Cómo desarrollar un programa de capacitación para empleados exitoso

Échale un vistazo a esta lista de los mejores lugares para trabajar y verás que esas empresas tienen varias cosas en común. Una de ellas es la oportunidad para que los empleados crezcan y se desarrollen, lo cual es realmente inspirador. Por otro lado, una capacitación ineficaz agotará tus recursos y alejará a las personas de la palabra «capacitación» en sí.

A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso para crear un programa de capacitación para empresas eficaz que se alinee con las necesidades del negocio y resulte atractivo para los estudiantes.

Paso 1. Entender la tarea

Imagina que el motor de tu auto empieza a rechinar. ¿Deberías rotar las ruedas, reemplazar la suspensión o simplemente añadir un poco de aceite? Puedes hacer todas esas cosas, pero un diagnóstico te mostrará exactamente lo que debes reparar sin tener que verificar cada detalle.

De manera similar, la idea de llevar a cabo capacitaciones para tus empleados puede provenir de cualquier persona de la empresa, desde el director del departamento comercial, cuyo equipo no logró sus objetivos, hasta alguien que piensa que hay demasiadas reuniones y las horas de trabajo están mal gestionadas. Así que, antes de empezar a escribir un guion para un nuevo curso en línea, es una buena idea hacer algunas preguntas. Estas preguntas formarán la base de lo que se llama análisis de necesidades de capacitación.

Necesidades de capacitación

Todas las peticiones de capacitación tienen al menos una cosa en común: representan un deseo de cambio. En este paso, tu objetivo es determinar el motivo de la brecha entre la situación actual y el resultado deseado. Esta brecha se denomina necesidad. Evaluar las necesidades antes de apresurarse a actuar incrementa las posibilidades de éxito y reduce el riesgo de errores costosos.

La brecha entre la situación actual y el resultado deseado es la necesidad.

Para obtener información sobre la situación a la que se está enfrentando la empresa, las necesidades y los resultados deseados debes entrevistar a las partes interesadas y a todas las personas interesadas en que la capacitación tenga éxito. Esas personas pueden ser ejecutivos, directores, potenciales participantes o incluso clientes.

Existen libros sobre cómo evaluar las necesidades, pero a continuación te ofrecemos una breve lista de preguntas que son una buena manera de comenzar:

• ¿Existe realmente una necesidad de capacitación? ¿El resultado deseado se puede conseguir de una manera diferente, menos costosa o más eficiente?
• ¿Por qué necesitan capacitación? ¿Cómo ayudará al cliente?
• ¿Qué problema quiere solucionar tu cliente con la ayuda de la capacitación? ¿Cuál es su efecto útil?
• ¿Qué pasará si la capacitación no se realiza?

Objetivos de la capacitación

Los objetivos de la capacitación son información esencial y deben determinarse antes de continuar por dos motivos: a) obtendrás una imagen clara de lo que estás tratando de conseguir y b) sirven como una base de referencia que se usará para medir los resultados del programa después de su lanzamiento. 

Los objetivos de la capacitación deben ser específicos y medibles, y siempre es mejor usar verbos de acción. Por ejemplo:

• Incrementar la eficiencia de los empleados en un xyz%
• Cumplir con los requisitos de seguridad en el lugar de trabajo
• Lograr un KPI del xyz%

Audiencia objetivo

Tratar de crear un programa de capacitación bueno para todos es como tirarlo al vacío. Debes crearlo por una razón determinada, y también para una determinada audiencia objetivo. Antes de continuar con el desarrollo de la capacitación, examina más de cerca a las personas que van a ser tus estudiantes.

• ¿Cuántos estudiantes hay?
• ¿Quiénes son? ¿Cuál es su puesto? (¿Son del departamento de recursos humanos, directores, trabajadores en la línea de producción, etc.?)
• ¿Cuáles son sus características? (edad promedio, nivel educativo, estilos de aprendizaje, conocimientos de informática, ubicación geográfica, etc.)
• ¿Hay estudiantes con discapacidades?
• ¿Los estudiantes han recibido capacitación previa en este campo? ¿Qué tan familiarizados están con el tema?

Además, es una buena idea ir más allá de las descripciones neutrales recibidas del cliente hablando directamente con los potenciales estudiantes.

• ¿Qué temas creen que serán los más útiles para su trabajo?
• ¿Tienen alguna petición especial?
• ¿Cuáles son sus actitudes hacia el aprendizaje? ¿Es probable que alguien no quiera participar en la capacitación? En caso afirmativo, ¿por qué?

Entorno de la tarea

Ahora que estás seguro de que la capacitación es la solución adecuada para las necesidades de la empresa y sabes cuáles son tus objetivos y quiénes son tus estudiantes, es hora de hacer las preguntas organizativas. Averigua y anota en qué formato espera tu cliente el resultado y qué se considera misión cumplida.

• ¿Quién es el que toma las decisiones?
• ¿Quiénes son las partes interesadas? ¿Quién más conoce el proyecto y puede proporcionarte información útil?
• ¿Existen preferencias en cuanto al uso de ciertas tecnologías, herramientas y métodos de entrega?
• ¿Qué tipo de medios se deben utilizar (texto, video, audio u otra cosa)?
• ¿En qué formato espera el cliente el resultado? ¿En un paquete SCORM? ¿En una presentación PPT y un guión en Word? ¿Necesitas crear adicionalmente una guía para el facilitador? ¿Se necesitan actividades o sesiones de seguimiento?
• ¿Cuáles son los plazos del proyecto?
• ¿Existe alguna restricción o factor que afecte la forma en que se conseguirá el resultado?
• ¿Quién cargará el programa en una plataforma de aprendizaje y lo gestionará?
• ¿Cuál es el presupuesto del proyecto?

No te preocupes si sientes que estás haciendo demasiadas preguntas. No son demasiadas. Todo lo contrario, es muy probable que tengas que hacer preguntas adicionales a medida que el proyecto comience a tomar forma.

Paso 2. Diseñar el esquema del programa de capacitación

Una vez completada la etapa de análisis, simplemente toma el contenido, organízalo en lecciones, añade un breve cuestionario al final de cada lección y listo. Es broma… Los clientes esperan algo más que mucho texto sin sentido con imágenes aleatorias.

Lo que tienes que hacer ahora es identificar el contenido que se adapte a las necesidades, un formato adecuado para distribuirlo y algunas métricas fácilmente medibles que te ayuden a supervisar el curso del programa.

Objetivos de aprendizaje

A diferencia de los objetivos de capacitación que se centran en métricas empresariales, los objetivos de aprendizaje se centran en el estudiante. Describen lo que las personas deberían saber, poder hacer o sentir como resultado de la capacitación. Los buenos objetivos de aprendizaje suelen estar estrechamente conectados con los resultados en el trabajo de los estudiantes. “Cuando los estudiantes completen este programa, podrán…

• …usar la técnica SPIN Sales
• …aplicar fórmulas avanzadas de Excel para el análisis de marketing
• …tener una actitud agradable hacia los clientes
• …sentirse más seguros en las negociaciones de alto nivel.»

Puesto que los programas de capacitación normalmente constan de más de un módulo o lección, también deberás anotar subobjetivos para cada uno de ellos. Si el objetivo de aprendizaje general es enseñar a los empleados cómo usar una máquina de palomitas de maíz, los subobjetivos pueden ser:

• Para la lección 1: aprender a usar los botones de control
• Para la lección 2: aprender a instalar la máquina y prepararla para trabajar
• Para la lección 3: aprender a llenar la máquina con ingredientes
• Para la lección 4: aprender a desinfectar la máquina

Tácticas educativas

En The Accelerated Learning Handbook, Dave Meier, describe un ciclo de aprendizaje de cuatro fases. Estas fases son:

“Si los cuatro componentes no están presentes de una forma u otra, no existirá un aprendizaje real.” Dave Meier, The Accelerated Learning Handbook

Cada fase requiere tácticas bien pensadas porque si una sola fase falla esto probablemente hará que todo el programa falle o que los resultados sean mediocres.

1. Preparación

La finalidad de esta fase es despertar el interés de los estudiantes ofreciéndoles el contexto, explicándoles la relevancia del contenido y estableciendo objetivos y expectativas. Además, tendrás que lidiar con cualquier sentimiento negativo que los estudiantes podrían tener.

Una fase de preparación descuidada lleva al aburrimiento, la falta de atención y al fracaso del programa.

2. Presentación

La siguiente fase consiste en presentar el contenido de la capacitación a los estudiantes de una forma significativa y atractiva.

 Primero está el diseño gráfico. Debes pensar en cómo vas a captar la atención de los estudiantes resaltando el contenido, y usando distintas fuentes y colores. A continuación, tendrás que trabajar exhaustivamente en el contenido: presentar nuevo vocabulario, proporcionar ejemplos completos sobre cada nueva idea y considerar diferentes estilos de aprendizaje.

Una presentación mediocre puede identificarse por la expresión vacía que verás en los rostros de los estudiantes: los ojos ven pero el cerebro no.

3. Práctica

La eficacia del aprendizaje se ve comprometida cuando los estudiantes no tienen tiempo suficiente para entender completamente los nuevos conocimientos y habilidades. En esta fase, debes alentar a los estudiantes no solo a absorber pasivamente el contenido de la capacitación, sino a considerar la idea de integrarlo en su vida diaria.

 Esto incluye, entre otros, varios cuestionarios y tareas prácticas interactivas. También debes ayudar a los estudiantes a organizar la información creando mapas mentales y escribiendo conclusiones clave. Ayúdalos en el proceso generando analogías, metáforas y creando historias, y ayúdales a recordar la información usando estrategias mnemotécnicas y subrayando las cosas más importantes.

4. Rendimiento

Si no se aplican inmediatamente, gran parte de los conocimientos y habilidades recién adquiridas se olvidarán rápidamente. ¿Cómo animarás a los estudiantes a utilizar la nueva información fuera de la clase? ¿Crearás volantes de capacitación para imprimir y usar en su rutina diaria? ¿Proporcionarás a los estudiantes una evaluación del rendimiento y feedback después de la capacitación? ¿O tal vez incluso ofrecerás una serie de microlecciones posteriores a la capacitación para que sea más probable que la información sea retenida?

 “Cuando el bolígrafo se pulsa repetidamente, se pueden ver una serie de seis mensajes cortos en la pantalla. El bolígrafo se puede usar para recordar a los participantes las técnicas específicas aprendidas durante la capacitación.” ~Sheila W. Furjanic, Laurie A. Trotman, Turning training into learning: how to design and deliver programs that get results.

Bolígrafos con mensajes rotativos para los participantes del curso Gestión del tiempo

para agentes de ventas.

 

Independientemente de cuáles sean tus ideas, debes planificarlas y construir sin problemas un esquema del proceso de aprendizaje antes de comenzar realmente el desarrollo de la capacitación. Esto, naturalmente, nos lleva al siguiente punto.

Estructura

Teniendo en cuenta el modelo del ciclo de aprendizaje, debes decidir cómo secuenciarás la información y después debes crear un marco para el programa.

Imagina que se supone que debes crear un extenso programa de capacitación para el uso de nuevos equipos de alta tecnología. ¿Cómo organizarás la información? Lo primero que se te puede ocurrir es crear una serie de lecciones que describan todas las partes y todas las funciones de la máquina una por una. Esta idea es incorrecta.

Charles Reigeluth, un teórico de la educación americano, desarrolló algo llamado teoría de la elaboración. Según este enfoque, los módulos de los programas de capacitación deben organizarse en orden creciente de complejidad para que cada módulo se desarrolle sobre el anterior.

En el caso de tecnología compleja, podrías empezar enseñando la tarea más simple que los técnicos deben realizar con la máquina. Al realizar esta tarea simple, el estudiante se familiarizará con algunos de los principales elementos funcionales. Las siguientes lecciones enseñarían escenarios más complejos hasta que los estudiantes aprendan a realizar todas las tareas. Este enfoque proporciona a los estudiantes conocimientos en el contexto de un uso real en el trabajo.

Por lo tanto, ten en cuenta estos tres principios al desarrollar una estructura para un programa de capacitación:

• Del contexto al contenido
• De general a específico
• De simple a complejo

Con estos principios, podrás crear un contexto significativo para los estudiantes para que puedan asimilar de manera efectiva nuevos conocimientos y habilidades.

Cuando la estructura general de tu curso esté lista y tengas un breve resumen de los temas que te gustaría cubrir, estarás listo para pasar al siguiente paso y llenar el programa con contenido.

Paso 3. Desarrollar el contenido para el programa de capacitación

El contenido de e-learning puede presentarse en varios formatos: conferencias, libros electrónicos, lecciones en vídeo, simulaciones de diálogo, evaluaciones interactivas que parecen juegos, y la lista continúa. Un buen programa de capacitación incluye tantos tipos de actividades como sea posible para retener la atención de los estudiantes y ser atractivo para los diferentes estilos de aprendizaje.

Módulo de capacitación

Ya tienes la estructura del programa, pero también deberás organizar y presentar el contenido dentro de cada módulo de capacitación. A continuación, te mostramos una estructura de módulo fácil pero efectiva:

• Ofrece una descripción general
• Proporciona detalles
• Añade ejemplos concretos del mundo real
• Haz un resumen de lo aprendido

Además, cada módulo o lección, o como prefieras llamar a cada unidad independiente del programa, necesitará un plan. El plan se centrará claramente en el tema de cada módulo, te ayudará a elegir las actividades de aprendizaje adecuadas y te permitirá estar seguro de que el contenido se ajusta a los marcos de tiempo establecidos para cada sesión. Por ejemplo, a continuación, te mostramos un plan de un curso sobre negociaciones telefónicas para agentes de ventas:

Material de capacitación

El desarrollo de presentaciones reales, materiales para distribuir y actividades de capacitación es el núcleo de cualquier programa de capacitación. Pero si has realizado los pasos anteriores (sabes con certeza quiénes son tus estudiantes, qué necesitas enseñarles y por qué), desarrollar materiales de capacitación es solo una cuestión de técnica.

Dependiendo de tus objetivos, puedes desarrollar cursos electrónicos por tu cuenta o contratar diseñadores, editores de vídeo y locutores. Pero incluso si puedes permitirte contratar a un equipo completo de profesionales en diferentes áreas, te recomendamos que sepas usar las herramientas de autor más populares.

Trabajar con SME

Los expertos en la materia, o SME (del inglés, Subject Matter Expert), son la fuente de información más valiosa. Proporcionan contenido único, revisan y corrigen el contenido del programa y realizan modificaciones si es necesario.

Hay dos enfoques para tratar con los SME: informal y formal.

Si estás creando capacitación interna y necesitas el consejo de los expertos internos, el enfoque informal puede ser adecuado. Simplemente pregunta a los compañeros que tengan suficiente experiencia y trata de encontrar a alguien que pueda ayudarte a preparar el contenido. Si tienes suerte, tu SME te ayudará a diseñar un esquema del programa de capacitación, revisará el contenido del borrador o incluso creará una parte del mismo por su cuenta.

Por otro lado, los expertos con mucha experiencia suelen estar muy ocupados, por lo que es posible que no estén contentos con el trabajo adicional. En este caso, deberás pedir ayuda a los ejecutivos que empezaron la capacitación. Ellos podrán conseguir que los SME cooperen revisando las prioridades de sus tareas actuales o recompensándoles por ayudar.

En algunos casos, tendrás que implicar a SME ajenos a la empresa. Digamos que necesitas crear un programa sobre un nuevo software, pero nadie en tu empresa lo ha usado antes. En esta situación, necesitarás un enfoque formal y un contrato en el que incluyas todas las disposiciones: qué tipo de participación esperas del SME, qué es exactamente lo que quieres que haga, cuáles son los plazos y cuál es la recompensa.

Consideraciones finales

Ahora que has leído el artículo, es posible que tengas la impresión de que crear programas de capacitación es una secuencia lineal de pasos. Pero eso no es del todo correcto. Aunque esta secuencia se puede utilizar como un principio rector, no dudes en adaptar el modelo a tu proyecto en particular: será beneficioso para la capacitación si asimilas las ideas generales y, al mismo tiempo, tomas en cuenta nueva información o situaciones.

La creación de un programa de capacitación implica recopilar mucha información, investigar, tomar decisiones, planificar y colaborar. Pero al igual que un viaje de mil millas comienza con un solo paso, el desarrollo exitoso de la capacitación empieza con una sola pregunta: ¿Por qué? Encuentra la respuesta y el resto fluirá naturalmente.

¡Eso es todo! ¿Cuál es, en tu opinión, la parte más desafiante de crear un programa de capacitación? Por favor cuéntanos tu experiencia debajo en los comentarios!