Onboarding de nuevos empleados: Ayúdales a triunfar desde el primer día

En la actualidad, los empleados a menudo buscan mucho más que un simple trabajo y cada vez cambian más de trabajo, trabajan por cuenta propia y aceptan contratos a corto plazo hasta que encuentran una opción mejor. Por lo tanto, no debe sorprendernos que Gallup descubriera que solo el 12% de los empleados piensa que su empresa hizo un buen trabajo durante el onboarding. El 43% de los directores de recursos humanos estuvieron de acuerdo en que las empresas «desperdician tiempo y dinero debido a procesos de onboarding ineficaces».

Por lo tanto, las empresas que tienen un proceso de onboarding deficiente están perdiendo dinero. A continuación, vamos a analizar el concepto de onboarding y también veremos varios tipos de onboarding.

¿Qué es el onboarding?

Podemos explicar este concepto de la siguiente manera:

“El onboarding es el proceso mediante el cual los nuevos empleados adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros efectivos de la empresa”.

Un programa de onboarding empresarial puede durar varias semanas o más. Sin embargo, muchos especialistas en onboarding están de acuerdo en que el período de adaptación debería durar al menos tres meses.

Noventa días es el número mínimo de días que los nuevos empleados necesitan para acostumbrarse a sus nuevas funciones, prepararse mentalmente para sus responsabilidades, sentirse valorados, apoyados y adquirir las habilidades necesarias para hacer su trabajo correctamente. Un proceso de onboarding extendido también puede ayudar a que el empleado tarde menos tiempo en ser productivo.

¿En qué consiste el proceso de onboarding?

¿Qué se debe incluir en el programa de onboarding de personal? No existe un consenso claro y esto varía dependiendo de la empresa y sus objetivos finales. Pero la Dra. Talya Bauer de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) identificó las cuatro C que debe incluir un buen sistema de onboarding corporativo. Estas cuatro C son:

Cumplimiento

Significa explicar a los nuevos empleados las políticas básicas de la empresa.

Claridad

Se refiere a asegurarse de que los empleados conocen sus responsabilidades y saben cómo cumplir correctamente su función en la empresa.

Cultura

Significa explicar la organización formal e informal de la empresa durante el proceso de onboarding.

Conexión

Significa construir relaciones con los compañeros de trabajo y sentirse parte del equipo.

Objetivos del onboarding: ¿Para qué sirve el onboarding?

Los principales objetivos del proceso de onboarding son los siguientes:

• Presentar a las nuevas incorporaciones la cultura, los valores y la misión de la empresa.
• Proporcionar la información y los recursos necesarios para que los nuevos empleados puedan hacer su trabajo correctamente.
• Dejar claras las responsabilidades y expectativas de las nuevas contrataciones.
• Ayudar a los empleados a sentirse bienvenidos en su nuevo trabajo.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa.
• Fomentar las relaciones positivas entre los nuevos empleados y el resto del equipo.
• Mejorar la productividad al hacer que las nuevas contrataciones empiecen a contribuir lo más rápido posible.
• Finalmente, es una manera estupenda de mantener buenos índices de retención pues se incrementa el compromiso y la satisfacción de los empleados.

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Fases del proceso de onboarding

Vamos a ver detalladamente cada fase del proceso de onboarding en una empresa y qué contenido se debe incluir en cada una.

Antes de empezar

El primer contacto entre el futuro trabajador y la empresa es fundamental para establecer una buena relación laboral. Es importante que la experiencia de tus nuevos empleados sea buena para crear una imagen positiva desde el principio, y esto significa establecer sus expectativas y su nivel de confort antes de que lleguen por primera vez a la oficina.

Esto es lo que debes hacer antes de empezar:

• Envía de forma electrónica todos los documentos que los empleados deben firmar o rellenar antes de ser contratados. Si puedes usar firmas electrónicas, todavía mejor. Ejemplos de estos tipos de documentos podrían ser documentos legales, manuales para empleados, pases de aparcamiento para el primer día y cualquier otro tipo de información adicional que el empleado debe saber.
• Planifica lo que pasará en la primera semana del onboarding y después. Puedes crear un plan de acción de 3 meses para nuevos empleados.
• Prepara su espacio de trabajo, herramientas y otros recursos esenciales con antelación. Llegar el primer día y tener el ordenador portátil, el teléfono móvil de empresa y el escritorio listos para usar creará una primera impresión excelente. Incluso si se trata de un contratista independiente o si el empleado va a utilizar un espacio de trabajo compartido, esto ayudará mucho a que se sienta bienvenido y productivo.
• Prepara a los demás empleados. Cuéntales cómo se llama su nuevo compañero, qué puesto ocupará y otros datos importantes. Así, podrán darle la bienvenida correctamente.
• Organiza reuniones y videoconferencias con otros miembros del equipo del que formará parte el nuevo empleado. En estas reuniones pueden participar también los directores y compañeros de otros departamentos.

El primer día

Los primeros días pueden ser bastante estresantes, así que sigue estos pasos para que tu nuevo empleado se sienta cómodo:

1. Haz un anuncio general en el departamento, planta o sucursal a la que se unirá el nuevo empleado. Es un buen estímulo moral y una manera de reunir al departamento y presentar al nuevo miembro. Envía también un correo electrónico de grupo con información sobre el nuevo empleado, su función y otros datos generales que se pueden usar para iniciar una conversación.
2. Organiza una visita guiada. Enséñale al empleado dónde está cada departamento, las plazas de aparcamiento, salas de descanso y sitios para comer. También es un buen momento para presentar al empleado al equipo de una manera más informal.
3. Prepara la agenda para la primera semana. Siéntate con tu empleado y cuéntale cómo será la primera semana para que este sepa qué esperar.
4. Asigna un mentor para el proceso de onboarding. Designa a un miembro con experiencia del equipo al que se unirá el nuevo empleado para que le enseñe cómo funciona todo. El mentor le explicará todo lo que necesita saber, desde las políticas y los procedimientos de la empresa hasta cómo llevar a cabo las tareas diarias básicas.

La primera semana

No debes abrumar al nuevo empleado durante esta fase del proceso de onboarding. Aunque es importante completar el proceso de onboarding e inducción a tiempo, también quieres que tu nuevo empleado sea productivo y se adapte sin problemas durante esta fase.

• Explica los procedimientos, reglas, procesos y estándares importantes. Debes explicarle las reglas y normas para el uso de Internet y las redes sociales, la comunicación por correo electrónico y el tiempo permitido para los descansos.
• Presenta la cultura de la empresa. Llegados a este punto, el empleado ya debería conocer la visión general, la misión, los objetivos y los valores de la empresa gracias al contenido del primer día. Ahora es el momento de relacionar todo esto con la cultura de tu empresa y ayudarle a entender la relación entre la cultura de la empresa y el producto o servicio final ofrecido.
• Proporciona guías de configuración. Desde configurar el correo electrónico y el ordenador hasta los procesos y plataformas esenciales que usa tu equipo, cada empresa tiene su propia forma de hacer las cosas, por lo que una guía de consulta rápida que el empleado pueda tener a mano en su espacio de trabajo es una idea muy buena.
• Crea un libro de trabajo. Crea un libro de trabajo que incluya las metas que debería lograr el día 5, la segunda semana y al final del primer mes. Explícale claramente al nuevo empleado cuál es el objetivo del onboarding y qué debe lograr. Esto le ayudará a planificar su tiempo de manera eficaz.
• Describe el proceso de formación. Familiariza al nuevo empleado con el programa de formación de la empresa y explícale lo que se espera de él. Puedes entregarle también cualquier material o módulo de formación que tenga que completar dentro de la primera semana.
• Empieza la formación. El segundo día es un buen momento para empezar la formación.
• Haz un seguimiento de su progreso. Después de darle tiempo al nuevo empleado para que se acostumbre a la oficina, al espacio de trabajo y a su mentor, debes comprobar que se siente cómodo y está entendiendo las cosas a un ritmo adecuado. El final de la primera semana es un buen momento para hablar sobre cómo debería progresar el próximo mes y qué se espera de él.
• Mide su progreso tras dos semanas. Hazle saber que evaluarás su progreso después de dos semanas y esto será como una meta tanto para ti como para el nuevo empleado.
• Anímale a empezar cuanto antes. No prolongues demasiado el proceso de onboarding. El empleado debería dedicar unas cuantas horas al día a realizar trabajo real para acostumbrarse a sus funciones.

Los primeros tres meses

• Establece líneas de comunicación. Una vez finalizado el primer mes, el nuevo empleado debería estar ya instalado en su oficina y participando en la formación. Averigua si tiene cualquier problema y cómo puedes ayudarle.
• Empieza a proporcionar feedback de forma periódica. Pregúntales a los compañeros del nuevo empleado sobre su progreso y ayúdale a corregir lo que no está haciendo bien si es necesario.
• Fomenta la independencia. Has creado un modelo de onboarding muy bueno, con un programa de formación excelente y un buen proceso de evaluación, por lo que ahora es el momento de animar al empleado a que ponga todo esto en práctica.
• Fija objetivos de rendimiento. Los objetivos no solo mejoran el rendimiento, también mejoran la implicación. Por lo tanto, antes de la primera evaluación mensual, fija algunos objetivos que el empleado debe lograr en los primeros 3 meses.
• Haz la primera evaluación de rendimiento. Después de 90 días, tu nuevo empleado debería haber alcanzado un nivel de rendimiento satisfactorio. Esta evaluación es un buen momento para identificar sus puntos fuertes y sus puntos débiles y para decidir si el programa de formación actual satisface todas sus necesidades.

Puedes obtener más información sobre las métricas de reclutamiento en este artículo.

Cómo crear un programa eficaz de onboarding de nuevos empleados

La formación es una parte importante de cualquier proyecto de onboarding y debe planificarse de manera adecuada. Vamos a ver por dónde empezar el proceso de onboarding de los nuevos empleados.

Paso 1. Crea un nuevo programa de formación para empleados

El contenido de un programa de formación para nuevos empleados es flexible, pero generalmente se puede dividir en dos partes principales:

Formación general para todos los nuevos empleados

Aquí puedes incluir módulos sobre la cultura y la misión de la empresa, el equipo directivo, normas y reglamentos importantes, etc.

Formación específica para el puesto de trabajo del empleado

Esto podría incluir formación básica sobre procesos y sistemas esenciales para un puesto específico.

El problema es que formar a cada nuevo empleado cara a cara puede llevar mucho tiempo y resultar muy caro. Esto es particularmente cierto si la empresa es grande y la rotación de empleados es alta. Por esto muchas empresas trasladan la formación o al menos parte de este proceso al medio online.

Un programa de formación asincrónico para nuevos empleados que usa e-learning tiene muchos beneficios, entre los que destaca el hecho de que es posible acceder a este en cualquier momento.

También es reutilizable, por lo que puedes crear un curso de formación una vez y ofrecerlo a todos los nuevos empleados, y personalizable, por lo que puedes crear múltiples versiones o rutas para diferentes tipos de empleados.

A continuación, vamos a ver algunos ejemplos de programas onboarding. Veamos primero un ejemplo de un curso de onboarding para todos los nuevos empleados que se incorporan a una empresa:

Ahora vamos a ver un ejemplo de un programa de onboarding de una semana para puestos de representantes de ventas.

Paso 2. Crea materiales de aprendizaje

Si crear contenido e-learning es algo nuevo para ti, crear un curso de onboarding te parecerá una tarea bastante desafiante y puede que pienses que necesitas contratar a un desarrollador de cursos profesional. Sin embargo, gracias a las herramientas para crear cursos modernas, puedes crear cursos online sin la ayuda de un experto.

Por ejemplo, con iSpring Suite puedes crear cursos de onboarding atractivos e interactivos, incluso si no tienes experiencia previa. iSpring Suite es un software para crear cursos que incluye todas las funciones que necesitas, pero es fácil de usar y te permite crear cursos con cuestionarios, vídeos de formación, grabaciones de pantalla, simulaciones de conversación y módulos interactivos de microaprendizaje.

Ahora vamos a ver ejemplos de elementos de onboarding que se pueden crear con iSpring Suite.

Vídeos

¿Qué te parece un vídeo de bienvenida en el que el director general presenta la empresa? Es una buena manera de crear una conexión con el empleado y lo ayudará a entender los valores y objetivos de tu empresa.

Cursos creados usando diapositivas

Puedes crear cursos de e-learning de forma rápida y fácil. Son perfectos para profundizar en temas como la cultura, la misión y los valores fundamentales de la empresa.

Por ejemplo, Forever Direct, el centro de distribución regional de Forever Living Products, una empresa de marketing estadounidense que fabrica y comercializa productos de belleza a base de aloe vera, creó su curso de incorporación para nuevos empleados usando iSpring Suite. Este curso cubre algunos temas esenciales, como los valores, las reglas de la empresa, información sobre seguridad y la política medioambiental.

Cuestionarios

Durante el onboarding de colaboradores y empleados, es esencial comprobar que estos están reteniendo la información que les proporcionas. Esto es especialmente importante cuando se trata de formación en cumplimiento normativo. La mejor manera de realizar un seguimiento de los conocimientos que han retenido tus empleados es mediante cuestionarios y evaluaciones.

Por ejemplo, la empresa Forever Direct, sobre la que hemos hablado más arriba, también ofrece a los nuevos empleados un curso de cumplimiento. Después de terminar el curso, los empleados deben hacer un cuestionario.

Módulos interactivos

Un módulo «interactivo» es un elemento de e-learning con el que el usuario interactúa usando el ratón o su dedo en un dispositivo con pantalla táctil. Estas lecciones pueden ser breves o pueden incluirse en módulos más largos para mejorar la participación y la retención de información.

Los elementos interactivos pueden ser complejos y crearlos manualmente puede llevarte mucho tiempo, pero con iSpring Suite los puedes crear de forma rápida e intuitiva usando plantillas y el editor de arrastrar y soltar.

Estos son algunos ejemplos de micromódulos de onboarding creados
en iSpring Suite

Este módulo interactivo (disponible en inglés) ofrece a los nuevos empleados un recorrido por la oficina:

El siguiente módulo (disponible en inglés) muestra cómo ha ido creciendo la empresa a lo largo de los años:

Y este proporciona a los nuevos empleados respuestas a muchas preguntas frecuentes (disponible en inglés):

Paso 3. Entrega el contenido a tus empleados

Una vez que hayas creado el curso, tendrás que elegir una manera de compartirlo con tus empleados. La mejor opción es usar un sistema de gestión del aprendizaje (LMS), que ha sido diseñado para hacer que este proceso sea lo más fácil posible.

Con un LMS como iSpring Learn, puedes crear y asignar rápidamente una ruta de onboarding y configurar los cursos para compartirlos con tus nuevos empleados.

Lo mejor de todo es que tus empleados pueden acceder fácilmente a la formación en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar, y también pueden usar la app para acceder a los cursos incluso sin conexión a Internet.

Las posibilidades son infinitas y cuando usas un LMS junto con una herramienta para crear cursos, puedes crear programas de formación increíbles.

Paso 4. Evalúa y mejora

No tiene sentido crear e implementar un buen programa de onboarding si no haces un seguimiento de su eficacia. Nada sale perfecto a la primera, pero al usar las métricas de tu LMS en combinación con encuestas y evaluaciones, puedes empezar a medir cómo es de efectivo tu programa e implementar un proceso de mejora continua.

Las métricas más importantes de tus programas o iniciativas de onboarding que deberás monitorizar en tu LMS son las tasas de aprobación de las evaluaciones, las tasas de finalización de los cursos y los porcentajes de finalización. Todas estas métricas te permitirán ver si tu programa es atractivo y efectivo.

Herramientas para onboarding

Las nuevas tecnologías nos permiten digitalizar fácilmente el onboarding. Todo el proceso ahora puede llevarse a cabo de forma mucho más rápida y la carga administrativa del departamento de recursos humanos se reduce. Aquí tienes las cinco mejores herramientas para onboarding:

1. iSpring Learn

Esta plataforma no solo permite almacenar contenido de formación y distribuirlo, también tiene muchas más funciones que te ahorrarán tiempo y te permitirán ofrecerles una excelente experiencia a los nuevos empleados desde el principio.

Con iSpring Learn puedes automatizar todo el proceso de incorporación. Solo necesitas crear el programa de onboarding una vez y asignarlo a todos los recién llegados. La plataforma inscribirá automáticamente a los empleados en los cursos, enviará recordatorios y generará informes sobre el progreso y los resultados de los empleados, que después te enviará por correo electrónico. Con iSpring Learn tendrás la seguridad de que cada paso del proceso de incorporación se lleva a cabo de manera precisa y efectiva.

2. Freshteam

Freshteam es una herramienta diseñada para simplificar el proceso de contratación y ofrecer una experiencia personalizada a cada nuevo empleado.

Te permite empezar el proceso de onboarding de los nuevos empleados tan pronto como estos acepten la oferta. Puedes enviar documentos para que los empleados firmen y rellenen todos los formularios online antes de empezar. También te permite colaborar con el departamento de recursos humanos, el departamento de TI y el mánager para asegurarte de que el primer día del nuevo empleado sea perfecto.

3. Enboarder

Enboarder es una plataforma online que ayuda a las empresas a optimizar los flujos de trabajo durante el preboarding, el onboarding, el reboarding y el offboarding. Este software permite crear conexiones humanas y preparar al nuevo personal.

Los usuarios pueden crear espacios virtuales para que los nuevos empleados y sus equipos se conozcan usando vídeos de presentación, llamadas y un sistema de amigos. También incluye listas de verificación de onboarding para que puedas tenerlo todo bajo control.

4. Monday.com

Monday.com es un software de gestión de proyectos que también incluye funciones avanzadas para la incorporación de nuevos empleados.

Incluye una plantilla para que puedas empezar de inmediato. Solo tienes que personalizar los flujos de trabajo según tus necesidades.

5. Deel

Deel es una plataforma de recursos humanos que te permite ofrecer una experiencia de onboarding perfecta para cualquier empleado, independientemente del país en el que se encuentre. Puedes gestionar fácilmente los datos de los empleados y automatizar los flujos de trabajo.

Deel realiza un seguimiento automático de todos los documentos y formularios que deben completarse y permite a los usuarios firmar y almacenar todos los documentos de forma segura. También te permite configurar flujos de trabajo únicos para cada departamento y asignar tareas automáticamente.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el onboarding?

El onboarding es el proceso de incorporación de nuevos empleados a una empresa u organización. El objetivo es que el nuevo empleado conozca mejor la empresa, su puesto de trabajo, sus nuevos compañeros y la filosofía de la empresa

¿Por qué es importante el onboarding?

El proceso de incorporación ayuda a los nuevos empleados a sentirse más cómodos en su nueva empresa y les permite obtener toda la información y las herramientas que necesitan para hacer bien su trabajo.

¿Cuánto dura el proceso de onboarding?

La duración del proceso de incorporación de nuevos empleados depende en gran medida de la compañía y el rol particular del empleado. En términos generales, este proceso puede llevar desde unos días hasta varios meses.

Consideraciones finales

En este artículo hemos tratado en profundidad el onboarding de nuevos empleados y esperamos que hayas encontrado algunas ideas prácticas para usar en tus propios programas.

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