Medir el impacto de un programa de capacitación es un aspecto fundamental en el proceso de formación de los empleados. Mediante el análisis de métricas, las empresas pueden adecuar y editar sus contenidos según sus metas y necesidades específicas.
¿Pero cómo se logra una medición confiable de los resultados de un programa? Ahí es donde entran en juego los indicadores de capacitación, también conocidos como los KPIs de capacitación, que sirven para obtener un panorama acertado de la eficacia y el éxito de los programas de aprendizaje.
En este artículo examinamos su importancia, y aportamos ejemplos concretos de cada indicador para que los especialistas en recursos humanos puedan aplicarlos fácilmente en sus propias iniciativas dentro de una empresa.
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Cuál es la importancia de los indicadores
de capacitación
Los indicadores o métricas de capacitación sirven como herramientas fundamentales para la evaluación de la efectividad de los programas o cursos formativos. Un indicador proporciona datos tangibles que permite a los especialistas, formadores y a los mismos trabajadores conocer el impacto de sus esfuerzos de capacitación.
Se trata de información vital para que la organización compruebe que la inversión en entrenamiento y capacitaciones esté justificada y su desempeño sea adecuado.
A continuación presentamos algunos de los aspectos que hacen esenciales a los indicadores de capacitación:
Medición del desempeño
Los indicadores de capacitación de personal permiten a las empresas medir el rendimiento de las personas o equipos antes, durante y después de la capacitación. Al medir elementos cómo el desarrollo de habilidades y competencias, la retención del conocimiento y los cambios de comportamiento de los colaboradores, los gestores pueden calificar el impacto que tuvo el entrenamiento en el trabajo.
Toma de decisiones estratégicas
Este tipo de datos dan pie a tomar decisiones estratégicas y desarrollar un plan de formación adecuado según las necesidades y la métrica que se busque mejorar.
La colocación de recursos, la satisfacción del cumplimiento de objetivos, el presupuesto y la dirección general de los esfuerzos de capacitación son ejemplos prácticos del uso que se le puede dar a esta información.
Mejora continua
Los indicadores de capacitación proporcionan valiosos puntos de retroalimentación que apoyan los esfuerzos de mejora continua. Mediante el análisis de las tendencias a lo largo del tiempo, la identificación de fortalezas y áreas de oportunidad, y la gestión de intervenciones específicas para desarrollar conocimientos, las organizaciones pueden perfeccionar sus estrategias de formación para maximizar la eficiencia y la eficacia.
Optimización de recursos
Las iniciativas de capacitación representan una inversión significativa de tiempo, dinero y esfuerzo. Al aprovechar los indicadores de formación, las organizaciones pueden optimizar la asignación de recursos dando cobertura a las iniciativas que producen el mayor retorno de la inversión. De este modo se garantiza que los recursos se asignan de forma eficiente para apoyar las prioridades estratégicas y que los costos se mantienen estables.
Cumplimiento y gestión de riesgos
En los sectores en los que el cumplimiento de la normativa y la mitigación de riesgos son primordiales, los indicadores de capacitación desempeñan un papel crucial a la hora de garantizar que los empleados reciben la formación necesaria para cumplir las normas y los protocolos.
Mediante el seguimiento del porcentaje relacionado con la finalización, el control de calidad y el dominio de la capacitación en materia de cumplimiento normativo, las empresas pueden mitigar los riesgos y evitar costosas sanciones.
En caso de ser pertinente, incluímos las fórmulas para cada uno de los indicadores de capacitación.
7 métricas e indicadores de capacitación que debes conocer
A continuación presentamos distintos indicadores de formación y capacitación que cualquier colaborador con involucramiento en el proceso de aprendizaje debe conocer.
Estos índices son el fruto de un arduo trabajo de investigación y del estudio de una gran cantidad de cursos.
1. Tasa de compleción
El índice de compleción mide el porcentaje de participantes que completó satisfactoriamente un programa o curso de capacitación. Refleja la efectividad del programa respecto a retener a los participantes hasta el final.
La fórmula de este índice de capacitación se calcula al dividir el número de participantes que completó el curso entre el número total de participantes inscritos, y multiplicar dicho resultado por 100.
Tasa de compleción = (Número de participantes)/ (Total de inscritos)*100
Supongamos que a un curso se inscriben 150 alumnos, que sería nuestro número base, pero únicamente lo completan 120. Por lo tanto tenemos que calcular (120/150)*100, que resulta en un índice de compleción del 80%.
Aplicaciones
Un alto índice de finalización indica el compromiso y la satisfacción del alumno con el contenido y la impartición del curso. Por el contrario, una tasa de finalización baja puede sugerir problemas con la pertinencia, dificultad o accesibilidad del curso, lo que plantea la necesidad de tomar acciones de apoyo adicionales por parte del equipo de formación.
2. Índice de asistencia
El índice de asistencia simplemente registra el porcentaje de sesiones de formación programadas a las que han asistido los empleados, lo que permite conocer su nivel de compromiso y dedicación.
Se calcula al dividir el número total de asistentes entre el número total de sesiones programadas, y se multiplica el resultado por 100.
Índice de asistencia = asistentes/sesiones*100
Aplicaciones
Un alto índice de asistencia suele estar relacionado con un aumento de las habilidades y de la retención de conocimientos. Sin embargo, una baja asistencia constante puede indicar conflictos de programación, falta de interés o insatisfacción con el contenido de la sesión o desinterés por la actividad, lo que exige ajustes dentro de la organización.
3. Tasa de retención
La tasa de retención mide la proporción de conocimientos, competencias o habilidades que retienen los alumnos tras completar un programa de formación, lo que indica la eficacia del programa para facilitar el aprendizaje a largo plazo.
Es muy importante para conocer si se cumplieron con los objetivos del curso en distintos niveles, y comprobar que los métodos y actividades utilizados fueron los adecuados.
Una manera de calcular esto es realizar evaluaciones previas y posteriores a la capacitación y comprobar los conocimientos retenidos. Con estos datos, entonces se puede calcular el porcentaje de mejora.
Aplicaciones
Un alto índice de retención indica que el contenido de la formación es pertinente, atractivo y se refuerza eficazmente. Por el contrario, los índices de retención bajos pueden revelar lagunas en la comprensión de los contenidos en los empleados, los métodos didácticos o las estrategias de refuerzo, lo que plantea la necesidad de revisar los programas.
4. Índice de adquisicón de habilidades
La tasa de adquisición de habilidades evalúa la rapidez con la que los trabajadores de la empresa adquieren nuevas habilidades, competencias y capacidades durante la formación, lo que indica la eficacia del programa de formación a la hora de facilitar el desarrollo de su capacidad para el puesto de trabajo.
Al igual que el indicador anterior, se mide realizando una evaluación antes y después de la capacitación para saber si los empleados están teniendo una respuesta positiva al contenido.
5. Mejoras en el desempeño
Esta métrica observa el incremento en el desempeño laboral de los empleados después del entrenamiento o capacitación, lo que demuestra un impacto directo en la efectividad laboral.
Se calcula al comparar indicadores de rendimiento (por ejemplo productividad, calidad, conversión, etc.) antes y después del curso para determinar el porcentaje de mejora.
Aplicaciones
Las mejoras positivas en el rendimiento validan la eficacia del programa de formación a la hora de traducir los conocimientos y habilidades en resultados tangibles.
La identificación de áreas de mejora significativa puede servir de base para futuras prioridades en la gestión de los objetivos de la organización, mientras que un rendimiento estancado o en declive puede indicar la necesidad de intervenciones específicas o de apoyo continuo.
6. Comentarios y valoraciones
Los comentarios y las puntuaciones de la evaluación recogen las percepciones de los trabajadores sobre la experiencia de capacitación, proporcionando información valiosa sobre la satisfacción, el compromiso y las áreas de mejora para futuras capacitaciones.
Esto ayuda a conocer si se cumplen con los estándares del mercado, y si los trabajadores sienten que su participación conlleva beneficios para su trabajo.
Esto se puede realizar mediante cuestionarios o preguntas anónimas en las que los colaboradores puedan expresar sus opiniones libremente. Incluso se pueden realizar de manera remota a través de correo electrónico.
7. Costo por participante
El costo por participante calcula el gasto medio asociado a cada empleado en la formación, proporcionando información sobre la rentabilidad y eficiencia del plan de capacitación.
Se calcula simplemente al sumar los costos totales de la capacitación para la empresa (incluidos materiales, honorarios del facilitador y tiempo de los participantes) dividido por el número de colaboradores.
Aplicaciones
Está métrica sirve para tomar decisiones clave respecto a la viabilidad económica de cursos presenciales vs capacitación a través de elearning, el uso de herramientas tecnológicas y la contratación de formadores.
Modelo de evaluación Kirkpatrick
Para complementar estos indicadores de capacitación de recursos humanos, muchas personas recurren al modelo Kirkpatrick.
Desarrollado por Donald Kirkpatrick en los años 50 y perfeccionado posteriormente por su hijo James Kirkpatrick, el modelo Kirkpatrick ofrece un marco estructurado para evaluar la eficacia de los programas de capacitación.
El modelo consta de cuatro niveles, cada uno de los cuales representa un aspecto diferente de la evaluación:
- Nivel 1: Reacción. En este nivel, la atención se centra en medir las reacciones inmediatas de los empleados a la experiencia de capacitación, incluida su satisfacción, compromiso y percepción de relevancia. Este nivel evalúa factores como el contenido de la formación, los métodos de impartición, la eficacia del instructor y la experiencia general de las capacitaciones.
- Nivel 2: Aprendizaje. Este nivel se centra en determinar la eficacia del contenido de la capacitación, los métodos de instrucción y los resultados del aprendizaje para facilitar el desarrollo de habilidades y la mejora del rendimiento.
- Nivel 3: Comportamiento. Examina en qué medida los trabajadores aplican en su entorno laboral los conocimientos y competencias adquiridos en la capacitación.
- Nivel 4: Resultados. En el nivel más alto de evaluación, el nivel 4 mide los resultados tangibles obtenidos como consecuencia directa del programa de formación.
Las métricas de evaluación pueden incluir indicadores clave de rendimiento (KPI), métricas de productividad, puntuaciones de satisfacción del cliente o datos financieros para calcular el impacto de la capacitación en los objetivos de la empresa.
Cómo medir los resultados de una capacitación: caso práctico
A partir de todos estos elementos, veamos en la práctica cómo se pueden medir los resultados de una capacitación a través de los distintos indicadores que repasamos en este artículo.
Imagina un ajetreado entorno minorista en el que el servicio al cliente es primordial. En este entorno, una empresa de comercio con visión de futuro decide invertir en un plan integral de capacitación en atención al cliente para sus vendedores.
Supervisando los índices de finalización y asistencia, la empresa garantiza una amplia participación y entusiasmo entre los empleados. Al evaluar el dominio de las habilidades mediante ejercicios interactivos, observan mejoras tangibles en ámbitos esenciales como la escucha activa y la empatía.
Después, la empresa examina detenidamente los indicadores de rendimiento posteriores a la capacitación y recoge las opiniones tanto de los trabajadores como de los clientes.
Al escuchar las opiniones de su equipo y su clientela, obtienen información valiosa sobre la eficacia de sus esfuerzos de formación. Con estos datos, perfeccionan continuamente sus estrategias de formación y capacitan a sus vendedores para ofrecer un servicio excepcional, fomentar la fidelidad de los clientes e impulsar el crecimiento del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los KPIs de capacitación?
Algunos indicadores clave de un programa de capacitación incluyen el índice de compleción, la asistencia, la tasa de retención y la mejora en el desempeño de los empleados.
¿Cómo se mide la capacitación?
Existen diversos métodos para medir el éxito de un programa de capacitación como calcular diversos índices mediante fórmulas y realizar evaluaciones previas y posteriores a una capacitación para medir la mejora en los participantes.
