Guía completa para crear un módulo formativo con herramientas de e-learning

¿Quieres mostrar tu compañía como un gran lugar para trabajar? Olvídate de las comodidades exageradas como cuarto de juegos y sitios para tomar la siesta por algo que los empleados realmente quieren.

Una encuesta de Deloitte con jóvenes profesionales encontró que la “oportunidad para aprender” fue uno de los beneficios más deseados que un empleador puede ofrecer. Para que la capacitación sea efectiva es crucial proveer a los aprendices con contenido de alta calidad. En este artículo, te mostraremos cómo crear módulos formativos que mantendrán a tus empleados motivados y capturarán su atención a largo plazo.

¿Qué es un módulo formativo y por qué es esencial en el e-learning?

Sirve como componente fundamental de los programas de formación en diversos sectores, proporcionando un marco cohesivo para enseñar y adquirir nuevas habilidades, conocimientos o comportamientos.

A menudo, los módulos formativos resultan en la expedición de un certificado de profesionalidad que avalar los conocimientos adquiridos por los participantes. Conforman una parte estructural de la formación profesional y son ampliamente utilizados en distintos centros de trabajo.

Ventajas de los módulos formativos en capacitación online

Estructurar un curso de capacitación en módulos o unidades ofrece un gran número de posibilidades para una mejor distribución del contenido. Las personas procesamos información de mejor manera en porciones pequeñas y bien organizadas, lo que incentiva la retención de conceptos y ayuda en todas las etapas del proceso de aprendizaje.

Existen diversas ventajas en la implementación de módulos de formación profesional. A continuación, destacamos las más importantes.

• Experiencia de aprendizaje estructurada: los módulos de formación proporcionan una experiencia de aprendizaje bien organizada y estructurada, que ayuda a los participantes a desarrollar unidades de competencia.
• Personalización y flexibilidad: una de las principales ventajas de los módulos de formación es su flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades específicas del alumnado.
• Escalabilidad: un módulo profesional es escalable, lo que significa que pueden reproducirse fácilmente e impartirse a un gran número de participantes en diferentes ubicaciones o departamentos.
• Rentabilidad: en comparación con los programas de formación tradicionales dirigidos por un instructor, los módulos de formación suelen resultar más rentables. Una vez desarrollados pueden reutilizarse varias veces con una inversión adicional mínima y con alta ganancia a través de la expedición de certificados.

Tipos de módulos formativos más efectivos para e-learning

No todos los módulos de formación se crean de la misma manera. Tanto el formato como la distribución y disposición del contenido están condicionados por el tema y los objetivos de aprendizaje. A continuación, ofrecemos una categorización simple con distintos tipos de módulos más relevantes.

Sin embargo, teniendo en cuenta que estos son solo algunos de los muchos que pueden existir en todo tipo de ámbitos de la educación.

1. Módulo de incorporación (Onboarding)

Los módulos de incorporación están diseñados para ayudar a los nuevos empleados a integrarse en una organización de la forma más rápida y fluida posible. Les presentan la cultura, las políticas, las herramientas y los flujos de trabajo de la empresa, a la vez que reducen el tiempo necesario para que sean productivos.

Objetivos principales:

• Presentar la misión, los valores y la cultura de la empresa.
• Explicar las políticas y los procedimientos internos.
• Familiarizar a los empleados con las herramientas y los sistemas.
• Acelerar la transición del empleado a su puesto.

Ejemplo: Un nuevo agente de atención al cliente completa un curso de capacitación que abarca las políticas de la empresa, el uso del software de CRM y los procedimientos de escalamiento durante su primera semana.

2. Módulo de desarrollo de habilidades (cualificación)

Los módulos de habilidades técnicas se enfocan en brindar a los empleados los conocimientos y habilidades prácticas que necesitan para realizar tareas en un área específica del trabajo o manejar herramientas y tecnologías especializadas.

Objetivos principales:

• Desarrollar conocimientos y capacidades técnicas específicas para cada puesto de trabajo.
• Mejorar la productividad y la eficiencia.
• Estandarizar el uso de sistemas y equipos.
• Reducir los errores causados por un uso incorrecto.

Ejemplo: Los empleados de producción reciben capacitación sobre cómo operar y dar mantenimiento a la nueva maquinaria de producción.

3. Módulo de cumplimiento (compliance)

Un módulo formativo de cumplimiento tiene contenido orientado a que los estudiantes entiendan y sigan requisitos legales, regulatorios y organizacionales. A menudo, se expide un título o certificado que respaldan estos conocimientos después de una evaluación.

Objetivos principales:

• Desarrollar competencias técnicas específicas para cada puesto.
• Mejorar la productividad y la eficiencia.
• Estandarizar el uso de los sistemas y equipos.
• Reducir los errores causados por un uso incorrecto.

Ejemplo: Los empleados de producción completan una capacitación sobre el funcionamiento y el mantenimiento de la nueva maquinaria de producción.

4. Módulo de conocimiento de producto

Los módulos de conocimiento de productos les dan a los empleados una comprensión profunda de los productos o servicios de una empresa, lo que les permite comunicar el valor de manera más efectiva a los clientes y a las partes interesadas.

Objetivos principales:

• Explicar las características y la funcionalidad del producto.
• Destacar los beneficios para el cliente y los casos de uso.
• Mejorar el desempeño en ventas y soporte.
• Asegurar un mensaje coherente sobre el producto.

Ejemplo: Los representantes de ventas completan una capacitación sobre las características, los precios y las ventajas competitivas de una plataforma de software recién lanzada.

5. Módulo de liderazgo, gestión y gerencia

Los módulos de liderazgo y gestión preparan a los líderes actuales y futuros para guiar equipos, tomar decisiones y apoyar los objetivos de la organización de manera efectiva.

Objetivos principales:

• Desarrollar habilidades de liderazgo y coaching.
• Mejorar la capacidad de toma de decisiones.
• Fortalecer la delegación y la gestión de equipos.
• Apoyar las iniciativas de planificación de sucesión.

Ejemplo: Los supervisores recién ascendidos asisten a un programa de gestión que abarca las evaluaciones de desempeño, la delegación y el desarrollo de los empleados.

Cómo crear un módulo formativo paso a paso

Ya que establecimos qué es un módulo profesional, es momento de conocer los pasos para crear las mejores experiencias de aprendizaje y cualificación.

Paso 1: Define el problema

Una formación de alta calidad comienza con la comunicación. Para resolver un problema empresarial, necesitas entender primero el problema y cómo afecta el desempeño en el trabajo. Uno de los primeros pasos al crear un módulo formativo es hacer preguntas detalladas y de final abierto para descubrir:

• ¿Cuál es la naturaleza del problema a resolver?
• ¿Qué conocimiento o habilidad se necesita para cerrar esta brecha?
• ¿Cuál es el nivel de conocimiento o desempeño que las personas realmente tienen?

Las respuestas que obtendrás te ayudarán a definir claramente el problema empresarial y avanzar para establecer los objetivos de la formación.

Paso 2: Establecer un objetivo SMART

La meta o el objetivo de una capacitación confirma la razón para el aprendizaje y comunica el foco del módulo formativo. La meta debe especificar las habilidades, el conocimiento, o los beneficios que el aprendiz ganará como resultado de la formación. Para los mejores resultados, piensa SMART y crea una meta que sea:

• Específica – el aprendiz sabe exactamente lo que aprenderá o hará como resultado de la capacitación;
• Medible – los aprendices usarán este conocimiento consistentemente para cada reporte;
• Alcanzable – el alumno será capaz de hacer las tareas enumeradas;
• Relevante – la formación se enfocará en habilidades y conocimientos esenciales en el trabajo;
• Basado en el tiempo – el estudiante será capaz de completar la capacitación de manera oportuna.

Una meta SMART motivará al aprendiz mostrándole “qué hay para mí.”

Paso 3: Crear el contenido correcto

Es crucial que el contenido del módulo formativo sea relevante y oportuno. La formación en centros de trabajo requiere de una alta efectividad.

A continuación presentamos algunos de los tipos principales de módulos formativos de e-learning que existen para definir cuál es la mejor opción para tus necesidades particulares. También verás ejemplos de módulos formativos que puedes crear con el kit de herramientas de autor iSpring Suite.

Opción 1: Curso de e-learning informativo

Un curso informativo es un módulo de formación que normalmente consiste de diapositivas con texto, imágenes, y botones de “Siguiente”. Esto proporciona a los aprendices información sobre un tópico específico.

Cómo crearla 

Puedes usar iSpring Suite para:

• Crear un curso de e-learning desde cero, o
• Convertir una presentación de PowerPoint en un módulo de e-learning completamente funcional.

iSpring Suite mantiene todas las animaciones de PowerPoint, sus combinaciones, direcciones, sincronización, y los eventos desencadenantes intactos.

Mira este demo completo de un curso de e-learning creado con iSpring Suite:

Opción 2: Evaluación interactiva

Las evaluaciones interactivas son un tipo de cuestionario en línea que incorpora una variedad de tipos de preguntas, ramificaciones personalizadas, así como escenarios.

Cómo crearla

Con iSpring Suite, puedes:

• Crear evaluaciones calificadas robustas con una variedad de tipos de preguntas, incluyendo opción múltiple, rellene el espacio en blanco, arrastrar y soltar, correlación, y secuencia.
• Agrega video y multimedia a tus preguntas.
• Crea comentarios de retroalimentación a nivel de preguntas y respuestas, y ramificaciones para proveer una experiencia personalizada a cada aprendiz.

Mira el demo completo de un cuestionario creado con iSpring Suite:

Opción 3: Interacción de preguntas frecuentes

Una interacción con preguntas frecuentes le da a tus aprendices acceso a preguntas y dudas comúnmente realizadas.

Cómo crearla

iSpring Suite incluye una plantilla de preguntas frecuentes que puede ser personalizada para ajustarse a tus necesidades y la de tu empresa. Agrega palabras claves a tus tópicos para habilitar la funcionalidad de búsqueda en la interacción.

Mira un ejemplo de una interacción creada con iSpring Suite:

Adicionalmente a una plantilla de preguntas frecuentes, iSpring Suite ofrece 13 plantillas más ya listas para usar y crear interacciones, con líneas de tiempo, referencias, glosarios, y catálogos.

Opción 4: Clases y capturas de video

Muchos módulos formativos de los certificados de profesionalidad vienen en forma de una clase en video.

Cómo crearla

iSpring Suite te permite capturar una pantalla, grabar video de una cámara web, o grabar y mostrar ambas transmisiones juntas. Puedes mejorar tu clase en video y captura de video con imágenes, infografías, y subtítulos. iSpring Suite también facilita mezclar videos y apoyarlos con música o narración de voz.

Opción 5: Simulación de diálogo

Las simulaciones de diálogo ayudan a tus aprendices a construir habilidades de comunicación aplicando su conocimiento en conversaciones reales con colegas y clientes.

Cómo crearla:

Con iSpring Suite, puedes:

• Crear diálogos con escenarios ramificados.
• Agregar fondos y personajes desde la Biblioteca de contenido para desarrollar simulaciones de diálogos realistas.
• Agregar narraciones de voz a los diálogos de los personajes para simular completamente un diálogo de la vida real.
• Evaluar resultados de la simulación.

Mira un ejemplo de una simulación de diálogo creada iSpring Suite:

Paso 4: Retroalimentación y revisión

Después de un poco de trabajo, ¡la primera versión de tu módulo de e-learning está lista! Ahora, es momento de enviar tu primer borrador a tu experto en la materia y partes interesadas para obtener comentarios de retroalimentación y aprobación.

¡No te sorprendas si tus socios proveen MUCHA retroalimentación sobre tus primeros esfuerzos! Incluso si has sido diligente en el seguimiento de cada consejo de los expertos en la materia y partes interesadas, quizás puedas encontrar que ellos aún tienen más información que compartir contigo después de ver el primer borrador.

Para evitar caer en un círculo infinito de retroalimentación, la mayoría de los equipos de formación seguirán un protocolo de diseño de 3 pasos, conocido como alfa/beta/oro:

• El primer borrador es conocido como el borrador alfa. Un diseñador de formación experimentado debe ser capaz de crear un borrador alfa que esté más o menos 75-80% correcto. Este borrador es donde típicamente conseguirás la mayoría de la retroalimentación de tus expertos en la materia.
• La segunda versión revisada es conocida como el borrador beta. Si has obtenido buena calidad en los comentarios de retroalimentación de tus expertos en la materia durante la primera ronda, tu versión beta debería estar cerca del 95-98% precisa, así que deberías tener muchas menos revisiones en este punto.
• El borrador de la formación final es llamado la versión dorada. A menos que tus expertos en la materia hayan pasado por alto información vital en las rondas de revisión anteriores, la versión dorada debería estar 99-100% correcta. La revisión del borrador dorado de los expertos en la materia y las partes interesadas debería ocurrir rápidamente. Cuando tus socios firman la versión dorada, ya tienes el contenido listo para los aprendices.

La estructura ideal de un módulo formativo

Como hemos visto, el contenido, el objetivo, los recursos disponibles y el tipo de alumno son factores muy importantes a considerar al momento de diseñar la estructura de un módulo de formación para cualquier asignatura.

Sin embargo, hay buenas prácticas que se pueden aplicar a cualquier contexto para tener mejores resultados al estructurar cualquier curso o unidad de aprendizaje.

Una secuencia lógica que introduzca nuevos elementos poco a poco es, en general, una opción segura y eficaz para crear un módulo formativo.

Por ejemplo:

1. Introducción y elementos básicos: aclara el propósito del módulo, introduce conceptos básicos y relaciona el aprendizaje con la motivación y el rol de los participantes.
2. Evaluación de diagnóstico: Este paso es opcional, y depende del tipo de módulo. Sin embargo, tener una base de cuál es el estatus del grupo en cuanto a conocimientos previos es una buena métrica para la impartición.
3. Contenido principal: A continuación, incluye los contenidos principales del módulo conforme los pasos y las recomendaciones que vimos en segmentos anteriores. Recuerda utilizar elementos interactivos, colores, objetos multimedia e incluso actividades de gamificación para la mejor experiencia posible. Recuerda que no hay un formato para hacer módulos que sea completamente universal. Prueba qué te funciona y qué no.
4. Ejemplos y demostraciones: una vez introducidos los conceptos, incluye ejemplos reales. Esto permitirá que los empleados vean en práctica cómo se aplica lo que acaban de aprender.
5. Prácticas guiadas: En caso de que sea posible en la materia que imparte el módulo de formación, es recomendable incluir prácticas guiadas. Así los estudiantes tienen el ciclo completo del aprendizaje, que culmina con actuar y utilizar lo aprendido.

Recuerda que esta estructura es una recomendación, y puedes adaptarla según tus propias necesidades e ideas.

Cómo evaluar el éxito de un módulo formativo

Dentro del ciclo formativo, es fundamental conocer la efectividad de un curso, módulo o capacitación. Existen diversas técnicas para medir qué tan exitoso es y hacer las adecuaciones necesarias.

Las evaluaciones previas y posteriores miden la adquisición de conocimientos o habilidades, mientras que las encuestas de opinión recogen las percepciones de los participantes sobre la relevancia de los contenidos, el compromiso y la satisfacción general.

Los exámenes o simulaciones evalúan el dominio de las habilidades, mientras que el seguimiento de las métricas de rendimiento y la observación de los comportamientos en el lugar de trabajo proporcionan información sobre el impacto del módulo en el rendimiento laboral y la acreditación del alumnado.

Utilizando una combinación de estos métodos de evaluación, las organizaciones pueden evaluar exhaustivamente el éxito de sus módulos de formación, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para mejorar sus programas de formación.

Mejores herramientas para crear módulos formativos

Para crear módulos de capacitación eficaces no basta con tener experiencia en el tema; también hay que elegir las herramientas adecuadas para crear el contenido, impartirlo, gestionar a los alumnos y dar seguimiento al desempeño. Los ecosistemas de capacitación modernos suelen combinar varias tecnologías: se usan herramientas de autoría para desarrollar el contenido de aprendizaje y los Sistemas de Gestión del Aprendizaje (LMS) sirven como plataforma para impartir, gestionar y analizar los cursos.

Por ejemplo, un LMS es especialmente valioso porque centraliza la impartición y administración de los módulos formativos. Le permite a las organizaciones gestionar la inscripción, asignar cursos y monitorizar el progreso de los participantes.

Por su parte, las herramientas de autor aceleran la creación de los contenidos en diversos formatos. Hay algunas especializadas en ciertos tipos de contenido, y existen otras soluciones que ofrecen características que permiten elaborar materiales diversos en un mismo entorno. Ambas opciones son válidas y funcionales, y lo mejor es probar herramientas distintas hasta dar con la que mejor se acomode a tus flujos de trabajo.

Consideraciones finales

En definitiva, crear un módulo formativo es una tarea compleja que requiere una gran planeación, claridad y esfuerzo de creación. La buena noticia es que ahora cuentas con sólidos conocimientos para afrontar tan ardua tarea. Y además, las herramientas a tu disposición no solo aligeran la carga para ti o tus diseñadores, sino que te permiten acceder a experiencias y contenidos de aprendizaje más modernas y escalables.

Preguntas frecuentes

¿Qué incluye un módulo formativo?

Por lo general, un módulo formativo debe incluir una introducción con objetivos de aprendizaje, un contenido estructurado, actividades prácticas y evaluaciones que permitan poner en práctica lo aprendido. 

¿Cuál es un ejemplo de módulo de formación?

Un curso para que un empleado pueda conocer un proceso dentro de su puesto de trabajo es un buen ejemplo de módulo formativo que se puede ver en distintas organizaciones.

¿Cuáles son los tipos de módulos formativos?

Algunos de los tipos de módulos formativos más populares son los módulos de incorporación, módulos de cumplimiento, módulos de habilidades técnicas o módulos de liderazgo.