidad, los empleados a menudo buscan mucho más que un simple trabajo y cada vez cambian más de trabajo, trabajan por cuenta propia y aceptan contratos a corto plazo e incluso minicarreras hasta que encuentran una buena opción. Por lo tanto, no debe sorprendernos que Gallup descubriera que solo el 12% de los empleados piensa que su empresa hizo un buen trabajo durante el onboarding. El 43% de los directores de recursos humanos estuvieron de acuerdo en que las empresas «desperdician tiempo y dinero debido a procesos de onboarding ineficaces».

Por lo tanto, no es un simple problema esotérico, las empresas que utilizan procesos de onboarding deficientes están perdiendo dinero.

¿Qué es el onboarding de nuevos empleados?

Podemos definirlo de la siguiente manera:

“El onboarding es el mecanismo mediante el cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros efectivos de la empresa.”

¿Qué se debe incluir en el onboarding de nuevos empleados? No existe un consenso claro único, y esto varía dependiendo de la empresa y sus objetivos finales. Pero el Dr. Talya Bauer de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) identificó las cuatro C que debe incluir un programa de onboarding de éxito. Las cuatro C son:

• Cumplimiento: significa enseñar a los nuevos empleados las políticas básicas de la empresa.
• Claridad: se refiere a garantizar que los empleados conocen sus responsabilidades y saben cómo cumplir correctamente su función en la empresa.
• Cultura: significa proporcionar las normas formales e informales de la empresa durante el proceso de onboarding.
• Conexión: significa construir relaciones con los compañeros de trabajo y sentirse parte del equipo.

Un programa de onboarding de nuevos empleados puede durar varias semanas o más. Sin embargo, muchos especialistas en onboarding están de acuerdo en que el período de adaptación debería durar al menos tres meses. Noventa días es el número mínimo de días para que los nuevos empleados se acostumbren a sus funciones, se preparen mentalmente para sus responsabilidades, se sientan valorados y apoyados, y obtengan los conocimientos y las habilidades necesarias para tener éxito. Un proceso de onboarding extendido también puede ayudar a reducir el tiempo y ganar en productividad e incrementar el ROI de una empresa con respecto al empleado.

¿Qué debería incluir un programa de onboarding?

Vamos a ver detalladamente las distintas etapas del proceso de onboarding y qué contenido deberías considerar incluir en cada una.

Antes de que empiecen

Es importante que la experiencia de tus nuevos empleados sea una positiva desde el principio, y esto significa establecer sus expectativas y su nivel de confort antes de que lleguen por primera vez a la oficina.

Considera hacer lo siguiente antes de la fecha de inicio:

• Envía: Envía todos los documentos previos a la contratación de forma electrónica para que los nuevos empleados puedan rellenarlos por adelantado. Si puedes usar firmas electrónicas, todavía mejor. Ejemplos de este tipo de documentos podrían ser documentos legales y contractuales, manuales para empleados, pases de aparcamiento para el primer día y cualquier información adicional que el empleado debería saber.
• Planifica: Planifica lo que pasará en la primera semana del onboarding y después. Esto podría incluir un plan de actuación de 3 meses para nuevos empleados.
• Prepara: Prepara tu espacio de trabajo, herramientas y otros recursos esenciales con antelación. Llegar el primer día y tener el ordenador portátil, el teléfono móvil de empresa y el escritorio listos para usar creará una primera impresión excelente que marcará el rumbo de la relación. Incluso si el empleado es un contratista o va a utilizar un espacio de trabajo compartido, esto contribuirá mucho a que se sienta bienvenido y productivo. Además, debes preparar al equipo existente. Informa al equipo sobre el nombre, la función y otros datos importantes del nuevo empleado. Si saben que vas a presentar a un nuevo empleado, es más probable que dediquen tiempo a ser amables y le den la bienvenida.
• Reúnete: planifica reuniones con contactos importantes. Hacer videoconferencias con personas que serán clave para el éxito laboral del nuevo empleado abre el camino para la comunicación futura. En estas reuniones deberían participar los directores, miembros del equipo y compañeros de otros departamentos.

En su primer día

Los primeros días pueden ser tanto estresantes como emocionantes, así que sigue estos pasos para que tu nuevo empleado se sienta cómodo:

1. Haz un anuncio general en el departamento, planta, unidad de negocio o cualquier nivel de estructura organizacional al que se unirá tu nuevo empleado. Es un buen estímulo moral y una manera de reunir al departamento y presentar al nuevo miembro. Para tratar el resto de los aspectos, envía un correo electrónico de grupo a la comunidad en general ofreciendo detalles breves sobre el nuevo empleado, su función y un poco de información general que se puede usar para iniciar una conversación.
2. Organiza una visita guiada. De esta manera podrás cubrir todos los aspectos básicos, como dónde se encuentran los servicios, dónde encontrar cada departamento, plazas de parking, salas de descanso y sitios para almorzar. Este es también un buen momento para presentar al empleado al equipo de una manera más informal.
3. Prepara la agenda para la primera semana. Siéntate con tu empleado y habla sin distracciones sobre cómo será la primera semana para que este sepa qué esperar.
4. Asigna un mentor para el período de onboarding . Designa a un miembro con experiencia del equipo al que se unirá el nuevo empleado para que le oriente sobre las peculiaridades y el funcionamiento interno de la empresa. Los aspectos que el mentor cubrirá dependen completamente de la empresa, pero normalmente se incluye todo, desde políticas y procedimientos para toda la empresa hasta cómo llevar a cabo las tareas diarias básicas.

En su primera semana

Es importante no abrumar al nuevo empleado durante esta etapa del proceso de onboarding. Aunque es importante completar el proceso de onboarding a tiempo, también quieres que tu nuevo empleado sea productivo y se adapte.

• Repasa los procedimientos, reglas, procesos y estándares importantes. Los aspectos que deberás cubrir aquí serían las reglas y normas para el uso de Internet y las redes sociales, la comunicación por correo electrónico y el tiempo permitido para los descansos.
• Presenta la cultura de la empresa. Con suerte, llegados a este punto, el empleado ya tendrá una comprensión general de la visión, la misión, los objetivos y los valores de la empresa gracias al contenido del primer día. Ahora es el momento de relacionar todo esto con la cultura de tu empresa y ayudarle a entender cómo se relaciona la cultura con el producto o el servicio final ofrecido.
• Proporciona guías de configuración. Desde configurar el correo electrónico y el ordenador hasta los procesos y plataformas esenciales que usa tu equipo, cada empresa tiene su propia forma de hacer las cosas, por lo que una guía de consulta rápida que el empleado pueda tener a mano en su espacio de trabajo es una idea muy buena.
• Crea un libro de trabajo. Crea un libro de trabajo que incluya las metas que deberían lograr el día 5, la segunda semana y al final del primer mes. Ofrece a tu nuevo empleado objetivos concretos que debe alcanzar en el onboarding, esto le ayudará a planificar su tiempo de manera eficaz.
• Describe el proceso de formación. Familiariza al nuevo empleado con el funcionamiento de la formación en la empresa y lo que se espera de él. En este punto, puedes poner a su disposición cualquier material o módulo de formación que tenga que completar dentro de la primera semana y asignar recursos humanos u otros contactos para la formación.
• Empieza la formación. El segundo día es un buen momento para empezar la formación.
• Haz un seguimiento al final de la semana. Después de darle tiempo al nuevo empleado para que se acostumbre a la oficina, al espacio de trabajo y a su mentor, haz un seguimiento para asegurarte de que se siente cómodo y está entendiendo las cosas a un ritmo adecuado. El final de la primera semana es un buen momento para hablar sobre cómo debería progresar el próximo mes, qué esperas del empleado y cuánto debería haber avanzado una vez que llegue a ese punto.
• Programa una verificación de 2 semanas. Incluye esto en la agenda al final de la primera semana y será como una meta tanto para ti como para el nuevo empleado.
• Fomenta la actividad. Debes darles a los nuevos empleados algo que hacer. Puede parecer obvio, pero no prolongues demasiado el proceso de onboarding. Asigna unas pocas horas al día en las que el empleado realizará trabajo real.

En sus primeros tres meses

• Establece líneas de comunicación. Una vez finalizado el primer mes, el nuevo empleado debería estar ya instalado en su oficina y participando en la formación. Averigua qué está funcionando bien y con qué podría necesitar ayuda y apoyo.
• Empieza a proporcionar feedback de forma periódica. Obtén información de compañeros que trabajan en estrecha colaboración con el nuevo empleado y haz un esfuerzo para corregir su rumbo si es necesario.
• Fomenta la independencia. Has creado un programa de onboarding muy bueno, respaldado por una excelente formación y un proceso de evaluación y preparación, por lo que ahora es el momento de animar al empleado a que ponga todo esto en práctica.
• Establece objetivos de rendimiento para el período de onboarding. Los objetivos no solo fomentan el buen rendimiento, también fomentan la implicación. Por lo tanto, antes de la primera verificación mensual programada, asigna algunos objetivos que el empleado debe lograr dentro de sus primeros 3 meses.
• Haz la primera evaluación de rendimiento. Después de 90 días, tu nuevo empleado debería haber alcanzado un nivel de competencia decente. Esta evaluación es un buen momento para valorar sus puntos fuertes y sus puntos débiles y para decidir si el programa de formación actual satisface todas sus necesidades.

En este artículo puedes leer más sobre las metricas del reclutamiento de personal.

Cómo crear un programa eficaz de onboarding de nuevos empleados

La formación es una parte importante de cualquier programa de onboarding y sienta las bases para el aprendizaje que se proporcionará a lo largo de la carrera del empleado. Vamos a ver por dónde empezar el onboarding de nuevos empleados.

Paso 1. Crea un nuevo programa de formación para empleados

El contenido de un programa de formación para nuevos empleados es flexible, pero generalmente se puede dividir en dos partes principales:

• Formación general para todos los nuevos empleados: aquí puedes incluir módulos sobre la cultura y la misión de la empresa, el equipo directivo principal, normas y reglamentos importantes, etc.
• Formación específica para el puesto de trabajo del empleado: esto podría incluir formación básica sobre procesos y sistemas esenciales para un puesto específico.

El aspecto clave aquí es que formar a cada nuevo empleado cara a cara puede llevar mucho tiempo y resultar muy caro. Esto es particularmente cierto si la empresa es grande y la rotación de empleados es bastante alta. Por esto muchas empresas llevan la formación de onboarding o al menos parte de este proceso al medio online.

Un programa de formación asincrónico para nuevos empleados que usa
e-learning tiene muchos beneficios, entre los que destaca el hecho de que es posible acceder a este en cualquier momento. También es reutilizable, por lo que puedes crear un curso de formación una vez y ofrecerlo a todos los nuevos empleados, y personalizable, por lo que puedes crear múltiples versiones o rutas para diferentes tipos de empleados.

A continuación, te ofrecemos un ejemplo de un curso de onboarding para todos los nuevos empleados que se incorporan a una empresa:

Ahora vamos a ver un ejemplo de un programa de onboarding de una semana para puestos de ventas.

Paso 2. Crea materiales de aprendizaje

Si crear contenido de e-learning es algo nuevo para ti, crear un curso de onboarding te parecerá una tarea bastante desafiante para la que sería necesario contratar a un desarrollador de cursos profesional. Sin embargo, gracias a las herramientas de autor modernas, puedes crear cursos en línea por tu cuenta.

Por ejemplo, con iSpring Suite, puedes crear cursos de onboarding atractivos e interactivos, incluso si no tienes experiencia con el e-learning. iSpring Suite es un paquete de herramientas de creación de cursos que incluye todas las funciones, pero es fácil de usar y te permite crear cursos basados en diapositivas, cuestionarios, vídeos de formación y grabaciones de pantalla, simulaciones de diálogo y módulos interactivos de microaprendizaje.

Ahora vamos a ver ejemplos de elementos de onboarding que se pueden crear con iSpring Suite y entregar como e-learning.

Vídeo

¿Qué te parece una bienvenida y una presentación profesional de la empresa por parte del director general o presidente? Esto será un toque personal que creará una conexión con el empleado y lo ayudará a entender los valores y objetivos de tu empresa.

Descubre cómo Pioneer Human Services, una organización sin ánimo de lucro que ayuda a las personas a integrarse de nuevo en la sociedad después de haber estado en prisión, da la bienvenida a sus nuevos empleados:

Este video es tomado del canal de YouTube «Pioneer Human Services»

Curso basado en diapositivas

Los cursos de e-learning se pueden crear rápida y fácilmente y después ofrecerse en línea. Son perfectos para profundizar en temas como la cultura, la misión y los valores fundamentales de la empresa.

Por ejemplo, Forever Direct, el centro de distribución regional de Forever Living Products, una empresa de marketing estadounidense que fabrica y comercializa productos de belleza a base de aloe vera, creó todo su curso de incorporación para nuevos empleados usando iSpring Suite. Este curso cubre algunos temas esenciales del primer día, como los valores, las reglas de la empresa, información sobre seguridad y salud y política medioambiental.

Programa de onboarding para nuevos empleados de Forever Direct

Cuestionarios

Durante el onboarding de nuevos empleados, es esencial comprobar que estos están reteniendo la información que les proporcionas. Esto es especialmente importante cuando se trata de información de cumplimiento que puede estar sujeta a leyes federales o estatales. La mejor manera de realizar un seguimiento de los conocimientos que han retenido tus empleados es mediante cuestionarios y evaluaciones de conocimientos.

Por ejemplo, Forever Direct, que hemos mencionado anteriormente, también ofrece a los nuevos empleados un curso de cumplimiento. Después de terminar el curso, los empleados deben hacer un cuestionario.

Cuestionario de cumplimiento creado con iSpring Suite

Módulos interactivos

Un módulo «interactivo» es un elemento de e-learning con el que el usuario interactúa usando el ratón o su dedo en un dispositivo con pantalla táctil. Estas lecciones pueden ser breves y separadas o pueden incluirse en módulos más largos para incrementar la participación y la retención de conocimientos. Los elementos interactivos pueden ser complejos y crearlos manualmente puede llevarte mucho tiempo, pero con iSpring Suite los puedes crear de forma rápida e intuitiva usando plantillas y constructores de arrastrar y soltar.

Estos son algunos ejemplos de micromódulos de onboarding atractivos creados en iSpring:

Este módulo interactivo ofrece a los nuevos empleados un recorrido por la oficina:

El siguiente módulo muestra cómo ha ido creciendo la empresa a lo largo de los años:

Y este proporciona a los nuevos empleados respuestas a muchas preguntas frecuentes:

Paso 3. Entrega el contenido a tus empleados

Una vez que hayas creado un curso, necesitarás una manera de entregarlo a tus nuevos empleados. La solución obvia es un sistema de gestión del aprendizaje (LMS), que está diseñado para hacer que este proceso sea lo más fácil posible. Con un LMS como iSpring Learn, puedes crear y asignar rápidamente una ruta de onboarding y configurar los cursos para entregarlos a tus nuevos empleados.

Un gran beneficio es que tus empleados pueden acceder fácilmente a la formación en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar, y para una experiencia móvil personalizada, incluye una app nativa que permite el acceso a los cursos incluso sin conexión.

Las posibilidades son infinitas y cuando un LMS se combina con una herramienta de autor, realmente te da la flexibilidad de crear programas combinados increíbles.

Paso 4. Evalúa y mejora

No tiene sentido crear e implementar un buen programa de onboarding si no haces un seguimiento de su eficacia. Nada sale perfecto a la primera, pero al usar las métricas de tu LMS en combinación con encuestas y evaluaciones, puedes empezar a medir cómo es de efectivo tu programa e implementar un proceso de mejora continua.

Las métricas más importantes del LMS que deberás monitorizar de tus programas de onboarding son las tasas de aprobación de evaluaciones, las tasas de finalización de cursos y los porcentajes de finalización. Al usarlas todas, podrás hacerte una idea de cómo de atractivo y efectivo es tu programa.

Consideraciones finales

En este artículo hemos tratado en profundidad el onboarding de nuevos empleados y esperamos que hayas encontrado algunas ideas prácticas para usar en tus propios programas.

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