Guía completa de gestión de habilidades: cómo identificar, desarrollar y aprovechar el talento en tu organización

La gestión de habilidades es clave para coordinar recursos humanos y materiales. En un entorno laboral marcado por la transformación digital, la aparición de nuevas tecnologías y los cambios constantes en las necesidades de las empresas, saber qué puede hacer cada empleado y qué capacidades necesita desarrollar se ha convertido en una prioridad estratégica.

En el siguiente artículo, exploraremos:

• qué es la gestión de habilidades;
• qué beneficios trae una buena gestión de habilidades;
• qué tipos de habilidades existen para desarrollar;
• cómo implementar una gestión de habilidades efectiva;
• y cómo conectar la gestión de habilidades con la formación empresarial.

Qué es la gestión de habilidades y por qué ha pasado a ser prioritaria

Puede incluir tanto conocimientos técnicos como competencias interpersonales, habilidades digitales, capacidades de liderazgo y otras características necesarias para desempeñar determinadas funciones.

El objetivo no es simplemente saber quién sabe hacer qué. Una estrategia de gestión de habilidades busca conectar el talento disponible con las necesidades de la empresa. Por ejemplo, una organización puede descubrir que cuenta con varios empleados que tienen conocimientos avanzados de análisis de datos, aunque actualmente no ocupen puestos relacionados con esta actividad. Esta información puede abrir oportunidades para proyectos internos, formación especializada o movilidad hacia nuevas funciones.

Las habilidades de liderazgo, planificación, comunicación y gestión de problemas resultan relevantes no solo para quienes ocupan puestos directivos, sino también para profesionales que coordinan proyectos, supervisan procesos o necesitan colaborar con distintos equipos. En el caso de los gerentes, por ejemplo, estas habilidades se combinan con conocimientos relacionados con el negocio y con la capacidad de tomar decisiones, gestionar conflictos, establecer prioridades y acompañar el desarrollo de su equipo.

Dentro de las habilidades, el liderazgo transformacional puede resultar especialmente relevante para la gestión de equipos. Este estilo de liderazgo busca motivar y desarrollar a las personas, promover una visión compartida y facilitar la adaptación de los equipos ante situaciones de cambio. En contextos donde las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas, modificar procesos o responder rápidamente a las demandas del mercado, esta capacidad puede resultar especialmente relevante.

Beneficios reales de una buena gestión de habilidades

Implementar un sistema de gestión de habilidades puede generar beneficios tanto para la organización como para los empleados. Cuando las capacidades de la plantilla se conocen y se gestionan de manera sistemática, resulta más sencillo tomar decisiones relacionadas con la formación, la asignación de responsabilidades y el desarrollo profesional. Veamos algunos puntos clave:

• Crecimiento. El desarrollo de competencias facilita el crecimiento profesional y la adaptación al cambio. Una empresa que conoce las habilidades de sus empleados puede ofrecer itinerarios de desarrollo más adecuados para cada perfil. En lugar de proporcionar la misma formación a toda la plantilla, puede identificar qué capacidades necesita fortalecer cada persona en función de su puesto actual y de sus posibles oportunidades futuras.
• Adaptación. Tener identificadas las capacidades y las oportunidades también favorece la adaptación al cambio. Cuando aparecen nuevas tecnologías o procesos, la organización puede identificar rápidamente qué empleados ya cuentan con capacidades transferibles y cuáles necesitan formación adicional.
• Productividad. El desarrollo de habilidades puede mejorar la productividad al permitir una asignación más adecuada de las tareas. Una asignación adecuada de tareas puede evitar que los empleados dediquen demasiado tiempo a actividades para las que no están preparados o que no aprovechan las capacidades de sus carreras.

• Planificación. La planificación profesional también se vuelve más concreta. Un empleado que quiere acceder a un puesto de mayor responsabilidad puede identificar qué habilidades necesita adquirir para estar preparado para ese siguiente paso.
• Distribución. La gestión de habilidades puede contribuir a una distribución más equilibrada del trabajo. Si los managers identifican de manera temprana situaciones de sobrecarga, pueden redistribuir responsabilidades y evitar que determinadas personas se conviertan sistemáticamente en los únicos referentes para una tarea.
• Brechas de habilidades. La gestión de habilidades ayuda a identificar un panorama de brechas de habilidades. Una brecha surge cuando hay una diferencia entre las capacidades disponibles y las que necesita la organización. Puede tratarse de una carencia individual (por ejemplo, un empleado que necesita mejorar sus conocimientos de una herramienta) o de una brecha colectiva, cuando un departamento completo carece de una capacidad estratégica.
• Motivación y participación. Una buena gestión de equipos aumenta el bienestar y la participación del equipo. Cuando los empleados perciben que sus capacidades son reconocidas y que existen oportunidades reales para desarrollarlas, pueden sentirse más involucrados con su trabajo y con su desarrollo profesional. Esto debe estar acompañado por conversaciones de desarrollo, oportunidades de aprendizaje y mecanismos para aplicar las nuevas capacidades adquiridas.

• Retención del talento. Identificar y desarrollar las habilidades disponibles dentro de la organización también puede contribuir a retener a los empleados. Cuando existen oportunidades concretas para aprender, asumir nuevos desafíos o acceder a otros puestos, los profesionales pueden encontrar mayores posibilidades de crecimiento sin tener que buscar esas oportunidades fuera de la empresa.

• Asignación por fortalezas. La gestión de habilidades puede mejorar la asignación de tareas según las fortalezas de cada persona. Conocer las fortalezas de la plantilla permite formar equipos más complementarios. Por ejemplo, un proyecto puede requerir conocimientos técnicos, capacidad de análisis, comunicación con clientes y coordinación. En lugar de buscar todas estas características en una única persona, la empresa puede combinar diferentes perfiles.
• Movilidad. La movilidad interna es otra consecuencia importante. Si la organización dispone de información fiable sobre las habilidades de sus empleados, puede detectar candidatos internos para nuevas posiciones antes de iniciar procesos de contratación externa. Esto puede reducir tiempos de incorporación (ya que se buscan trabajadores dentro de la estructura que ya han sido aprobados para otros puestos) y, al mismo tiempo, ofrecer nuevas oportunidades profesionales a la plantilla.

Un ejemplo concreto es el caso de Unilever, que implementó FLEX Experiences, una plataforma interna basada en inteligencia artificial que conecta las habilidades, intereses y aspiraciones de los empleados con proyectos y oportunidades en la estructura de la organización. El sistema permite detectar capacidades que pueden aprovecharse en otras áreas y facilita que los trabajadores desarrollen nuevas habilidades a través de proyectos temporales, además de favorecer la movilidad interna.

En 2021, la compañía informó que esta herramienta había permitido redistribuir más de 110.000 horas de trabajo entre alrededor de 1350 proyectos críticos, algo que conectó las necesidades de la organización con las capacidades disponibles entre sus empleados.

Tipos de habilidades que debes gestionar

Las habilidades que una organización puede gestionar se pueden clasificar, a grandes rasgos, en dos tipos: habilidades duras y habilidades blandas.

1. Las habilidades duras son conocimientos técnicos que pueden aprenderse y evaluarse de manera relativamente específica. Pueden incluir programación, análisis financiero, manejo de determinadas herramientas digitales, idiomas, diseño, conocimientos contables o competencias relacionadas con una profesión concreta.
2. Las habilidades blandas, en cambio, están relacionadas con la forma en que las personas trabajan, colaboran y se comunican. Entre ellas se encuentran la comunicación, la negociación, el pensamiento crítico, la resolución de problemas, la gestión del tiempo, la colaboración y el liderazgo.

Las habilidades blandas cumplen un papel fundamental en la gestión, aunque no sustituyen a las habilidades duras. La diferencia está en que las habilidades interpersonales permiten aplicar esos conocimientos de manera efectiva dentro de un entorno organizacional.

Por ejemplo, un profesional puede tener un excelente dominio de una herramienta de análisis de datos, pero necesita habilidades de comunicación para explicar sus conclusiones a personas que no tienen conocimientos técnicos. Del mismo modo, un manager puede conocer perfectamente los procesos de su departamento, pero necesita habilidades de liderazgo y negociación para coordinar al equipo.

Por eso, un buen sistema de gestión de habilidades debe contemplar ambas categorías y, cuando sea necesario, dividirlas en capacidades más específicas.

Además de distinguir entre habilidades duras y blandas, también conviene diferenciar entre habilidades actuales y futuras. Una empresa puede necesitar determinadas capacidades para mantener sus operaciones actuales, pero otras completamente diferentes para implementar su estrategia dentro de dos o tres años.

Cómo implementar la gestión de habilidades paso a paso

Una estrategia eficaz comienza por definir qué quiere conseguir la organización. No tiene sentido construir una taxonomía enorme de habilidades si después la información recopilada no se utiliza para la toma de decisiones.

1. El primer paso consiste en identificar las habilidades relevantes para cada área y rol. Para ello pueden utilizarse descripciones de puestos, entrevistas con managers, autoevaluaciones, evaluaciones de desempeño y análisis de las necesidades estratégicas del negocio. Las organizaciones deben evaluar continuamente las habilidades de su fuerza laboral, en lugar de concentrar toda la evaluación en un único momento del año. La evaluación no tiene que limitarse a un examen anual. Las habilidades cambian, los empleados adquieren nuevos conocimientos y los puestos evolucionan. Por eso, conviene establecer mecanismos periódicos de actualización.
2. El segundo paso consiste en crear una taxonomía de habilidades. Esta funciona como un lenguaje común para describir las capacidades existentes dentro de la organización. Puede incluir categorías generales y niveles de dominio. Una taxonomía de habilidades debe ser dinámica y alinearse con los objetivos de negocio. Por ejemplo, una empresa que planea aumentar el uso de inteligencia artificial puede incorporar capacidades relacionadas con análisis de datos, automatización, evaluación de resultados de IA o uso responsable de estas tecnologías. Una organización que quiera expandirse internacionalmente puede priorizar idiomas, comunicación intercultural y gestión de proyectos internacionales.
3. El tercer paso es evaluar el nivel de dominio y las brechas de cada habilidad. Una escala sencilla puede incluir niveles como básico, intermedio, avanzado y experto. La importancia de la examinación está en establecer criterios de base para cada nivel, de modo que diferentes líderes puedan interpretar las categorías de manera similar. Después, el análisis de brechas consiste en comparar las capacidades actuales con las necesarias para cumplir las metas de cada puesto, departamento o proyecto.
4. El cuarto paso es diseñar acciones para cerrar esas brechas. Cuando se opta por la formación, los contenidos y formatos deben adaptarse a las necesidades del personal y de la empresa. Pueden incluir mentoring, coaching, proyectos especiales, rotaciones, aprendizaje entre pares, práctica supervisada o asignación temporal a otros equipos. Los planes de formación deben adaptarse a las necesidades del personal y la empresa. Cuando la formación es una de las acciones elegidas, un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) como iSpring LMS puede ayudar a centralizar los contenidos, asignar itinerarios de aprendizaje y realizar un seguimiento del progreso de los colaboradores. Esto facilita la conexión entre las habilidades que necesitan desarrollar y las experiencias formativas disponibles.
5. Finalmente, es necesario medir los resultados y actualizar el sistema. Una habilidad adquirida debería poder aplicarse en situaciones reales de trabajo. Por eso, además de comprobar si un empleado completó una formación, conviene analizar si mejoró su desempeño o si pudo asumir nuevas responsabilidades.

Un caso de ejemplo de implementación es el de Schneider Electric con su Open Talent Market (OTM), una plataforma interna basada en inteligencia artificial que identifica oportunidades de desarrollo a partir de las habilidades, competencias y aspiraciones de cada empleado. El sistema conecta a los trabajadores con puestos internos, proyectos temporales, oportunidades de mentoring y recomendaciones de aprendizaje, incluso cuando estas oportunidades se encuentran en otras áreas o países de la organización.

Según el informe de Recursos Humanos de la compañía, a finales de 2023 más del 85 % de sus empleados conectados tenían acceso a OTM, que había generado 34.000 oportunidades de desarrollo desde su lanzamiento. Durante ese año, este modelo digital permitió visualizar más de 15.000 puestos vacantes, establecer unas 4000 relaciones de mentoring y que alrededor de 3000 empleados participaran en proyectos internos. Este camino de éxito muestra cómo una estrategia de gestión de habilidades puede utilizarse no solo para detectar brechas, sino también para conectar las capacidades existentes con nuevas oportunidades profesionales y necesidades concretas de la organización.

Cómo conectar la gestión de habilidades con la formación y el aprendizaje

La gestión de habilidades y la formación corporativa deberían funcionar como partes de un mismo modelo. La primera permite identificar qué capacidades existen y cuáles hacen falta; la segunda proporciona los mecanismos necesarios para desarrollar esas capacidades.

Esta conexión se vuelve especialmente importante porque las habilidades necesarias para desempeñar un puesto pueden cambiar a medida que pasa el tiempo. Los cambios en tecnologías y demandas del mercado laboral hacen que las habilidades deban actualizarse continuamente; de hecho, la vida media de una habilidad termina al cabo de aproximadamente cinco años.

El ritmo al que cambian las tecnologías y las habilidades necesarias hace que los planes de formación basados exclusivamente en puestos de trabajo resulten menos flexibles. Un miembro de la organización puede ocupar el mismo puesto durante varios años, pero las herramientas, procesos y conocimientos necesarios para desempeñarlo pueden cambiar considerablemente.

Por eso, las empresas pueden utilizar la información obtenida mediante la gestión de habilidades para crear itinerarios de aprendizaje personalizados. Si un empleado necesita desarrollar determinadas capacidades para avanzar hacia otro puesto, la plataforma de aprendizaje puede recomendar contenidos específicamente relacionados con esas necesidades.

En este sentido, un sistema de gestión de aprendizaje puede desempeñar un papel importante. Además de centralizar contenidos, puede ayudar a organizar itinerarios, realizar seguimiento de la participación y relacionar determinadas experiencias de aprendizaje con las habilidades que la empresa quiere desarrollar. Por ejemplo, iSpring LMS permite centralizar los recursos de formación, asignar cursos y programas de aprendizaje y realizar un seguimiento del progreso de los empleados. Esto facilita la gestión de itinerarios formativos vinculados a las necesidades de habilidades de cada perfil. De este modo, la información sobre las capacidades que la organización necesita desarrollar puede traducirse en acciones de aprendizaje concretas y medibles.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es exactamente la gestión de habilidades y en qué se diferencia de la gestión por competencias?

La gestión de habilidades consiste en identificar, evaluar, desarrollar y aprovechar las capacidades concretas que poseen los empleados y que necesita una organización. Puede incluir conocimientos técnicos, capacidades digitales, habilidades interpersonales y conocimientos específicos de determinados procesos. A diferencia de la gestión por competencias, que ofrece una visión más integral del desempeño, un enfoque basado en habilidades permite identificar con mayor precisión qué capacidades concretas tiene o necesita desarrollar una persona.

¿Cuáles son los primeros pasos para empezar con la gestión de habilidades en una empresa mediana?

El primer paso es determinar cuáles son las prioridades estratégicas de la empresa y qué habilidades son necesarias para alcanzarlas. Después, conviene crear un inventario de habilidades y definir una taxonomía sencilla. Esto permite evitar recopilar información que después no vaya a utilizarse. A continuación, la empresa puede evaluar las capacidades actuales para detectar brechas y establecer prioridades. Por último, hay que conectar esas brechas con acciones concretas: formación, mentoring, movilidad interna, proyectos, coaching o contratación.

¿Cómo se mide el éxito de un programa de gestión de habilidades?

El éxito puede medirse mediante indicadores relacionados con el desarrollo de capacidades y los resultados empresariales. Algunos ejemplos son el porcentaje de empleados que han desarrollado habilidades prioritarias, la reducción de determinadas brechas, la movilidad interna, la cobertura de puestos críticos y la participación en itinerarios de aprendizaje. También es importante medir resultados cualitativos y de desempeño: por ejemplo, puede analizarse si los trabajadores aplican las nuevas habilidades en su trabajo, si los gerentes observan mejoras o si determinados equipos pueden asumir nuevas responsabilidades.

¿Cómo se conecta la gestión de habilidades con los programas de formación y upskilling?

La gestión de habilidades permite identificar qué capacidades deben desarrollarse, mientras que los programas de formación proporcionan los recursos para hacerlo. Esta relación permite diseñar itinerarios de aprendizaje más personalizados y alineados con las necesidades reales del negocio. La conexión es especialmente útil cuando la organización dispone de información actualizada sobre las habilidades de su plantilla: en ese caso, puede detectar oportunidades de desarrollo, recomendar formación específica y facilitar la movilidad interna. Así, la gestión de habilidades permite convertir la formación en una herramienta estratégica.