Introducción al aprendizaje corporativo

Seguramente ya te habrás dado cuenta de que, actualmente, cada vez más personas pasan de la oficina al medio online. Pero hay algo más preocupante que las oficinas vacías: los calendarios de capacitación vacíos. Por suerte, estos pueden llenarse fácilmente con aprendizaje electrónico, en cualquier lugar y en cualquier momento. En este artículo, hablaremos de los cómos y los porqués del aprendizaje corporativo: por qué es tan importante estar al día con las oportunidades que nos ofrece actualmente el mundo online y dónde puedes implementar esta tecnología avanzada. Te damos una pista: casi «en todas partes».

Por qué el aprendizaje electrónico es el futuro de la capacitación corporativa

La capacitación corporativa debe estar al día con el aprendizaje electrónico. ¿Por qué? Bueno, tienes que ponerte «en los zapatos del capacitador»: la empresa a la que ofreces capacitación tiene más de 1000 empleados de diferentes edades, con diferentes niveles de capacidad, que trabajan en departamentos que no están relacionados, llenos de personas con contextos culturales muy diferentes, que hablan distintos idiomas y necesitan una capacitación adecuada.

A primera vista, parece bastante complicado, pero el aprendizaje electrónico es muy efectivo para todo esto. Además, una vez que creas un curso, solo tienes que modificarlo ocasionalmente para actualizarlo con información o normas nuevas.

Los empleados pueden acceder al aprendizaje corporativo desde cualquier dispositivo: computadora de escritorio, computadora portátil, tableta o teléfono celular inteligente. Por último, puesto que la mayoría de los empleados trabajan en la actualidad de forma remota, probablemente tomarán estos cursos o asistirán a clases en su «oficina en casa». Y parece que las cosas van a seguir así en gran parte. Así que, no estamos hablando de una habitación llena de empleados sentados en una habitación llena de pantallas de computadora, sino más bien de un mundo lleno de empleados, cada uno concentrándose en su computadora de escritorio, computadora portátil, tableta o teléfono celular inteligente, en casa o incluso en una cafetería. Esto se llama aprendizaje móvil.

Además de ser más rentables, ya que los cursos de aprendizaje electrónico se pueden tomar con solo pulsar un botón, también se pueden tomar sin presión: el alumno puede estudiar cuándo y dónde quiera y repasar lo estudiado para consolidar su comprensión del material. Incluso si un grupo de empleados necesita estudiar el mismo material, los estudiantes más lentos pueden revisar el contenido a su propio ritmo y revisarlo cuando lo necesiten, si lo necesitan, sin miedo a quedarse atrás, algo que no es posible con el aprendizaje presencial.

¡Hablemos de números!

Para enfatizar el hecho de que las empresas necesitan mantenerse informadas sobre todo lo relacionado con el aprendizaje electrónico, ahora más que nunca, vamos a mostrarte algunas cifras:

• Los cursos en línea se pueden completar un 60% más rápido que los cursos presenciales.
• Los que toman cursos en línea retienen cinco veces más conocimientos.
• Se estima que el mercado del aprendizaje móvil tendrá un valor de 38 millones de dólares para el 2020.
• El mercado del aprendizaje electrónico ha superado los 200 mil millones de dólares y se espera que supere los 375 mil millones de dólares para el año 2026.

Estas estadísticas no deberían sorprendernos, puesto que actualmente el aprendizaje corporativo es usado por el 90% de las empresas en comparación con solo el 4% en 1995. ¿Recuerdas cómo era la capacitación corporativa antes de la década de los 2000? Sí, es mejor no acordarse. Pero si todos tus conocimientos sobre capacitación corporativa son de antes de esa década, necesitas ponerte al día.

¿Qué soluciones ofrece el aprendizaje electrónico?

Es normal que los que no tengan muchos conocimientos sobre el aprendizaje electrónico o los que no están convencidos, se pregunten para qué es útil. Así que vamos a hacer un resumen de algunos de sus usos:

Inducción de empleados y orientación

Atrás quedaron los días en los que una persona del departamento de recursos humanos se sienta con un nuevo empleado o empleados para darles la bienvenida a la empresa e informarles sobre las políticas y su función específica dentro de la organización, preferiblemente mientras se toman un café. Esto puede hacerse ahora usando el aprendizaje electrónico. Y no tiene que limitarse a documentos con muchas páginas de información estándar. Una presentación de inducción/orientación puede incluir imágenes, audio y video que se pueden adaptar de acuerdo con el departamento y las tareas de los nuevos empleados. Además, podemos incluir un cuestionario al final del curso o presentación para ver si el nuevo empleado ha retenido correctamente la información.

A continuación, te ofrecemos un ejemplo de un curso de microaprendizaje diseñado para ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente. Fue creado usando iSpring Suite, una herramienta para crear cursos que te permite crear contenido de aprendizaje electrónico de forma rápida, aunque no seas un experto en diseño instruccional.

Capacitación en cumplimiento

Para el personal de aprendizaje y desarrollo y recursos humanos, la capacitación en cumplimiento es como la «la muerte y los impuestos» para la mayoría de nosotros: inevitables y poco motivantes. Y todos sabemos que no se puede ignorar, ya que, si se ignora, las consecuencias para la empresa pueden ser graves. Lo peor de todo es que las regulaciones gubernamentales, la legislación e incluso la política corporativa cambian constantemente. Pero ¿y si pudieras automatizar todo este proceso?

El aprendizaje electrónico puede ayudarte. Independientemente del tipo de contenido (textos, imágenes o videos) necesario para mantener al día tanto a los nuevos empleados como a los más veteranos sobre los cambios que ocurren tanto dentro como fuera de la empresa, el aprendizaje electrónico es la opción idónea. Una vez que se haya creado un curso con la información básica, este solo tiene que actualizarse periódicamente y enviarse, o reenviarse, a los empleados que necesitan ponerse al día.

Puedes incluir un cuestionario al final del curso de capacitación en cumplimiento y darles un certificado a los empleados que aprueban el curso, o dejar que el alumno lo tome de nuevo para asegurarte de que está bien informado. Estas certificaciones son fundamentales para cumplir con la normativa vigente, por lo que acceder fácilmente a ellas, en vez de hacer exámenes en papel, calificarlos, guardarlos y enviarlos a las entidades gubernamentales cuando sea necesario, hace que tu trabajo sea mucho más fácil.

A continuación, puedes ver un ejemplo de un curso interactivo sobre seguridad contra incendios creado con iSpring Suite.

Capacitación en servicio al cliente

Seguramente habrás escuchado alguna vez la frase “el cliente siempre tiene la razón”. Pero ya sea que estés o no completamente de acuerdo con esto, lo cierto es que siempre debemos mantener satisfecho al cliente, en la medida en la que esto sea posible. Por lo tanto, para las empresas B2C (empresa a consumidor), la atención al cliente (y otras habilidades blandas), y la capacitación en estas habilidades, es fundamental. ¿Por qué? Sin clientes, no hay empresa. Por suerte, el aprendizaje electrónico es muy útil para esto y es una solución que le permite al empleado fallar sin que esto tenga consecuencias en el mundo real. Dado que la capacitación y la práctica son fundamentales en la capacitación en atención al cliente, en vez de que un miembro del personal use el tiempo que debería dedicar a sus tareas para revisar repetidamente cada aspecto del protocolo de la empresa y evaluar al alumno usando posibles escenarios de atención al cliente, se pueden simular numerosos posibles escenarios con ejemplos de situaciones en persona o de llamadas de atención al cliente.

A continuación, puedes ver un ejemplo de una simulación de diálogo para capacitar a gerentes de bancos, creada con iSpring Suite:

Así es como se crea una simulación de diálogo

Capacitación en ventas

Trabajar en ventas es de alguna manera similar a trabajar en atención al cliente, en el sentido de que uno quiere conseguir el resultado deseado, en este caso, una venta realizada a un cliente satisfecho.

Los que no dominan las ventas o no conocen muy bien un producto o una categoría de productos necesitan una capacitación integral en ventas y productos. Dado que un vendedor con experiencia tardará mucho tiempo en enseñarle a un novato todos los trucos, y es posible que ni siquiera se encuentren en la misma ciudad o país, los módulos de capacitación pueden ser una alternativa muy efectiva.

El entorno virtual en el que el alumno puede fallar sin consecuencias reales puede facilitar este proceso, ya que el alumno puede cometer errores en un curso en línea para asegurarse de que conseguirá más ventas (sin fallar) en una situación de la vida real.

Si no está totalmente preparado, las preguntas o problemas de un posible comprador pueden tomar por sorpresa al vendedor. Practicar en la vida real puede ser un desastre si tenemos en cuenta los viajes innecesarios que tendría que hacer el vendedor, el tiempo que malgastaría, los costos y los ingresos corporativos.

Los escenarios de ramificación son excelentes para este tipo de capacitación en la que el alumno puede fallar sin consecuencias, ya que la trayectoria de la interacción cambia según las decisiones que toma el vendedor al interactuar con el cliente.

Para que entiendas mejor cómo funciona esto, a continuación, puedes ver una simulación de diálogo para capacitar a los gerentes de ventas de autos:

Incluso un vendedor con experiencia necesita recibir toda la información sobre los beneficios del producto que ofrece, ya que los productos cambian o se actualizan con frecuencia. Desafortunadamente, este tipo de vendedor suele estar en el campo, y posiblemente en otro país, y no siempre puede volver a la sede de la empresa para recibir esta información.

Para estos empleados, el microaprendizaje, o los módulos de aprendizaje cortos que ofrecen información «justo a tiempo» (JIT, siglas en inglés de just in time) son muy útiles ya que les ayudan a mantenerse productivos mientras están viajando. Este es un ejemplo de un módulo de microaprendizaje de un producto, creado también con iSpring Suite:

Capacitación de repaso

Cuanto más tiempo lleva un empleado en una empresa, más probable es que necesite capacitación para actualizar sus conocimientos sobre diversos temas. Esto suele ser porque con el tiempo, el empleado tiende a desviarse de las políticas de la empresa o porque se están implementando nuevas políticas diferentes a las prácticas estándar.

Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) rápido te será de gran ayuda en esta situación, porque puedes programar sesiones de capacitación para refrescar conocimientos en intervalos de tiempo determinados sobre los temas corporativos que se actualizarán regularmente, así como la normativa gubernamental y la legislación que cambia ocasionalmente.

Cómo implementar el aprendizaje electrónico en tu empresa

Suponiendo que te hemos convencido de la importancia de implementar el aprendizaje corporativo, vamos a ver los pasos que debes seguir para hacer esto.

Paso 1. Define tu objetivo

¿Quieres implementar el aprendizaje electrónico en tu empresa porque todos los demás lo han hecho? Bueno, sí y no. Obviamente, no querrás quedarte atrás, pero también es importante tener claro el “por qué”. Hemos mencionado la inducción de empleados/orientación, el cumplimiento, el servicio al cliente, las ventas y la capacitación para actualizar conocimientos. ¿Tu empresa tiene alguna de estas necesidades? Exacto.

Paso 2. Elige tus herramientas

Una vez que tengas claro lo que quieres lograr, elige el software para aprendizaje corporativo que te ayudará a conseguir todo esto. Si tu empresa es pequeña, debes buscar una solución que sea fácil de usar e intuitiva. Incluso si tu empresa es más grande, debes buscar una herramienta intuitiva para no depender del personal informático cada vez que quieras crear y usar algo.

Primero necesitarás una herramienta para crear cursos y, después, deberás elegir un espacio online donde puedes alojar tu contenido y una forma sencilla de compartirlo con tus alumnos y hacer un seguimiento del proceso de aprendizaje y de los resultados. Para lo segundo, un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) sobre el que hemos hablado más arriba, es muy útil. Además, puedes descargar tu curso en el sistema de gestión de contenidos para el aprendizaje (LCMS) si quieres gestionar el contenido de aprendizaje de forma fácil a lo largo de todo el proceso.

iSpring Learn LMS es una buena opción para empresas de cualquier tamaño. Te permite cargar los cursos que creas, invitar a los alumnos a tomarlos, monitorear su progreso, hacer que el aprendizaje sea más divertido mediante la gamificación y determinar qué tan bien han retenido la información a través de reportes completos sobre los resultados de los cuestionarios que puedes añadir a tus cursos. También te permite darle un certificado al empleado si ha aprobado o reasignarle el curso si no domina lo suficiente el contenido. Ten en cuenta que con el aprendizaje electrónico tanto tú, como los empleados podéis estar en cualquier parte del mundo.

Paso 3. Prepara tu presupuesto y actúa

¿Tienes un diseñador instruccional en tu empresa? ¿Necesitarás uno? Si quieres crear contenido de aprendizaje electrónico internamente, deberás tener en cuenta el costo y el tiempo que el personal necesitará para aprender a utilizar el nuevo software. ¿Cómo es la curva de aprendizaje? ¿Es fácil de usar o no es muy intuitivo?

Los planes de precios de las distintas soluciones que encontrarás pueden diferir mucho. Debes tener cuidado para evitar elegir una solución que aparentemente te ayuda a ahorrar dinero, pero después descubres que necesitarás otras herramientas que son complementos costosos. Esto es algo que sucede frecuentemente con los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS).

¿Y tu hardware? ¿Necesitarás hardware nuevo para poder utilizar este nuevo software?

Paso 4. Prepara el contenido

Preparar el contenido del curso puede llevar semanas o incluso meses. Si lo que quieres es automatizar el material de un curso que ya tienes, simplemente tienes que reutilizar documentos impresos, documentos de texto (puedes convertir documentos de Word y PDF en flipbooks), videos, cuestionarios, etc. para crear un conjunto de información coherente que, una vez organizada, puede simplemente actualizarse de manera periódica, en el caso de un curso de inducción o cumplimiento, por ejemplo.

Por suerte, existen soluciones de creación avanzadas que pueden hacer que este proceso sea mucho más fácil, como la herramienta iSpring Suite que hemos mencionado antes. Esta herramienta está integrada en PowerPoint y aparece como una nueva pestaña. Es una herramienta muy intuitiva (prácticamente sin curva de aprendizaje) y si ya sabes usar PowerPoint, podrás empezar a crear cursos profesionales sin ningún problema. Simplemente añade los textos, las imágenes, los videos y las grabaciones de audio, y estarás listo para crear tu curso. También tienes la opción de usar grabaciones de pantalla, videos de imagen en imagen, cuestionarios, escenarios de ramificación y muchas más cosas que no eran posibles hace unas décadas.

Paso 5. Prueba tu curso

Cuando hayas terminado, tendrás que probar tu curso. Dado que tú eres el creador del curso, probablemente ya conocerás todas sus etapas, pero siempre es una buena idea que algunos alumnos lo prueben también, y preferiblemente empleados que todavía no saben nada sobre este nuevo curso. ¿El contenido fluye correctamente, es lógico y se asimila fácilmente? ¿Funcionan correctamente todos los diálogos ramificados y cuestionarios? ¿La puntuación es correcta y recibes los reportes de rendimiento automáticamente? ¿Todos los que aprobaron el curso recibieron un certificado de finalización? (si has configurado esta opción).

Esta prueba te permitirá obtener resultados valiosos y feedback de este grupo piloto de estudiantes para asegurarte de que los demás empleados que tomarán este curso tendrán una buena experiencia.

Paso 6. Fomenta el uso del aprendizaje electrónico

Cuando implementes el aprendizaje corporativo en tu empresa, es posible que al principio tus empleados se resistan un poco. Puede que tengas que motivarlos para que le den una oportunidad a esta nueva forma de aprendizaje. Si los empleados veteranos dejan reseñas positivas después de probar el curso piloto, por ejemplo, es más probable que otros también se animen. Demuéstrales a tus empleados que los cursos de aprendizaje electrónico pueden ser muy divertidos.

Paso 7. Mide la efectividad

¿Cuáles fueron los resultados? ¿Salió rentable tu inversión? El aprendizaje corporativo puede ayudarte a lograr muchos objetivos. Un curso de inducción puede orientar a los nuevos empleados, mientras que los cursos de cumplimiento pueden ofrecerles información sobre la nueva legislación o política de la empresa, o enseñarles las nuevas tareas que tendrán que hacer.

Es muy importante medir la eficacia del aprendizaje usando una herramientas de análisis, y ahí es donde el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) entra en juego de nuevo. También puedes evaluar los resultados en tiempo real, observando si los empleados adquieren nuevas habilidades de forma más rápida y, como resultado son más productivos, y si respetan la normativa y la política de la empresa.

Conclusión

Elige algo que funciona. El aprendizaje corporativo ha demostrado que funciona. Sin lugar a dudas. Y lo hace todo por ti, para que tu vida sea más fácil. ¿Te hemos convencido? ¡Claro que sí!