La evaluación del programa de capacitación: cómo lograr la perfección

Muchas empresas implementan programas de capacitación para mejorar la productividad y el desempeño laboral de los empleados. Pero, ¿cómo puedes saber si la capacitación realmente funciona? ¿Y cómo sabes qué debes cambiar en tus cursos para hacerlos más efectivos? La mejor manera de hacer esto es empezar a evaluar los programas de capacitación.

En este artículo, aprenderás qué es la evaluación de la capacitación, por qué es importante y cómo puede beneficiar a tu empresa. También descubrirás los mejores modelos y herramientas de evaluación que puedes utilizar para evaluar la calidad de tus programas.

¿Qué es la evaluación del programa de capacitación?

La evaluación del programa de capacitación es el análisis regular de la eficiencia y la efectividad de los programas de capacitación. Implica el feedback de los estudiantes, comparar su desempeño laboral antes y después del programa, el cumplimiento de las prioridades estratégicas de la empresa y mucho más.

Por qué evaluar la capacitación

La evaluación ayuda a las empresas a descubrir si los programas de capacitación cumplen sus metas y objetivos. Los resultados de la evaluación de la capacitación se usan para mejorar los programas de capacitación o cancelarlos si no tienen éxito.

Los beneficios de la evaluación de la capacitación

Para evaluar si tu capacitación es lo suficientemente eficaz, se requieren obviamente recursos adicionales. Sin embargo, los beneficios de la evaluación de la capacitación superan los desafíos que plantea. Dicho de forma resumida, ayuda a las empresas a:

• Descubrir lagunas en los cursos. Una parte de la evaluación de la capacitación es evaluar la calidad del trabajo de los empleados, lo que podría revelar algunas lagunas en los programas de capacitación. Supongamos que los resultados del cuestionario muestran que casi todos tus trabajadores fallaron la pregunta sobre seguridad de datos. Después, al revisar el curso, descubres que este problema no se ha abordado adecuadamente. Como resultado, puedes añadir un módulo sobre seguridad de datos al programa de capacitación.
• Ahorrar dinero. Al comparar los costos de la capacitación con los resultados obtenidos mediante esta, las empresas pueden ver qué tan rentables son los cursos, en qué programas de capacitación vale la pena invertir y cuáles son una pérdida de dinero y de tiempo.
• Mejorar los materiales y las herramientas. Si no se lleva a cabo una evaluación de la capacitación, es imposible determinar la calidad del contenido de aprendizaje y la efectividad de las herramientas utilizadas para crear cursos. ¿Los estudiantes abandonan los cursos después de ver unas pocas diapositivas? Es posible que tu presentación no sea lo suficientemente atractiva. Intenta grabar un video motivacional para despertar su interés y explicarles por qué el curso es importante. Analizando los resultados de la evaluación, podrás ver tanto los puntos débiles como los fuertes, y modificar los programas de capacitación correspondientemente.

Los mejores modelos de evaluación de la capacitación

Para evaluar los programas de capacitación de una manera más sistemática, puedes usar métodos de evaluación de capacitación específicos. Existen numerosos modelos y cada uno ofrece su propio enfoque para evaluar los cursos. Hemos recopilado 5 modelos que han demostrado ser los más populares y fiables a lo largo de los años.

Modelo de evaluación de la capacitación de cuatro niveles de Kirkpatrick

Uno de los modelos más antiguos y, sin duda, el más famoso es el de Kirkpatrick. Este modelo se sigue usando todavía, más de sesenta años después de su creación.

Según este modelo, los programas de capacitación deben ser evaluados en 4 niveles: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados. Vamos a ver cada nivel detalladamente.

Nivel 1: Reacción

Cuando los estudiantes completen tu curso, evalúa sus reacciones. Pídeles que completen una encuesta con preguntas como:

• ¿Qué tan satisfecho estás con la experiencia de aprendizaje?
• ¿El contenido de la capacitación cumplió con tus expectativas?
• ¿Has aprendido algo nuevo?
• ¿Cómo calificarías la calidad de la capacitación?
• ¿Te pareció útil esta capacitación?

Si quieres obtener resultados más detallados, usa una encuesta con escala de Likert. A diferencia de las preguntas binarias, una encuesta con escala Likert permite elegir entre varias opciones de respuesta (no solo bueno y malo), lo cual puede ser útil en la evaluación de la capacitación.

Nivel 2: Aprendizaje

Mide cuánto aprendieron los estudiantes en el curso. Por ejemplo, puedes crear cuestionarios en línea para ver qué conocimientos y habilidades tienen y qué conocimientos no han adquirido durante la capacitación. Para obtener resultados muy precisos, algunas empresas también optan por crear pruebas previas a los cuestionarios. De esta manera, sabrás con certeza lo que tus estudiantes sabían antes del curso y lo que aprendieron después de tomarlo.

Nivel 3: Comportamiento

Descubre si el comportamiento de un empleado ha cambiado después del programa de capacitación. Si es así, ¿cuánto ha cambiado? La manera más eficaz de hacer esto es comparar reseñas de evaluación 360 grados (feedback de los compañeros, supervisores, subordinados del empleado y otros) sobre el empleado antes y después de tomar el curso.

Nivel 4: Resultados

Este es el nivel más importante de la evaluación de la capacitación. Después de todo, el objetivo principal de la capacitación empresarial es obtener mejores resultados. Evalúa el impacto que tu curso ha tenido en tu negocio analizando las calificaciones de calidad, eficiencia, productividad y satisfacción del cliente.

Debemos mencionar que el modelo de Kirkpatrick tiene algunas limitaciones:

• Uso limitado. Solo puede decirte si tu capacitación funciona o no. Esto significa que si usas este modelo, no obtendrás datos que te ayuden a mejorar realmente el curso.
• Estructura discutible. La idea de causalidad lineal sugerida por Don Kirkpatrick está respaldada por muy pocas pruebas. Esto significa que no puedes estar seguro de que los resultados positivos en el nivel 1 darán resultados positivos en el nivel 2, y así sucesivamente.

Don Kirkpatrick reconoció estas limitaciones y sugirió una forma mejor de utilizar su método: intenta ir hacia atrás a través de los cuatro niveles durante la fase de diseño del desarrollo del programa. De esta manera, podrás determinar qué resultado te gustaría obtener y después desarrollar tu programa de capacitación en consecuencia.

El modelo de ROI de Phillips

El modelo de ROI de Phillips puede considerarse una versión extendida de la taxonomía de Kirkpatrick. Ambos tienen los mismos niveles, excepto por uno adicional al final: el retorno de la inversión (ROI). Mientras que el modelo de Kirkpatrick evalúa solo el retorno sobre las expectativas (ROE), el modelo de ROI puede decirte si invertir en un programa de capacitación fue la decisión correcta.

Cómo medir el ROI con el modelo de Phillips:

Recopila datos comerciales de antes, durante y después del curso, y mide el impacto que tuvo la capacitación en las ganancias, la productividad, el rendimiento, etc. de tu empresa, según el objetivo del programa. Después, compara el costo de la capacitación con el valor que proporcionó. Si el valor excede el costo de la capacitación, lo estás haciendo muy bien. Si no, debes encontrar qué nivel o niveles fueron ineficaces y mejorar tu capacitación.

Los cinco niveles de evaluación de Kaufman

Otro método basado en el modelo de Kirkpatrick es el de los cinco niveles de evaluación de Kaufman. Kaufman dividió el primer nivel en dos, agrupó los niveles 2 y 3 de Kirkpatrick como ‘microniveles’ y añadió un quinto nivel para evaluar los resultados tanto para los clientes como para la sociedad.

Nivel 1a: Aporte

Mide la cantidad de recursos, como tiempo y dinero, invertidos en tu programa de capacitación.

Nivel 1b: Proceso

Evalúa las reacciones de los estudiantes al curso.

Nivel 2: Adquisición

Evalúa los beneficios individuales o microbeneficios de tu capacitación indicando si se cumplieron los objetivos de la capacitación para estudiantes individuales o para grupos pequeños. Esto significa que debes averiguar si tus estudiantes adquirieron nuevos conocimientos y habilidades y los aplicaron en su trabajo.

Nivel 3: Aplicación

Mide qué tan bien usan los estudiantes los nuevos conocimientos y habilidades en su trabajo.

Nivel 4: Resultados para la organización

Mide los beneficios que ha obtenido tu empresa globalmente. Los beneficios pueden ser una mejora en el desempeño, una reducción de costos o una mayor rentabilidad.

Nivel 5: Resultados sociales

En el último nivel, debes evaluar el impacto que tuvo tu curso en lo que Kaufman denominó «clientes de meganivel». Con estos, se refiere a los clientes comerciales o a la sociedad en su conjunto.

El modelo de Kaufman no puede aplicarse totalmente a la vida real. Medir el impacto que tuvo tu capacitación en la sociedad es demasiado costoso, complicado y poco práctico. Aún así, Kaufman nos ofreció ideas útiles, como dividir el primer nivel en dos y evaluar el contenido que proporcionas y los recursos que inviertes por separado. Puedes usar algunos de sus niveles como un complemento a tu modelo básico.

El modelo CIRO

CIRO son las siglas en inglés de «context, inputs, reaction, outputs» o contextos, insumos, reacciones, resultados. A diferencia de otros modelos, está diseñado específicamente para evaluar la capacitación gerencial. Así que, si necesitas evaluar cursos de gestión, este modelo podría ser la mejor opción para ti.

Fase 1: Contexto

Evalúa la situación actual de tu empresa. Intenta determinar todos los factores que pueden afectar los resultados de la capacitación. Mientras tanto, durante esta etapa, determina qué le falta a tu empresa en términos de desempeño. Como resultado, obtendrás una lista de necesidades que deben ordenarse según los tres niveles siguientes:

El objetivo final

El objetivo final es la eliminación de las deficiencias organizativas, que podrían ser un mal servicio al cliente, una baja productividad o rentabilidad.

Objetivos intermedios

Los objetivos intermedios son aquellos que ayudan a lograr el objetivo final. Estos pueden requerir un cambio en el comportamiento laboral de un empleado. Supongamos que tu objetivo final es mejorar la productividad. Para determinar los objetivos intermedios, debes entender la razón detrás de la baja productividad actual. Después de investigar un poco, es posible que descubras que tus empleados carecen de motivación, no saben gestionar su tiempo o existen ciertos problemas de comunicación entre los diferentes departamentos que prolongan el tiempo necesario para completar las tareas. Por lo tanto, tus objetivos intermedios serán aquellos que resolverán estos problemas.

Objetivos inmediatos

Dado que los objetivos inmediatos pueden ayudar a cambiar el comportamiento de los empleados, normalmente implican la adquisición de nuevas habilidades y conocimientos como resultado de la capacitación o de cambiar la actitud de los empleados.

Fase 2: Insumos

Tu objetivo en esta etapa es identificar la mejor intervención de capacitación. Reúne información sobre todos los posibles métodos y técnicas de capacitación. También debes pensar en cómo diseñarás, gestionarás y entregarás tu curso a tus estudiantes. Analiza los recursos de tu empresa y determina la mejor manera de utilizarlos para conseguir tus objetivos.

Fase 3: Reacción

En esta fase, pregunta a tus estudiantes qué opinan sobre el curso. Céntrate en tres aspectos:

• Contenido del programa
• Enfoque
• Adición de valor

Lo que te interesa en este momento no es solo si a los estudiantes les gustó o no el curso, sino también qué cambios les gustaría ver en este programa de capacitación. Recopila sus sugerencias y tenlas en cuenta cuando mejores tu programa.

Fase 4: Resultados

En esta fase, presentas los resultados de la capacitación. Hay cuatro niveles en los que se medirán los resultados:

• Estudiante
• Lugar de trabajo
• Equipo o departamento
• Negocio

Elige uno de ellos según el propósito de la capacitación y los recursos disponibles.

Modelo de evaluación del aprendizaje de Anderson

Imagínate que hay una empresa que produce muebles de madera. Para incrementar las ventas, la empresa invierte en programas de capacitación para vendedores. La capacitación resultó ser muy eficaz puesto que las ventas incrementaron. Pero el problema es el siguiente: los trabajadores de la fábrica no recibieron la capacitación, por lo que no pudieron construir muebles lo suficientemente rápido como para terminar nuevos pedidos. Como resultado, el tiempo de espera de los clientes aumentó, afectando de manera negativa a la empresa. El modelo de Anderson ayuda a prevenir situaciones de este tipo.

A diferencia de otros modelos, el modelo de evaluación del aprendizaje de Anderson, también conocido como el modelo de valor del aprendizaje de Anderson, se centra en la estrategia de aprendizaje completa de una empresa, en vez de en un programa de capacitación en particular. Está formado por tres fases que ayudan a determinar la mejor estrategia de aprendizaje para las necesidades de una empresa.

Fase 1

Determina si los programas de capacitación actuales se centran en las prioridades estratégicas de tu empresa. Volvamos a nuestro ejemplo. Digamos que la prioridad estratégica de la empresa es incrementar las ventas y expandir su posición en el mercado. ¿La capacitación de los vendedores ha sido diseñada para lograr estos objetivos? Sí.

Fase 2

Mide la contribución del aprendizaje a los resultados estratégicos. En esta fase, nuestra empresa usa diferentes medidas para evaluar el efecto que ha tenido la capacitación en el logro de los objetivos principales. Al recopilar los resultados de la evaluación, podemos ver que el programa ayudó a incrementar el número de ventas, pero no llevó a un aumento en la participación de mercado de la empresa. Además, con el tiempo, el número de clientes comenzó a disminuir porque el tiempo de espera era demasiado largo.

Fase 3

Determina los enfoques más relevantes para tu empresa.

Los enfoques elegidos dependerán de los objetivos y valores de las partes interesadas. Anderson ofreció 4 categorías de medida:

• Énfasis en los beneficios a corto plazo
• Énfasis en los beneficios a largo plazo
• Confianza de la alta dirección en la contribución del aprendizaje
• La organización requiere métricas de valor del aprendizaje

A continuación, te ofrecemos una tabla que podría ayudarte a encontrar el mejor enfoque para tu organización.

Debes elegir una categoría que sea relevante para tu situación y establecer un enfoque que ayudará a satisfacer las necesidades de tu empresa.

En nuestro ejemplo, el fabricante de muebles decidió que la empresa necesitaba métricas de valor del aprendizaje y esperaba beneficios a corto plazo. Usando la tabla anterior, la empresa determinó que tenía que usar las medidas de retorno de la inversión para encontrar el enfoque de capacitación más relevante. Calcularon el costo de los programas de capacitación para los trabajadores de las fábricas, lo compararon con la posible ganancia obtenida de las ventas y concluyeron que valía la pena invertir en esta capacitación.

Herramientas de evaluación de la capacitación

Las herramientas de evaluación de la capacitación son los medios utilizados para evaluar los programas de capacitación. Generalmente, se dividen en 4 categorías: cuestionarios, entrevistas, grupos focales y observaciones. Nosotros añadiremos una categoría más: los reportes del LMS. Para obtener la evaluación más exhaustiva y precisa posible, estos métodos se usan muchas veces de forma conjunta. Vamos a ver cada uno de estos métodos detalladamente.

Cuestionarios

Los cuestionarios son el método de evaluación de la capacitación más usado. Consisten en un conjunto de preguntas que tienen como objetivo obtener información útil de los participantes. Es una herramienta ideal para evaluar la reacción de los estudiantes después de un programa de capacitación.

Existen numerosas opciones de software para crear cuestionarios y encuestas. Si quieres que tus cuestionarios sean interactivos, personalizables y atractivos, prueba iSpring Suite. Con este software, podrás crear 14 tipos de preguntas, añadir imágenes tanto a las preguntas como a las respuestas, y usar muchas otras funciones que te ayudarán a crear cuestionarios que realmente funcionan.

Además, con esta herramienta no solo podrás evaluar tus programas de capacitación, también podrás crearlos. El kit de herramientas de creación de cursos te permite crear cursos en línea directamente en PowerPoint y mejorarlos con cuestionarios, simulaciones de diálogo, grabaciones de pantalla e interacciones. Échale un vistazo a este curso para ver qué programas de capacitación y cuestionarios puedes crear con iSpring Suite.

Entrevistas

El objetivo de las entrevistas es recopilar opiniones y datos. A diferencia de los cuestionarios, las entrevistas pueden revelar información sobre la actitud, el comportamiento y la mentalidad de los empleados. Además de una clásica entrevista presencial, también puedes hacer una entrevista por teléfono o por Internet.

Grupos focales

Podemos considerar este método como una mezcla de un cuestionario y una entrevista, porque te permite cubrir a un gran grupo de personas y obtener información. Si quieres obtener datos cualitativos para obtener una imagen clara de las perspectivas de los empleados, pero no tienes suficientes recursos para entrevistar a todos los trabajadores, los grupos focales pueden ser la mejor opción. Simplemente reúne a las personas según una determinada característica de tu público objetivo, como un área de trabajo común, errores comunes en el trabajo o la edad, y después realiza una entrevista para recopilar sus reacciones, conocimientos, reseñas y sugerencias.

Observación

La observación es quizás la mejor manera de ver cambios en el comportamiento y la actitud después de la capacitación. A diferencia de todos los demás métodos, la observación no depende de lo que los empleados dicen sobre ellos mismos o sobre los demás empleados. Simplemente observando a una persona trabajar, puedes ver con tus propios ojos si aplica nuevas habilidades y conocimientos en su trabajo. No obstante, esto tiene sus limitaciones.

Reportes del LMS

Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) es un software que te permite entregar programas en línea a tus estudiantes. Dentro de este sistema, hay otro sistema, el de reportes del LMS, que recopila y analiza datos de tus programas en línea. Con su ayuda, puedes descubrir los puntos débiles de tus cursos. Por ejemplo, has diseñado un programa de capacitación y se lo has asignado a tus empleados. El tiempo pasa, pero no ves ningún resultado. Este es el momento perfecto para mirar los reportes del LMS.

Es posible que descubras que la mayoría de tus empleados abandonaron el curso en el mismo punto. Encuentra este punto en el programa y determina cuál es el problema o la laguna y después soluciónalo. Con el tiempo, verás resultados: los empleados continuarán el curso y lo completarán.

Puedes probar los beneficios de un LMS y su sistema de reportes obteniendo una prueba gratuita de 30 días de iSpring Learn. Además de proporcionar reportes, iSpring Learn te permite crear cursos, implementar gamificación en tu e-learning, automatizar tareas repetitivas y mucho más.

¿Cuál es el mejor momento para evaluar la capacitación?

Los programas de capacitación se pueden evaluar mientras se desarrollan o después de ser entregados. Estos dos tipos de evaluación se denominan formativa y sumativa. Vamos a verlos más de cerca.

Antes de implementar la capacitación (formativa)

La evaluación formativa tiene como objetivo descubrir problemas y lagunas en tu curso y solucionarlos antes de que sea demasiado tarde, es decir, antes de que el curso haya sido entregado a los estudiantes. Puedes realizar una prueba de aceptación del usuario para verificar si la plataforma de e-learning funciona según lo previsto, o puedes hacer que un grupo focal o un experto en la materia tome el curso de capacitación para descubrir posibles puntos débiles o errores en tu curso.

Después de completar la capacitación (sumativa)

La evaluación sumativa se lleva a cabo después de que los estudiantes hayan finalizado el curso. Incluye encuestas, entrevistas, pruebas, etc., cualquier método mediante el cual los participantes pueden proporcionar feedback. Este tipo de evaluación te permite mejorar el programa para los futuros estudiantes.

Ambos tipos de evaluación son importantes para mejorar los programas de capacitación. El mejor enfoque para cualquier empresa sería evaluar sus programas de capacitación tanto antes como después de su implementación, aunque las empresas no siempre tienen suficientes recursos para hacer esto. Pero incluso si eliges solo uno de estos dos tipos de evaluación, esto todavía puede mejorar tu programa de capacitación.

Conclusión

Como puedes ver, existen muchos métodos y herramientas de evaluación para evaluar los programas de capacitación. Cada uno de ellos tiene sus propios beneficios y limitaciones, y por esto no podemos elegir un solo enfoque y afirmar que es el mejor. Pero podemos decir con certeza que el método de evaluación más eficaz sería utilizar varios modelos y herramientas, en función de las metas y los objetivos de tu empresa.

Esperamos que este artículo te haya sido útil. Ahora que sabes cómo evaluar la capacitación del personal, asegúrate de obtener más información sobre cómo crear los programas de capacitación. ¡Mucha suerte!

Puntos clave

Sabemos que este artículo es muy largo y es posible que ya hayas olvidado la mitad. Así que vamos a repetir los puntos clave para que recuerdes todo lo que has leído.

¿Cómo puedes evaluar los programas de capacitación?

Para evaluar los programas de capacitación, debes elegir y utilizar un método de evaluación que te ayude a determinar si la capacitación cumple con las metas y los objetivos de tu empresa.

¿Por qué es importante la evaluación de la capacitación?

La evaluación de la capacitación es extremadamente importante porque ayuda a las empresas a entender en qué programas deben invertir, por qué algunos programas no tienen éxito, cómo pueden mejorarlos, etc.

¿Qué son los modelos de evaluación de la capacitación?

Los modelos de evaluación de la capacitación son métodos que se usan para evaluar los programas de capacitación. Los 5 modelos más populares son el modelo de evaluación de la capacitación de cuatro niveles de Kirkpatrick, el modelo de ROI de Phillips, los cinco niveles de evaluación de Kaufman, el modelo CIRCO y el modelo de evaluación del aprendizaje de Anderson.

¿Qué son las herramientas de evaluación de la capacitación?

Las herramientas de evaluación de la capacitación son los medios utilizados para evaluar los programas de capacitación. Generalmente, se dividen en 4 categorías: cuestionarios, entrevistas, grupos focales y observaciones.

¿Cuáles son las herramientas cuantitativas de evaluación?

Las herramientas cuantitativas de evaluación son las que te proporcionan datos cuantitativos, que después analizas. Las herramientas incluidas en esta categoría son varios tipos de cuestionarios y los reportes del LMS.

¿Cómo se pueden analizar los datos de la evaluación de la capacitación?

Para analizar los datos de la evaluación de la capacitación, debes hacerte tres preguntas:

• ¿Cumple con mis expectativas?
• Si no es así, ¿por qué no?
• Si es así, ¿por qué?

¿Quién se beneficia de la evaluación de la capacitación?

Todos los que están conectados con la capacitación. La empresa no desperdicia dinero en capacitación ineficaz, los diseñadores instruccionales aprenden a mejorar los cursos y los empleados estudian contenido interesante que les ayuda a adquirir nuevas habilidades y conocimientos que hacen que sean más productivos en el trabajo.