Vertin: “Lanzamos nuestro plan de formación en 30 días y conseguimos una tasa de finalización del 96% en algunos cursos”

El artículo original fue publicado en 2021.

La empresa Vertin tiene funerarias en siete estados de EE. UU. Hace aproximadamente un año, no contaba con un programa formal de capacitación y desarrollo. Hoy, la empresa forma con éxito a más de 500 empleados online, con una tasa de finalización del 96% en algunos cursos.

Jolene Tucker, directora de aprendizaje y desarrollo en Vertin, nos contó cómo iSpring Learn LMS cambió las reglas del juego, convirtiendo el e-learning en una poderosa herramienta para el desarrollo de los empleados.

Historia y objetivos de Vertin

Jolene Tucker, directora de formación y desarrollo de Vertin

Vertin es una de las mayores funerarias privadas familiares del Medio Oeste. Tenemos unos 500 empleados: directores de funerarias, directores de oficina, especialistas en planificación previa, coordinadores de atención al duelo y asistentes de funerarias.

Cuando me incorporé a Vertin hace aproximadamente un año, la empresa no contaba con un programa de formación formal. Los nuevos empleados que se incorporaban aprendían directamente de sus compañeros, mientras que el personal existente recibía la mayor parte de su formación en los eventos de formación obligatorios de la OSHA, en las conferencias regionales anuales y en las llamadas con líderes. 

Cuando me contrataron, mi misión fue crear un programa de formación y desarrollo para Vertin, que permitiera el aprendizaje en todas las sedes, así como en la sede central de la empresa. Al crear este programa, me esforcé por encontrar una plataforma de formación que pudiera almacenar toda nuestra formación y proporcionar los informes analíticos que necesitábamos, ofreciendo al mismo tiempo a los empleados fácil navegación y acceso a su formación.

El desafío: encontrar un LMS intuitivo para el usuario y con un back-end robusto

El núcleo de un buen programa de formación es un sistema de gestión del aprendizaje adecuado. Buscábamos una solución que fuera a la vez fácil de usar y al mismo tiempo tuviera suficientes funciones para cumplir nuestros objetivos de formación y desarrollo. Cuando empezamos a buscar un LMS, teníamos una serie de requisitos en mente.

Compatible con varios tipos de contenido

Dado que la mayor parte de la formación que impartimos en Vertin es específica del sector, todo nuestro contenido de formación se crea internamente, utilizando una herramienta de creación externa.

Cuando empezamos a buscar un LMS, uno de mis criterios era que fuera compatible con los cursos SCORM creados con otras herramientas de autor, así como con otros tipos de contenidos, como vídeos, libros electrónicos y documentos.

iSpring Learn LMS es compatible no sólo con los contenidos creados con iSpring, sino también con cursos SCORM de terceros, vídeos, documentos, etc.

Intuitivo y fácil de usar

Otra consideración importante para mí era que el LMS fuera fácil de usar. Algunas de las otras herramientas que había mirado eran bastante completas, pero sus interfaces me resultaban confusas.

iSpring Learn LMS es una plataforma fácil de usar e intuitiva. Desde el principio, la mayoría de los empleados de Vertin aprendieron a navegar por la plataforma y a encontrar las cosas sin recibir instrucciones. No tuvieron ningún problema para encontrar los cursos o para explorar. Me gustó mucho la experiencia de usuario que ofrecía iSpring Learn.

iSpring Learn LMS: el portal del alumno

Cuando los usuarios inician sesión en iSpring, ven en la pantalla de inicio con los cursos asignados y las rutas de aprendizaje. Todo lo que tienen que hacer es hacer clic y empezar.

Función de informes

Era esencial que el LMS tuviera una función de informes para poder controlar la implicación del personal en la capacitación y también para informar a los directores sobre el rendimiento general de la formación.

iSpring Learn LMS nos proporciona las métricas que necesitamos para ver qué cursos se están completando.

Cómo permite iSpring Learn LMS formar a más de 500 empleados de forma fácil y eficaz

Empezamos a utilizar iSpring Learn LMS hace aproximadamente un año. Ahora mismo, tenemos unos 31 elementos de contenido en el portal: cursos SCORM, vídeos, libros electrónicos y tareas. Algunos contenidos son específicos para cada función, mientras que otros cursos se asignan a todos los empleados de la empresa, como los cursos sobre COVID-19.

Un ejemplo de uno de los cursos sobre COVID-19

Aprovechando todas las funciones de iSpring Learn, pudimos proporcionar formación en el momento oportuno en todas las funerarias Vertin sobre los procedimientos operativos, las directrices reglamentarias y los planes de preparación para el COVID-19.

Rutas de aprendizaje para el onboarding

Otra función clave de iSpring que usamos en nuestros programas de formación es la posibilidad de crear rutas de aprendizaje agrupando diferentes cursos de nuestra biblioteca.

Actualmente tenemos tres rutas de aprendizaje de incorporación: onboarding para directores de funerarias, onboarding para directores de oficina y onboarding para especialistas en planificación previa. Cada ruta de aprendizaje tiene una duración de cuatro semanas e incluye cursos y actividades prácticas, lo que permite a los recién contratados aprender sobre temas importantes a un ritmo razonable. Con tanto que aprender, es importante que los nuevos contratados dispongan de tiempo suficiente para asimilar toda la información.

Otra ventaja importante de las rutas de aprendizaje es la posibilidad que tienen los nuevos empleados de hacer los cursos por su cuenta, a su propio ritmo. Los recién contratados reciben mucha información de sus superiores y de sus compañeros, por lo que es bueno que puedan hacer una pausa de vez en cuando sin dejar de ser productivos mientras aprenden por su cuenta.

Cada ruta de aprendizaje de incorporación tiene una duración de cuatro semanas e incluye cursos y actividades prácticas

Gestión superfácil de usuarios

Como administradora del sistema, puedo decir que iSpring es un sistema fácil de configurar y gestionar en cuanto a usuarios, cursos e informes.

Al principio, cuando me limitaba a añadir contenidos y usuarios a la plataforma, me encantó descubrir que podía importar mis 500 usuarios desde una hoja de cálculo Excel. El sistema creó automáticamente cuentas de usuario y envió invitaciones a todos los empleados. ¡Ahorré mucho tiempo!

La hoja de cálculo de importación también me permitió clasificar a los empleados según su función, departamento y región para asignar los cursos adecuados a cada grupo. Esta funcionalidad me ha sido de gran ayuda y he podido aprovechar los grupos de empleados de varias maneras.

Con iSpring Learn LMS, puedo clasificar a los empleados por función, departamento y región para asignar los cursos adecuados a cada grupo

Funciones de generación de informes excepcionales

Con iSpring Learn LMS, no solo puedo hacer un seguimiento detallado de las estadísticas de finalización y del progreso de los empleados, sino que también puedo personalizar los informes según mis necesidades. Por ejemplo, puedo hacer un seguimiento de las tasas de finalización de cada usuario o de las tasas de finalización en ubicaciones o regiones específicas. Cuando los directores o los mánagers quieran información sobre el progreso de los alumnos, puedo exportar o descargar rápidamente los datos que necesito.

Mi informe favorito es el de Progreso del alumno

Además, los informes se pueden programar. Ya he utilizado esta función con nuestro equipo de marketing. Ellos se encargan de supervisar que ciertas tareas son completadas con éxito. Puedo configurar los criterios del informe y programarlo para que se ejecute a principios de cada mes. iSpring envía el informe por correo electrónico al equipo de marketing, por lo que no es necesario que yo genere el informe. Me ahorra mucho tiempo poder automatizar este proceso y darles lo que necesitan.

Un entorno de aprendizaje acogedor

Una vez que los empleados se familiarizan con la plataforma de iSpring, les resulta fácil usarla y gestionar sus cursos. También descubren que pueden hacer cursos directamente del catálogo, sin tener que esperar a que se les asigne el curso que les interesa. Esto les anima a explorar, a aprender cosas nuevas y a tomar la iniciativa para su propio crecimiento personal y profesional.

Resultados obtenidos

Con iSpring Learn LMS, hemos logrado implementar formación online en solo 30 días. Nuestro personal se ha mostrado muy receptivo a este nuevo modo de aprendizaje. Actualmente, hay 210 empleados aprendiendo activamente en el portal.

La mayoría de nuestros cursos tienen una tasa de finalización superior al 75% y, en el caso de nuestro curso sobre COVID-19, la tasa de finalización fue del 96%. La posibilidad de ofrecer información sobre temas importantes como el COVID-19 en el momento oportuno, y poder hacer un seguimiento de todo el proceso, ha tenido un enorme impacto en nuestro negocio.

El concepto de e-learning era totalmente desconocido en Vertin, pero me han comentado que la plataforma de iSpring y nuestro nuevo programa de formación han tenido uno de los mayores y más notables impactos en la empresa este año.

Vertin es una empresa interesante en la que trabajar. Estamos haciéndonos a la idea de que podemos ser una organización de aprendizaje. Podemos esforzarnos cada día para que nuestros procesos operativos, enfoques y cultura corporativa sean más fuertes con la ayuda de recursos y soluciones de aprendizaje. Formar parte de todo esto ha sido un viaje increíble.