Cómo hacer un exitoso programa de capacitación para empleados

Si ya conoces la lista de los mejores lugares para trabajar, verás que esas empresas tienen varias cosas en común. Una de ellas es la oportunidad para que los empleados crezcan y se desarrollen. Por otro lado, una capacitación ineficaz agotará tus recursos y estancará el talento de tu personal.

A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso para crear un programa de capacitación para empresas eficaz que se alinee con las necesidades del negocio y resulte atractivo para los estudiantes.

• ¿Qué es un programa de capacitación?
• Objetivos de un plan de capacitación
• Características de un programa de capacitación
• Tipos de programa de capacitación
• Pasos para un plan de capacitación
• 11 consejos para realizar un programa de capacitación
• Ejemplos de programas de capacitación
• Preguntas frecuentes

¿Qué es un manual de capacitación?

Se trata de un enfoque sistemático del aprendizaje y el desarrollo que busca mejorar el rendimiento, adquirir nuevas habilidades o mejorar las existentes.

Necesidades de capacitación

Todas las peticiones de capacitación tienen al menos una cosa en común: representan un deseo de cambio. En este paso, tu objetivo es determinar el motivo de la brecha entre la situación actual y el resultado deseado. Esta brecha se denomina necesidad. Evaluar las necesidades antes de apresurarse a actuar incrementa las posibilidades de éxito y reduce el riesgo de errores costosos en la elaboración de programas de capacitación.

La brecha entre la situación actual y el resultado deseado es la necesidad

Para obtener información sobre la situación a la que se está enfrentando la empresa debes entrevistar a las partes interesadas en que la capacitación tenga éxito. Esas personas pueden ser ejecutivos, directores, miembros del equipo o incluso clientes.

Existen libros sobre cómo evaluar las necesidades y la elaboración de un programa de capacitación, pero a continuación te ofrecemos una breve lista de preguntas que son una buena manera de comenzar:

• ¿Existe realmente una necesidad de capacitación? ¿El resultado deseado se puede conseguir de una manera diferente, menos costosa o más eficiente?
• ¿Por qué necesitan capacitación? ¿Cómo ayudará al cliente?
• ¿Qué problema quiere solucionar tu cliente con la ayuda de la capacitación? ¿Cuál es su efecto útil?
• ¿Qué pasará si la capacitación no se realiza?

Objetivos de un plan de capacitación

El objetivo de un programa de capacitación debe determinarse antes de continuar por dos motivos: a) obtendrás una imagen clara de lo que estás tratando de conseguir y b) sirve como una base de referencia que se usará para medir los resultados del programa después de su lanzamiento.

Los objetivos de la capacitación deben ser específicos y medibles, y siempre es mejor usar verbos de acción. Por ejemplo:

• Incrementar la eficiencia de los empleados en un xyz%
• Cumplir con los requisitos de seguridad en el lugar de trabajo
• Lograr un KPI del xyz%

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Audiencia objetivo

Tratar de crear un programa de capacitación bueno para todos es como tirarlo al vacío. Debes crearlo por una razón determinada, y también para una determinada audiencia objetivo. Antes de continuar con el desarrollo de la capacitación, examina más de cerca al equipo y la organización.

• ¿Cuántos estudiantes hay?
• ¿Quiénes son? ¿Cuál es su puesto? (¿Son del departamento de recursos humanos, directores, trabajadores en la línea de producción, etc.?)
• ¿Cuáles son sus características?
• ¿Hay estudiantes con discapacidades?
• ¿Los estudiantes han recibido capacitación previa en este campo? ¿Qué tan familiarizados están con el tema?

No te preocupes si sientes que estás haciendo demasiadas preguntas. Conocer todos estos datos es uno de los pasos para un plan de capacitación eficaz.

Características de un programa de capacitación

Si las empresas desean implementar planes de capacitación exitosos, existen diversas características que deben considerar:

Objetivos claros

Un buen programa de formación comienza con objetivos claros que determinen el conocimiento y habilidades específicos que se espera que obtengan los estudiantes al final de la capacitación. También ayuda a que los miembros entiendan el propósito y los resultados esperados del plan, lo que incrementa el interés y la motivación.

Evaluación de necesidades

Se necesita una evaluación completa de necesidades para identificar las brechas entre el rendimiento deseado y el rendimiento actual de las personas o la organización. Al entender los desafíos y necesidades específicas, los formadores pueden adaptar el contenido y los métodos de presentación para atender dichas brechas.

Currículum bien estructurado

Un buen plan de capacitación se sustenta en un contenido sólido y bien estructurado que fluya de manera lógica. Este currículum debería estar organizado en módulos o unidades, cada uno cumpliendo objetivos de aprendizaje específicos. Esto también aporta un marco de trabajo para la evaluación.

Métodos de enseñanza efectivos

Para captar la atención de los participantes y fomentar el aprendizaje activo, es esencial utilizar métodos atractivos. La formación tradicional de tipo teórico está siendo sustituida por enfoques interactivos y participativos que implican a los alumnos en el proceso. Estos métodos pueden incluir debates en grupo, juegos de rol, simulaciones, actividades de aprendizaje experimental y el uso de herramientas y plataformas tecnológicas.

Evaluación y retroalimentación continua

Un plan de capacitación debe incluir mecanismos de evaluación continua y retroalimentación para supervisar el progreso de los participantes e identificar áreas de mejora. Las evaluaciones pueden adoptar diversas formas, como cuestionarios, tareas, proyectos o demostraciones prácticas, dependiendo de la naturaleza de la formación.

La retroalimentación periódica, tanto por parte de los formadores como de los compañeros, ayuda a los participantes a calibrar su rendimiento, reforzar el aprendizaje y realizar los ajustes necesarios.

Tipos de programa de capacitación

Los programas de capacitación vienen en diversas formas y tamaños, cada uno diseñado para atender necesidades y objetivos de aprendizaje específicos. Las organizaciones y las personas pueden elegir de entre una gran variedad de opciones según lo que requieran.

Aquí exponemos algunos de los principales tipos de programas de capacitación, aunque pueden existir muchos otros según la industria:

Orientación e incorporación

Los programas de orientación e incorporación están diseñados para familiarizar a los nuevos empleados con la cultura, las políticas, los procedimientos y el entorno de trabajo de una organización. Estos planes ayudan a los recién contratados a adaptarse rápidamente a sus funciones, comprender sus responsabilidades e integrarse en la organización.

Desarrollo de habilidades técnicas

La formación en habilidades técnicas se centra en el desarrollo de habilidades y competencias específicas relacionadas con el trabajo. Su objetivo es mejorar la competencia en áreas como la programación informática, el análisis de datos, la gestión de proyectos, la modelización financiera, el diseño gráfico y otras disciplinas técnicas.

Desarrollo de habilidades blandas

Las habilidades blandas (soft skills), también conocidas como habilidades interpersonales o transferibles, son habilidades no técnicas esenciales para el éxito personal y profesional. Los programas de formación en habilidades blandas pretenden desarrollar capacidades como la comunicación, el trabajo en equipo, el liderazgo, la resolución de problemas, la gestión del tiempo, la inteligencia emocional y el pensamiento crítico.

Liderazgo

Los programas de liderazgo están diseñados para fomentar y mejorar las capacidades de liderazgo de las personas que desempeñan funciones directivas. Estos programas se centran en el desarrollo de habilidades como el pensamiento estratégico, la toma de decisiones, el coaching, la delegación, la resolución de conflictos y la gestión de equipos.

Cumplimiento y regulación

Los programas de formación sobre cumplimiento y regulación garantizan que los empleados conozcan y cumplan las directrices legales, éticas y específicas del sector. Estos planes son especialmente importantes en ámbitos muy regulados, como la salud, las finanzas y la seguridad de la información.

La formación en materia de cumplimiento abarca temas como la privacidad de los datos, las políticas contra la discriminación, la seguridad en el lugar de trabajo y la lucha contra el blanqueo de dinero.

Pasos para realizar un programa de capacitación

En The Accelerated Learning Handbook, Dave Meier, describe un ciclo de aprendizaje de cuatro fases. Estas fases son:

“Si los cuatro componentes no están presentes de una forma u otra, no existirá un aprendizaje real.” Dave Meier, The Accelerated Learning Handbook

Cada fase requiere tácticas bien pensadas porque si una sola fase falla esto probablemente hará que todo el programa falle o que los resultados sean mediocres.

1. Preparación

La finalidad de esta fase es despertar el interés de los estudiantes ofreciéndoles el contexto, explicándoles la relevancia del contenido y estableciendo objetivos y expectativas. Además, tendrás que lidiar con cualquier sentimiento negativo que los estudiantes podrían tener.

Una fase de preparación descuidada lleva al aburrimiento, la falta de atención y al fracaso del programa.

2. Presentación

La siguiente fase consiste en presentar el contenido de la capacitación a los estudiantes de una forma significativa y atractiva.

Primero está el diseño gráfico. Debes pensar en cómo vas a captar la atención de los estudiantes resaltando el contenido, y usando distintas fuentes y colores. A continuación, tendrás que trabajar exhaustivamente en el contenido: presentar nuevo vocabulario, proporcionar ejemplos completos sobre cada nueva idea y considerar diferentes estilos de aprendizaje.

Una presentación mediocre puede identificarse por la expresión vacía que verás en los rostros de los estudiantes: los ojos ven pero el cerebro no.

3. Práctica

La eficacia del aprendizaje se ve comprometida cuando los estudiantes no tienen tiempo suficiente para entender completamente los nuevos conocimientos y habilidades. En esta fase, debes alentar a los estudiantes no solo a absorber pasivamente el contenido de la capacitación, sino a considerar la idea de integrarlo en su vida diaria.

Esto incluye, entre otros, varios cuestionarios y tareas prácticas interactivas. También debes ayudar a los estudiantes a organizar la información creando mapas mentales y escribiendo conclusiones clave. Ayúdalos en el proceso generando analogías, metáforas y creando historias, y ayúdales a recordar la información usando estrategias mnemotécnicas y subrayando las cosas más importantes.

4. Rendimiento

Si no se aplican inmediatamente, gran parte de los conocimientos y habilidades recién adquiridas se olvidarán rápidamente. ¿Cómo animarás a los estudiantes a utilizar la nueva información fuera de la clase? ¿Crearás volantes de capacitación para imprimir y usar en su rutina diaria? ¿Proporcionarás a los estudiantes una evaluación del rendimiento y feedback después de la capacitación? ¿O tal vez incluso ofrecerás una serie de microlecciones posteriores a la capacitación para que sea más probable que la información sea retenida?

 “Cuando el bolígrafo se pulsa repetidamente, se pueden ver una serie de seis mensajes cortos en la pantalla. El bolígrafo se puede usar para recordar a los participantes las técnicas específicas aprendidas durante la capacitación.” ~Sheila W. Furjanic, Laurie A. Trotman, Turning training into learning: how to design and deliver programs that get results.

Bolígrafos con mensajes rotativos para los participantes del curso Gestión del tiempo

para agentes de ventas

 

Independientemente de cuáles sean tus ideas, debes planificarlas y construir sin problemas un esquema del proceso de aprendizaje antes de comenzar realmente el desarrollo de la capacitación. Esto, naturalmente, nos lleva al siguiente punto.

11 consejos para realizar un programa de capacitación

Tomando en cuenta todos estos elementos, hemos compilado un listado de 11 consejos prácticos y puntuales para desarrollar un plan de capacitación efectivo, medible y fácil de implementar.

Estos consejos buscan proporcionar un marco de trabajo general para el desarrollo de programas de capacitación sin importar la industria o el tipo de empresa.

1. Identificar los objetivos. Antes de comenzar con el plan de capacitación, define los objetivos que deseas cumplir.

2. Analizar a la audiencia objetivo. Entender a quién va dirigido el programa es crucial para adaptarlo a sus necesidades. Realiza un análisis exhaustivo de las habilidades, brechas y preferencias de aprendizaje.

3. Crea contenido atractivo. Tus materiales de capacitación deben ser atractivos, relevantes e interactivos. Utiliza una mezcla de técnicas educativas para lograrlo.

4. Sigue una estructura. Por más bueno que sea el material, presentarlo de manera organizada es fundamental para llevar los cursos a buen puerto. La estructura de un programa de capacitación es esencial.

5. Usa herramientas tecnológicas. Aprovecha la tecnología para mejorar la experiencia de aprendizaje. Considera emplear sistemas de gestión de aprendizaje (LMS) para presentar y gestionar el contenido de capacitación.

6. Propicia oportunidades de práctica. El aprendizaje se refuerza con la práctica, así que incorpora oportunidades para que los participantes puedan aplicar sus nuevos conocimientos y habilidades.

7. Incluye evaluaciones y retroalimentación. Incorpora cuestionarios, evaluaciones o tareas para medir la retención de conocimientos.

8. Incentiva un ámbito de aprendizaje sano. Crear un entorno de aprendizaje propicio e inclusivo en el que los participantes se sientan cómodos haciendo preguntas, compartiendo sus ideas y colaborando con los demás.

9. Ofrece oportunidades de formación continua. La capacitación no debe ser un evento aislado. Considera la posibilidad de ofrecer oportunidades de formación continua para reforzar el aprendizaje y apoyar el desarrollo continuo.

10. Mide la efectividad del programa. Al terminar la capacitación, establece métricas y métodos de evaluación para valorar el impacto del programa en los participantes y en la organización.

11. Actualízate y evoluciona. Los programas de capacitación deben adaptarse a las necesidades cambiantes y a las tendencias del sector. Revisa y actualiza periódicamente los temas de formación para asegurarte de que siguen siendo pertinentes y actuales.

Ejemplos de programas de capacitación

Sin duda, la capacitación es un aspecto fundamental para el éxito de cualquier empresa, así como la estructura del programa de capacitación. Por ello, las principales compañías de todo el mundo invierten muchos recursos de los planes de capacitación para su personal. Estos son algunos ejemplos:

Instituto Disney

El Instituto Disney ofrece un renombrado programa de formación centrado en la excelencia del servicio al cliente y en crear una experiencia mágica para los huéspedes, conocido por su excepcional servicio de atención al cliente.

Programa «Googlegeist»

El programa «Googlegeist» se centra en fomentar una cultura laboral positiva e integradora. El programa incluye sesiones de formación sobre prejuicios inconscientes, fomento de la diversidad y la inclusión, y promoción de la seguridad psicológica.

IBM’s «Think Academy»

La «Think Academy» de IBM es un programa de formación interna que proporciona a los empleados acceso a una amplia gama de recursos de aprendizaje, incluidos cursos en línea, seminarios web y conferencias virtuales.

Preguntas frecuentes

¿En qué consiste un programa de capacitación?

Un programa de capacitación es un conjunto de contenidos y materiales para desarrollar y mejorar habilidades, conocimientos y habilidades de los participantes. Permite utilizar diversos recursos según los objetivos.

¿Cuál es la estructura de un programa de capacitación?

La estructura de un programa de capacitación depende en gran medida de las necesidades de la organización y los participantes. Algunos elementos principales son el análisis de necesidades, la presentación del contenido, las evaluaciones, los ejercicios y las prácticas.

¿Qué actividades se realizan en un programa de capacitación?

Un programa de capacitación puede consistir de presentaciones, grupos de debate, juego de roles, escenarios de la vida real, ejercicios prácticos, entre otros.

¿Qué tipos de programas de capacitación hay?

Entre los tipos de programas de capacitación más destacados se encuentran:

• la incorporación de nuevos empleados,
• el desarrollo de habilidades,
• los cursos en materia de cumplimiento
• y los programas de desarrollo de habilidades, entre muchos otros.

Consideraciones finales

Ahora que has leído el artículo, es posible que tengas la impresión de que crear planes de capacitación es una secuencia lineal de pasos. Pero eso no es del todo correcto. Aunque esta secuencia se puede utilizar como un principio rector, no dudes en adaptar el modelo a tu proyecto en particular: será beneficioso para la capacitación si asimilas las ideas generales y, al mismo tiempo, tomas en cuenta nueva información o situaciones.

La creación de un programa de capacitación implica recopilar mucha información, investigar, tomar decisiones, planificar y colaborar. Pero al igual que un viaje de mil millas comienza con un solo paso, el desarrollo exitoso de la capacitación empieza con una sola pregunta: ¿Por qué? Encuentra la respuesta y el resto fluirá naturalmente.

¡Eso es todo! ¿Cuál es, en tu opinión, la parte más desafiante de crear un programa de capacitación? Por favor cuéntanos tu experiencia debajo en los comentarios!