Capacitación de personal: una inversión clave para cualquier empresa

No cabe duda que en el panorama empresarial moderno, la capacitación de los empleados es una de las claves para el éxito de la organización. Desde el desarrollo de habilidades, la introducción de nuevos conocimientos o la coordinación entre equipos, la capacitación de personal en una empresa es uno de los aspectos en los que hay que prestar especial atención a la hora de asignar presupuesto, tiempo y esfuerzo.

Por ello, en este artículo, repasamos algunas de las inquietudes más comunes para quienes se adentran por primera vez a este mundo. ¿Qué tipos de capacitación de personal existen? ¿Por qué es importante la capacitación de personal? ¿Cuál es la definición de capacitación y formación del personal? ¿Cómo gestionar el costo del aprendizaje? Aquí encontrarás las respuestas a estas y otras preguntas importantes.

¿Qué es la capacitación de personal y por qué sigue siendo clave?

Normalmente esto es responsabilidad de los equipos de aprendizaje y desarrollo/talento en empresas más grandes y del departamento de recursos humanos en empresas más pequeñas. Estos son responsables de identificar las necesidades de capacitación, desarrollar programas de capacitación y ponerlos a disposición de los empleados.

Esto se logra a través de un proceso de análisis e implementación de metodologías del aprendizaje específicas. No existe una manera universal de transmitir conocimientos, por lo que es responsabilidad de los diseñadores instruccionales, o quien se encarga de la capacitación del personal en la empresa, crear una experiencia relevante según las necesidades de cada puesto de trabajo.

Beneficios de invertir en la formación de tu equipo

La capacitación de personal es crucial para el éxito de cualquier negocio. Tus empleados son la fuerza motriz detrás de tu empresa, por lo que ayudarlos a ampliar sus conocimientos y mejorar sus habilidades profesionales solo mejorará tu negocio. A continuación, destacamos algunas de las ventajas más significativas que los cursos de formación tienen para la productividad y el desempeño de una empresa.

Mayor eficiencia

Un programa de capacitación bien diseñado que satisface las necesidades de los empleados hace que tu personal sea más productivo y eficiente. Con el tiempo, estas mejoras harán que tu empresa sea más rentable. A la larga, también existe un impacto positivo en el compromiso de los colaboradores y su sentido de logro.

Mayor motivación

Otro de los grandes beneficios de la capacitación es que ayuda a los empleados, a los equipos y a los departamentos a unificarse en una sola estructura organizativa. Los empleados que entienden cómo su puesto de trabajo apoya la misión y los objetivos generales de la empresa pueden trazar una línea entre «mi trabajo» y «el éxito de mi empresa».

Menor rotación de personal

Las encuestas han demostrado que los jóvenes profesionales de hoy en día quieren algo más que un salario. Los millennials (entre 29 y 45 años) valoran especialmente a los empleadores que ofrecen flexibilidad, oportunidades de crecimiento profesional y un sentido de propósito. Es probable que estos cambien de trabajo si no están satisfechos con su puesto actual.

La tendencia de rotación laboral puede resultar cara para los empleadores. Según un estudio reciente de Gallup, el costo de reemplazar a los trabajadores es al menos la mitad del salario anual de un empleado. La rotación de personal se puede prevenir, por lo que las empresas tienen un incentivo financiero para mantener a los empleados implicados y productivos.

Tipos de capacitación del personal: desde presencial hasta las más innovadoras

Distintas empresas requieren programas de capacitación diferentes, según su tamaño, diversidad y las características específicas del negocio. A pesar de que existen modelos y estructuras básicas, siempre es necesario la incorporación de cambios pertinentes para que la capacitación sea de importancia para la situación de la organización.

A continuación, te ofrecemos una lista de los tipos más comunes de programas de capacitación de personal:

1. Incorporación y orientación

Este tipo de capacitación se lleva a cabo justo después de que un empleado recién contratado llega al lugar de trabajo y continúa hasta que este consiga trabajar de forma independiente. Su principal objetivo es acelerar el proceso de adaptación de los nuevos empleados, ayudarlos a sentirse cómodos y a ser productivos de forma más rápida. Es muy común que los equipos de recursos humanos se encarguen de los proyectos de capacitación de personal de este tipo.

El programa de capacitación para la incorporación es bastante flexible, pero normalmente se divide en dos partes principales:

• Capacitación para los nuevos empleados. Ofrece información general sobre la empresa, su historia, misión, visión y valores, así como las políticas y regulaciones corporativas.

• Capacitación específica para un puesto particular. Esta capacitación se centra en el desarrollo de los conocimientos y las habilidades básicas que un nuevo empleado debe adquirir para un puesto determinado.

Onboarding de nuevos empleados: Ayuda a los nuevos empleados a tener éxito desde el primer día →

2. Capacitación sobre cumplimiento

La capacitación sobre cumplimiento se incluye a menudo en la capacitación para la incorporación de nuevos empleados y tiene un carácter obligatorio. Normalmente, es un programa formal que se centra en las políticas o normas de la empresa que permiten a los empleados y empleadores prevenir tanto los problemas en el lugar de trabajo como el incumplimiento de la ley.

Estas políticas y procedimientos suelen ser específicos del puesto de trabajo o de la industria. La ubicación también puede influir en las normas que el personal debe cumplir y en el tipo de capacitación que se requiere. Por ejemplo, la capacitación sobre cumplimiento puede incluir programas de capacitación sobre diversidad y contra el acoso, ética empresarial, seguridad en el lugar de trabajo y capacitación en protección de datos y privacidad.

3. Capacitación en hard skills (habilidades duras)

No importa si los miembros de tu personal son muy profesionales, siempre es posible mejorar. Las habilidades duras son esenciales para el desarrollo de los empleados porque este tipo de capacitación ayuda a los empleados a mejorar las habilidades que necesitan en su puesto de trabajo para convertirse en mejores profesionales. Por ejemplo, un diseñador gráfico que domine Photoshop puede dar un paso más aprendiendo a trabajar en otras aplicaciones de diseño gráfico, o un programador que sepa muy bien CSS y JavaScript, puede recibir más capacitación para aprender a programar en Python. Los empleados deben recibir capacitación de forma regular para mantenerse informados sobre los últimos avances.

4. Capacitación en soft skills (habilidades blandas)

La manera en que se comportan tus empleados es igual de importante que los conocimientos que tienen, y por esto la capacitación en soft skills no se debe descuidar. Los estudios han demostrado que al dominar las soft skills, los empleados pueden afectar positivamente el éxito de la empresa e incrementar el ROI.

Las habilidades blandas están relacionadas con las relaciones interpersonales e implican cosas como la comunicación, la resolución de problemas y la toma de decisiones. Estas ayudan a los empleados a interactuar de manera eficaz y armoniosa con sus compañeros y clientes. Son importantes para atraer nuevos clientes, mejorar el servicio al cliente y formar un equipo sólido.

Capacitación en soft skills: Cómo organizarla en el lugar de trabajo →

5. Capacitación sobre productos

El conocimiento del producto permite a los miembros de tu equipo entenderlo completamente y hablar con confianza con los clientes sobre lo que ofreces: sus características, beneficios, usos y costos. Esta capacitación es incluida muchas veces en el programa de incorporación para nuevos empleados. También puede ser útil para los empleados que necesitan refrescar sus conocimientos sobre los productos y servicios de la empresa, y se lleva a cabo cuando se introduce una nueva característica o un nuevo producto para que el personal esté siempre al día.

Una buena capacitación sobre el producto es una manera segura de mejorar tanto las métricas de ventas de la empresa como la satisfacción del cliente.

Modelos de capacitación de personal

Existen metodologías o sistemas de capacitación del personal los cuales ayudan a basar proyectos específicos. Es importante conocerlos bien para decidir con conocimiento de causa cuál es el más adecuado para los propósitos de tu organización.

A continuación, te mostramos cuatro tipos comunes de capacitación de personal que puedes usar en tu empresa. Vamos a ver en qué se diferencian y qué ventajas y desventajas tiene cada uno.

1. Capacitación presencial impartida por un formador

La capacitación convencional en el aula es el método de enseñanza más tradicional, y no va a desaparecer pronto. Una encuesta realizada por la revista Training reveló que el 32% de las empresas usan este método para casi un tercio de su capacitación general.

2. Capacitación presencial virtual impartida por un formador
(en inglés, Virtual instructor-led classroom training o VILT)

La VILT le da un toque moderno al aprendizaje tradicional al trasladar el aula al medio online. El software de VILT permite a los formadores impartir lecciones, mostrar vídeos, hacer sesiones con grupos pequeños, organizar debates y observar el rendimiento de los estudiantes. Las sesiones virtuales pueden ser grabadas y es posible acceder a ellas para revisarlas después.

3. Aprendizaje en línea

El aprendizaje en línea se ha convertido en el «nuevo estándar» de capacitación de personal. Entre 2002 y 2018, el uso corporativo del aprendizaje en línea creció un 900%. El término «aprendizaje en línea» puede incluir muchos productos de aprendizaje, incluyendo módulos de e-learning o microaprendizaje, juegos, evaluaciones, actividades de aprendizaje, vídeos y foros de discusión.

Los materiales de apoyo, como las guías de trabajo y los documentos de aprendizaje, se pueden guardar en formato .pdf para crear contenido digital que es accesible para todos los estudiantes.

Cómo el e-learning revoluciona la capacitación de personal

Los programas de capacitación impartidos a través de e-learning se han converntido paulatinamente en el estándar de la industria para cualquier organización. No solo por su retorno de inversión sino también por los numerosos beneficios que tiene frente a los métodos tradicionales.

El e-learning hace que el desarrollo profesional sea más accesible, flexible y adaptable. Además, los estilos de aprendizaje y el ritmo individual de cada participante juega un papel protagónico a la hora de diseñar nuevas experiencias de aprendizaje. Estos eran elementos que se pasaban por alto en otros enfoques.

Y por si fuera poco, las empresas también pueden ofrecer experiencias de aprendizaje consistentes en diferentes equipos, oficinas y regiones sin tener que pagar una y otra vez por instructores, viajes o materiales físicos.

Pasos para crear un programa de capacitación efectivo en tu organización

Ahora que conoces varios conceptos básicos y en qué consiste la capacitación de personal, ofrecemos una guía con pasos a seguir para que puedas desarrollar tus propios proyectos. Ya sea para desarrollar aptitudes nuevas que le den a los empleados una mejor competitividad o para reforzar las funciones que ya ejercen en sus respectivas áreas, estas pautas te permitirán desarrollar un plan de capacitación de calidad.

Pauta 1: Añade rutas de aprendizaje personalizadas

Usa evaluaciones de diagnóstico para medir las habilidades que cada nuevo empleado ya domina. Si un empleado puede demostrar con éxito sus conocimientos, ese estudiante ya ha «aprobado» uno de los módulos de tu programa. Esto permitirá que tus colaboradores usen su tiempo de capacitación para aprender nuevas habilidades, en vez de repetir simplemente lo que ya saben.

Con iSpring LMS, también puedes crear rutas de aprendizaje personalizadas mezclando y emparejando varios elementos de contenido. Puedes combinar varios cursos, cuestionarios, tutoriales en vídeo y otros materiales en un curso combinado y especificar si el orden de los capítulos es estricto o flexible, fijar la fecha de finalización y las condiciones de finalización de los capítulos y cursos.

Pauta 2: Organiza webinarios

¿Estás listo para llevar tu aula al espacio virtual? Un LMS que te permite organizar webinarios hace que sea más fácil programar sesiones de capacitación en vivo, invitar a los estudiantes y hacer un seguimiento de su asistencia.

iSpring LMS es compatible con las reuniones web de Zoom. Los webinarios se pueden impartir desde casi cualquier ordenador o tableta conectada a Internet, directamente desde tu cuenta de iSpring. Durante una transmisión, puedes compartir tus presentaciones de PowerPoint, vídeos, pantalla e incluso hacer encuestas y obtener feedback instantáneo de tus empleados.

Pauta 3: Ofrece certificación del aprendizaje

Los programas de certificación del aprendizaje son una manera excelente de reconocer los logros personales. También pueden convertirse en un diferenciador importante para el avance profesional.

Con iSpring LMS, puedes fijar los parámetros para cualquier tipo de programa de certificación. Cuando un estudiante completa con éxito todas las actividades del programa, el LMS emitirá automáticamente un certificado a nombre del alumno. Incluso puedes personalizar el certificado con tu marca propia y cargar tu plantilla a iSpring LMS.

Pauta 4: Crea una combinación de diferentes experiencias
de aprendizaje

Hoy en día, los estudiantes esperan que la capacitación sea algo más que lecciones y evaluaciones. Al crear tus mapas curriculares, piensa cómo puedes usar diferentes tipos de contenido para implicar a tus estudiantes. Usa iSpring Suite para incluir elementos como:

• Un video corto para dar la bienvenida a tus estudiantes;
• Guías de trabajo y manuales en forma de libros electrónicos;
• Un juego interactivo para evaluar las aptitudes iniciales de los estudiantes;
• Un módulo o una lección de e-learning;
• Un tutorial con una demostración paso a paso de un proceso o procedimiento;
• Una actividad práctica, un juego o una demostración de competencias;
• Una evaluación final.

Pauta 5: Haz que el aprendizaje sea un juego

La idea de «gamificar» el aprendizaje es desde hace tiempo, un tema popular entre los diseñadores instruccionales. Una experiencia de aprendizaje gamificada bien elaborada desafía a los estudiantes a través de la implicación y las interacciones.

iSpring Suite puede convertir tus presentaciones de PowerPoint en juegos con preguntas e interacciones personalizadas.

Pauta 6: Practicar las habilidades de comunicación de tu equipo

Esto es esencial sobre todo si la capacitación está dirigida al personal de ventas o al personal del servicio de atención al cliente. Con iSpring Suite, puedes crear simulaciones de diálogo realistas con ramificaciones, evaluaciones, y personajes y ubicaciones de la vida real.

Así se ve una simulación de diálogo:

Cómo elegir el mejor software de formación de personal en línea

Para crear un plan de capacitación de personal moderno y adecuado a las demandas de la era informática, necesitarás un conjunto de herramientas digitales para diseñar, desarrollar y gestionar tu proyecto.

La buena noticia es que existen diversas soluciones en el mercado con la capacidad de hacer mucho más sencillas estas tareas. A continuación, ofrecemos algunas de las más relevantes.

Sistema de gestión de aprendizaje

Un LMS es un entorno digital desde el que puedes gestionar toda la capacitación de tu personal. Desde la planificación hasta la implementación, un buen LMS:

• gestiona y almacena cursos;
• proporciona al estudiante acceso al contenido;
• asigna, entrega y realiza un seguimiento de los resultados.

Puedes considerar tu LMS como un «centro de control de misión» para toda la capacitación de tu empresa. Un LMS corporativo debería permitirte actualizar los cursos de manera rápida y fácil, al mismo tiempo que proporciona funcionalidades sólidas de seguimiento y generación de reportes.

Herramienta de autor

Digamos que ya tienes un LMS para gestionar tu capacitación de personal. Pero, ¿qué pasa con el contenido de aprendizaje? Si vas a crear cursos en línea internamente, también necesitarás una herramienta de autor.

Las herramientas de autor se ofrecen normalmente como un paquete o «conjunto» de herramientas para crear diversos tipos de contenido de aprendizaje electrónico, desde cursos simples hasta simulaciones de diálogo, evaluaciones, vídeos y juegos. Su complejidad y facilidad de uso puede variar, así que asegúrate de probar el software antes de comprarlo. Para obtener más información sobre el proceso de selección de software, descarga nuestra guía sobre cómo elegir una herramienta de autor.

Si eres nuevo en el mundo de la capacitación en línea, es probable que elijas una herramienta de autor con un diseño simple y una interfaz fácil de usar.

Por ejemplo, con iSpring Suite, cualquiera puede empezar a crear cursos de e-learning de inmediato, sin tener experiencia previa. Y, con este kit de herramientas de autor, puedes crear distintos tipos de contenido de e-learning, incluyendo cursos de diapositivas, cuestionarios, tutoriales en vídeo, simulaciones de diálogo e interacciones.

Así se ve un curso de e-learning creado con iSpring Suite:

Cómo medir los resultados de tu estrategia de capacitación

Ahora que conoces las características y funciones de la capacitación del personal, lo que resta es medir su impacto dentro de la organización. Para medir los resultados de una estrategia de capacitación, las organizaciones deben evaluar más allá de las tasas de participación y finalización. Las evaluaciones previas y posteriores a la capacitación, los ejercicios prácticos y las simulaciones pueden mostrar si los empleados adquirieron los conocimientos y habilidades previstos.

El siguiente paso es determinar si los empleados aplican lo que aprendieron y si esto mejora el desempeño de la empresa. Algunos indicadores relevantes pueden ser la productividad, las tasas de error, las ventas, la satisfacción del cliente, los incidentes de seguridad o la retención de empleados.

Comparar estos resultados con un punto de referencia y revisarlos de nuevo después de varias semanas o meses ayuda a revelar el impacto real de la capacitación.

Consideraciones finales

Con estas herramientas, enfoques y pautas, te invitamos a desarrollar tus propias estrategias. Planea, capacita a tu personal e incorpora las tecnologías de vanguardia para tener un resultado óptimo y alineado a las necesidades específicas de tu organización.