A lo largo de nuestros artículos sobre distintos temas de aprendizaje, hemos establecido que la capacitación es una de las claves fundamentales para el éxito de una empresa.
Por ello, es vital tener clara la mejor forma de implementar un programa de capacitación a través de un plan estructurado que forme parte de una estrategia de aprendizaje integral. Es ahí donde un cronograma de capacitación se convierte en una herramienta vital para tener el mayor éxito en el entrenamiento de los empleados.
En este artículo profundizaremos en qué consiste esta herramienta y descubriremos todos los pasos de cómo hacer un cronograma de capacitaciones aplicable para empresas en cualquier industria.
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¿Qué es un cronograma de capacitación?
Un cronograma de capacitación es un plan detallado que describe el calendario, el contenido y los objetivos de las sesiones de capacitación dentro de una organización.
Sirve como programa estructurado, garantizando que los empleados reciban la formación y el desarrollo de habilidades necesarios para desempeñar sus funciones con eficacia.
Los cronogramas de capacitación pueden variar en complejidad, desde simples calendarios con fechas y temas hasta programas integrales que incluyen objetivos específicos, materiales y métodos de evaluación.
En una empresa, el cronograma de formación es esencial por varios motivos fundamentales.
- En primer lugar, ayuda a incorporar nuevos empleados introduciéndoles sistemáticamente en las políticas, los procedimientos y la cultura de la empresa, lo que facilita una transición más suave a sus funciones.
- En segundo lugar, apoya el desarrollo profesional continuo, permitiendo a los empleados adquirir nuevas habilidades y conocimientos que se alinean con las normas cambiantes de la industria y los objetivos de la organización. Al mantener un cronograma de capacitaciones bien organizado, los especialistas en recursos humanos pueden garantizar una formación del talento coherente y eficaz, mejorando en última instancia la productividad y el rendimiento generales.
Beneficios de diseñar un cronograma de capacitación
Existen diversos beneficios en crear e implementar un cronograma de capacitación integral. A continuación destacamos los que nos parecen más relevantes para la formación de una plantilla de trabajo.
1. Consistencia en el contenido de capacitación
Al estandarizar el proceso de formación, un cronograma garantiza que todos los empleados reciban la misma información y la misma calidad de capacitación. Esta coherencia ayuda a mantener un alto nivel en toda la organización y reduce el riesgo de errores y malentendidos.
Además, proporciona un marco de trabajo para que los formadores o el departamento de capacitación puedan aplicar la misma metodología al momento de formar a los equipos.
2. Gestión optimizada de recursos
Un cronograma de capacitaciones de calidad permite planificar y asignar mejor los recursos, como instructores, materiales de formación e instalaciones. Este uso eficiente de los recursos puede suponer un ahorro de costes y garantiza que las sesiones de formación estén bien organizadas y sean eficaces.
Al conocer de antemano cuándo y qué sesiones de capacitación son necesarias, las empresas pueden evitar el exceso de reservas o la infrautilización de su personal de formación, maximizando así su experiencia y disponibilidad.
3. Atención a necesidades específicas
Al contar con un plan de formación integral, la empresa puede canalizar sus esfuerzos en atender las necesidades específicas que haya identificado en un momento concreto. Así, se puede cumplir con el objetivo de desarrollar al personal en las habilidades y aptitudes más relevantes para sus respectivas posiciones.
El uso de esta estrategia también puede involucrar un mejor uso del presupuesto asignado.
4. Compromiso y retención de los empleados
Un cronograma de capacitaciones bien estructurado refleja el compromiso de una empresa con el crecimiento y el desarrollo profesional de sus colaboradores. Cuando los empleados ven que su empresa invierte tiempo y recursos en su formación, se sienten valorados y apreciados.
Esta inversión en la hoja de ruta, indica que la empresa se toma en serio su progresión profesional, lo que puede aumentar enormemente su sentimiento de pertenencia y lealtad a la organización.
5. Aprovechamiento eficaz de los tiempos
Un buen cronograma de formación permite a los empleados planificar su trabajo en torno a las sesiones de formación, minimizando las interrupciones de sus tareas habituales. Esto ayuda a mantener los niveles de productividad al tiempo que garantiza que los empleados sigan recibiendo la formación que necesitan. También permite a los directivos planificar las cargas de trabajo y los plazos de forma más eficaz, sabiendo cuándo los miembros de su equipo estarán en formación.
6. Cohesión de los equipos de trabajo
Implementar correctamente un programa de capacitación permite que el personal se relacione de mejor manera en un ámbito profesional, lo que puede ayudar a la formación y cohesión de los equipos de trabajo.
Cuando los empleados se sienten unidos a sus compañeros y trabajan bien juntos, sus niveles de compromiso aumentan y es más probable que su desempeño dentro de la empresa incremente o, por lo menos, se mantenga.
¿Cómo hacer un cronograma de capacitaciones paso a paso?
Una vez que definimos cuáles son las características principales de un programa de capacitación, llegó el momento de profundizar en todos los pasos necesarios para crear un cronograma de formación integral y de impacto real en el desarrollo del talento empresarial.
Sabemos que cada proyecto de capacitación tiene objetivos muy específicos según los problemas que haya que resolver dentro de una organización. Sin embargo, esta serie de acciones puede servir como punto base para cualquier programa de capacitación. Únicamente es necesario adecuar los siguientes pasos según las demandas específicas de cada caso.
Paso 1: Diagnóstico de necesidades
Una de las primeras etapas en cualquier programa de capacitación es detectar las necesidades de capacitación. Estas definen todos los pasos subsecuentes, por lo que se debe realizar un diagnóstico cuidadoso y relevante de las mismas.
Existen diversas metodologías, incluyendo evaluaciones, encuestas, entrevistas y otras actividades que permitan recabar datos sobre las brechas en las competencias y habilidades actuales de los empleados.
Es muy aconsejable hacer uso de la tecnología para agilizar estos procesos. Por ejemplo, los sistemas de gestión de aprendizaje (LMS), como iSpring Learn, son herramientas con funcionalidades que hacen recabar todos estos datos una tarea sencilla.
Paso 2: Asignación de recursos y diseño del contenido
Al conocer los desafíos a los que el programa de capacitación dará respuesta, se puede proceder con la asignación de los recursos necesarios para la creación del contenido. Esto involucra la contratación de diseñadores instruccionales, expertos en materia, instructores y coordinadores, así como gestores que puedan ayudar con la logística de los cursos o las sesiones de capacitación.
Nuevamente, aquí tenemos la opción de aprovechar la tecnología y sus amplias posibilidades para lograr mejores resultados en menor tiempo. Existen distintas herramientas para diseñar cursos sin la necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
Paso 3: Definir la logística
Este paso en realidad se puede realizar a la par que se diseña el contenido de un cronograma de capacitaciones. Simplemente se trata de definir todos los aspectos logísticos del plan de capacitación. Esto conlleva conocer la disponibilidad de horarios de los colaboradores, establecer la modalidad de la capacitación y encontrar el espacio adecuado en caso de que el plan incluya cursos de manera presencial.
Es sumamente importante la colaboración del departamento de recursos humanos de la empresa durante este proceso, pues son quienes conocen más a fondo el rol, los tiempos, responsabilidades y flujos de trabajo del colaborador.
Tomando en cuenta todos estos elementos, el equipo encargado del proyecto debe establecer un calendario conveniente para toda la plantilla.
Paso 4: Implementación del cronograma de capacitación
Este paso conlleva la realización como tal del cronograma de formación. Es decir las sesiones con la plantilla, en las que se deben utilizar las mejores metodologías de formación para asegurar que se cumplen con los objetivos definidos en pasos anteriores.
Es muy importante seguir de cerca todo este proceso para poder realizar las adecuaciones necesarias y tomar acción en caso de que haya aspectos del cronograma de capacitación que no estén funcionando correctamente.
Paso 5: Retroalimentación y evaluación
Algo muy importante en cualquier capacitación es medir su impacto de forma cuantitativa y cualitativa. Esto posibilita dos cosas: conocer la efectividad del cronograma de capacitación y reconocer qué medidas se deben tomar para mejorarlo en el futuro.
Es muy difícil dar con la tecla correcta exclusivamente desde la teoría. Hay que observar los resultados preliminares para hacer los ajustes necesarios en la estrategia de capacitación.
Existen diversas maneras de llevar a cabo este paso, desde encuestas al final de las sesiones hasta el rastreo en tiempo real a través de plataformas de aprendizaje y su posterior análisis.
Paso 6: Mejora continua
El último paso consiste simplemente en mantener la mentalidad de que crear un cronograma de capacitación es un proceso que se renueva con cada iniciativa o grupo de colaboradores incipiente.
Cada grupo de personas es diferente y único, por lo que nada está escrito en piedra a la hora de diseñar un cronograma de capacitación que funcione para todos.
Consideraciones finales
Un programa de formación bien elaborado es un componente vital de la estrategia de éxito de cualquier organización. No sólo facilita la incorporación de nuevos empleados, sino que también garantiza el desarrollo profesional continuo de todos los miembros de la plantilla.
Además, al invertir en un cronograma de capacitaciones sólido, la empresa demuestra su compromiso con el crecimiento y la satisfacción de los empleados, lo que a su vez fomenta una mano de obra más motivada, cualificada y leal.
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